成果報酬型コスト削減支援サービス並びに、
クラウド型間接材調達支援サービス 導入事例

入居者様の自由と尊厳を尊重する無二のホーム

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導入の背景

すべては入居者様のために

介護付有料老人ホーム「ロイヤルケア高松」、「ロイヤルケア高松アネックス」（各入居定員48名）と、デイサービスセンター「テルメ」（最大定員100名）を運営するシニアライフアシスト様。24時間365日体制で入居者様の食事や清掃など、全てを施設内のスタッフが行うのが「介護付き」施設の特徴です。介護士、栄養士、理学療法士など様々な職種が一丸となり、医療機関との連携を図りながら「自由な暮らしを尊重するホーム」として入居者様をサポートしています。

多岐にわたる業務のため効率化を模索

入居者様1人1人に行き届いた介護サービスの実現には、まず管理部門業務の効率化と作業負担の軽減が最優先の課題でした。
執行役員管理部の小西部長が統括する管理部には、3施設合わせて10名のスタッフが配置されており、各施設に2～3名ずつ常駐しています。その業務は、総務、経理、人事、介護請求などの通常業務から、受付や電話対応、さらに入居者様とその家族様の対応まで多岐にわたります。
「これまでは施設ごとに入居者様の介護用品や業務に必要な物品の発注処理をしていたため、それぞれ注文方法が異なり、納品チェックや仕分けの作業が非常に大変でした。そこで何とかして作業の負担を効率よく軽減できないものかと模索していました」と小西部長 はサービス導入する以前を振り返ります。

コスト削減や業務効率化の取り組み

介護の現場でも働き方改革が求められる時代に対応するべく、これまでにもコスト削減や業務効率化の取り組みを行ってきました。「コスト削減については、定期的に商品の見直しを行ってきたものの、業務を優先して1つの業者に任せっきりになり、価格の見直しはできていませんでした」。
一方で業務効率化については、2017年度から取り組んできたクラウド勤怠システムを導入したことで、出退勤や有給休暇取得申請を個人のスマートフォンから管理できるスムーズな体制が整えられ、多様な働き方が望める環境整備を実現。さらにビジネスチャットアプリを導入したことで、ペーパレス化とスタッフ間の情報共有のシステム化、さらに有事に際して安否確認などができるようになりました。

処理工数が多く管理が大変

デジタル化が進むなかで、さらなる課題は物品の購入方法でした。各部署で約10社に発注をかけているという管理部だけに、1つの業者に注文する場合もFAXの注文書は部署ごとに作成しています。「毎月1日に、ひと月分の文房具や洗剤、プラスチック手袋などの消耗品から嗜好品まで、FAXやウェブサイトで注文していました。商品が不足したり、イレギュラーな商品が必要になった場合はその都度電話で注文します。また業者ごとに注文方法が異なるので、新人さんが入った時に教えるのに苦労しました。納品時は、納品書とFAXの注文書を照らし合わせてペーパーベースでチェックするため時間がかかっていました。入居者様に欠かせないおむつは、毎週末に在庫をチェックして、毎週月曜日にFAXで注文しています」。小西部長は、間接材の管理の煩雑さに加え、処理工数の大変さを改めて振り返り話してくれました。
また月末の請求処理の際には、請求書が送られてきたら、納品書を探してそこから部署を確認して、それを伝票に起こすという流れでした。工程がとても多く、通常業務をこなしながらの作業になるので一苦労だったといいます。

導入のポイント

無料診断の支出の見える化で大きな効果を期待

「介護付有料老人ホームは、入居者様が生活しているため、買わないといけないものが多くあります。例えばヤクルトや新聞など、その人の日常生活の一部となっているものを施設で購入しないといけないことが特殊でどうしても煩雑になりがちです」と、入居者様への気遣いが感じられる胸中を明かしてくれた小西部長 。
管理部の課題解決に向けて試行錯誤しながら業務を遂行するなか、同じグループ会社の同僚に相談したところ、成果報酬型コスト削減支援サービスと、クラウド型間接材調達支援サービスの存在を知ります。
さらなるコスト削減と、部署ごとに煩雑化する多岐にわたる発注処理工数の削減を目指して、成果報酬型コスト削減支援サービスを導入しました。まずは、無料診断による調査段階での支出の見える化により、有効な方策と、施設側で都合のよいものを選びました。さまざまな可能性を探り、電気料金と複合機を変えることでコストを削減することができました。さらに請求書や契約書の分析、業者の選定や交渉までこれまで施設側が行っていたことをコンサルタントがメインで対応してくれるので負担が少なくて助かったといいます。

物品発注の改善にも効果大

次に物品発注のWEB活用によるペーパレス化です。勤怠管理の部分ではペーパレス化を進めてきましたが、肝心の物品発注の改善には目を向けていませんでした。そこで導入したのがクラウド型間接材調達支援サービスです。
無料で業務フローなどを分析して図や表にしてくれるので、現状が一目瞭然であることが利点です。当社はこんなに工程が多かったのかということに気づかされたといいます。「例えばプラスチック手袋ですと、複数の提携業者サイトを随時検索して、1枚当たりの価格や送料、大きさなどを比較した上で購入するという作業が必要でした。それが、専用のカタログを作ることで、どのスタッフが購入する際も同じ商品を同じ価格で発注することができるので非常に助かっています」。

導入の効果

大幅な節約に加え、業務の効率化を図れる

2020年の秋から導入した成果報酬型コスト削減支援サービスとクラウド型間接材調達支援サービス。小西部長は、まず成果報酬型コスト削減支援サービス導入の効果についてこう話します。「複合機と電気料金においても、今までのスペックや条件と遜色ないプランでより安く契約変更できたのですごくお得に感じています。電気料金も複合機も交渉して値下げができるというのが頭になくて、 こんなに削減ができるんだと正直驚きました。さらに、そのういたお金を活用してクラウド型間接材調達支援サービスも導入でき、今後の業務効率化にも活かせられると感じています」。
またスタッフからは、「複合機の性能がよくなり、スマートフォンやタブレットから直接印刷ができて便利」「以前はパソコンにデータを送ってそこから印刷をしていましたが、サービスを導入したおかげで仕事が捗る」との声が複数寄せられ、コストの面だけではなく、業務効率化にも繋がり明るい兆しになっています。

紙処理の負担軽減とスタッフの業務フローが明確に

続いてクラウド型間接材調達支援サービスの導入効果についてです。「これまで各スタッフが負担に感じていた紙処理の負担軽減、スタッフの業務フローの統一化ができたことです。また発注の履歴を誰でも同じようにパソコンから確認できるので、物品対応を別のスタッフが対応しても、どの部署のものか誰のものか一目瞭然で分かり便利に。さらに過去の実績のデータもダウンロードできるので、発注の際に無駄を防ぐことができます」。業務フローの見える化でデータ分析に基づいた効率化が図れるようになりました。

今後の展開

生産性の向上、働き方改革を後押ししてくれる基幹システムに

小西部長は最後に今後の目標を話してくれました。「まず初めに、発注代行サービスを活用して同じシステムから複数の業者に注文ができるようにしたいです。次にCSVデータ活用による請求業務の効率化を進めていきたいと考えています。具体的には、物品を発注する際に、あわせて勘定科目を入力しておくことで経理ソフトとの連携を図ります。納品書との突合、伝票作成、システムへの入力の3つの過程が省略できればベストだと考えています。また、少子高齢化の加速によりますます介護の人材が不足するでしょう。そのため、生産性の向上、働き方改革を後押しする基幹システムになれるよう常に見直すことも必要です。システムを活用しながら、不足の商品や希望商品などを随時更新し、最適化が図れるようにカスタマイズしていきたいと考えています」。