クラウド型間接材調達支援サービス 導入事例
これまで導入していただいた企業様の事例をご紹介します。
調達フローの一元化による本社と店舗の
工数削減を実現。
ネッツトヨタ栃木株式会社様
地域に根差したカーディーラー
ネッツトヨタ栃木様は、昭和43年創業。一昨年に50周年を迎えた栃木県内のトヨタ系正規ディーラーです。令和元年5月にはグループ会社のネッツトヨタ宇都宮と経営統合。県内にネッツ店26店舗と、U-Car専門店2店舗(内1店舗はダイハツ店併設)、 レクサス店1店舗、フォルクスワーゲン店2店舗、さらに福祉車両専門店1 店舗を展開しています。これまで「町いちばんのカーライフパートナー」をスローガンに、様々な取り組みや業務の効率化を進めてきました。今回は当サービス導入を主導した、働き方づくり室専門課長の松本様をはじめ、4名の方にそれぞれの立場から、お話を伺いました。
働き方づくり室 専門課長 松本 浩一氏
働き方づくり室 主任 須永 裕之氏
業務サポート室 室長 赤塚 康志氏
宇都宮ゆいの杜店 主任 高橋 麻衣氏
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導入の背景
従来のシステムの老朽化から新システムを模索
「クラウド型間接材調達支援サービスを導入する以前は、簡易的なものでしたが、自社で独自に作ったシステムがありました。店舗側から必要情報を入力してもらい本社で受け取るといったものです。それを主に利用していましたが、それ以外にも電話注文やFAX 注文など、その時々ケースバイケースでやり取りをしていたという状況でした」と話してくれたのは、働き方づくり室専門課長の松本さん。
松本さんは、本サービスの導入を主導し、ソリューションの選定、導入に向けた社内決裁取得にご尽力された方です。従来のシステムが老朽化していたことから新しいシステムの必要性を感じていました。また、様々な発注方法が混在することにより事務が煩雑化していたことから、それらの削減を目指して、新しいシステムを導入しようと検討されていました。
「本社の在庫管理品が非常に多く、多岐にわたっており、それを管理するだけでも大変でした。何とかその辺の工数を削減できないかという課題意識は常に持っていました」と導入以前を振り返ります。
業務が属人化し、発注依頼も口頭がほとんどのため、気を使う環境に
今回のサービス導入にあたって、松本さんと共に、運用のための立上げを担当した、働き方づくり室主任の須永さんは「このサービス導入前、以前の発注システムのときには営業スタッフとして店舗におりました。当時のシステムでは物が必要な時でも、誰かに頼まないと発注ができないという状態でした。事務スタッフの人にわざわざお願いして、その人の手を止めて発注してもらわなければならないので、本当に必要なものであっても、発注にはかなり気を使いました」。お願いして発注したはずのものが、発注されていなかったということもあり、とても困っていたといいます。
「そういうトラブルがあると、店舗内の雰囲気が悪くなる原因になるので、自分で発注するために、やり方を教えてもらおうか、どうしようかと悩んだこともありました」と須永さんは、自ら解決の糸口が無いかと考えていたそうです。その矢先、今回のサービス導入に向けてのプロジェクトに抜擢をされました。
宇都宮ゆいの杜店主任の高橋さんは、事務スタッフとして資材の発注を頼まれる側から、サービス導入前をこう振り返ります。
「店舗内で基本2人~3人の事務スタッフが、それらの発注全般を担当していました。営業スタッフやサービススタッフから依頼されたものを、毎回私たち事務スタッフがパソコンから発注したり、本社に電話して発注をしたりしていました」。発注依頼は口頭でされることがほとんどだったので、通常業務で忙しい中、手を止めてその対応をしなければならなかったことと、忙しさのあまり発注し忘れないようにするために、とても気を使ったといいます。また、事務スタッフが店舗に不在だと発注ができないということもあり、外出で店を空けるのも気を使っていました。
経理部門のタイトなスケジュールでの処理工数が増大
今回のサービス導入時の経理担当部門室長で、現・業務サポート室の室長、赤塚さんは、経理という立場で導入以前のことを話してくれました。
「基本的に経理というのは、後処理になります。従来はその処理にかなりの手間がかかっていました。例えば各店舗が物を発注すると、その品物は各店舗に届けられます。その後に発注先の業者からは経理宛てに請求書が届きます。品物を調達した店舗からは、何を発注したという明細が送られてきます。経理では、その発注明細と請求書を付け合わせて確認した上で、請求書をシステムにアップロードして、明細をひとつひとつ手打ちしなければなりませんでした」と赤塚さん。その中でも一番困っていたのは、締め日だといいます。
「一般的に請求書はだいたい末締めとなっています。当時の経理では末締めの請求書を、基本的には月が明けた3日には取りまとめるという形をとっていました。したがって、このわずか3日間のうちにあらゆる請求書を全て取りまとめなければならないという大変さがありました。経理には一年を通して、様々な締め日というのは存在していますが、特に月末から月初にかけての締めの業務量はかなり多く、大変忙しい時期でした」。残業が1ヵ月を通して月末と月初が一番多く、タイトなスケジュールの中で手入力をしていかなければならなかったので、金額の入力間違いなどのミスが発生することもあり、それを確認して訂正する作業だけでも一苦労だったといいます。
導入のポイント
発注代行サービスで社内工数削減へ
このように、解決しなければならないことがたくさんある状況の中、松本さんはクラウド型間接材調達支援サービスのことを知ります。
「このサービスを知ったきっかけは、社内のシステムが老朽化して困っているということを、協力会社様に相談したところ、良いサービスがあるからということで、このサービスをご紹介いただいたという経緯です」。
検討当初では、クラウド型間接材調達支援サービスに対する知識やノウハウも全く無かったという松本さん。少ない知識の中、自ら色々なサービスを研究し、他社で同様のサービスがあることも分かり比較検討もしましたが、どれが良いのか全く分からなかったといいます。
「システムについて一から分かりやすく説明してくれたのがとても良かったです。そして熱心に色々とアドバイスもしていただけたので、大変助かりました」と、導入にあたっての他社との比較検討もスムーズに行えたといいます。松本さんが最終的に今回のクラウド型間接材調達支援サービスの導入に踏み切ったのは、発注代行システムがあったからだといいます。
「発注代行システムは、各店舗からの発注データが、直接お取引先へ送られて、そのお取引先から店舗に直接商品が送られる仕組みです。他社のサービスにはこれはありませんでした。もしこれがあれば本社の事務の煩雑化が回避されると考え、このサービスを導入しようと思った一番の決め手になりました」。
手厚いサポートでスムーズな導入を実現
しかし導入にあたっては、若干不安に思っていたこともあったといいます。
「今回のシステムを入れることで、それなりに導入コストや、ランニングコストがかかるという認識はしていました。そのうえで、その費用対効果がどうなのかというのは、とても気になっていました。また導入時点ですでに本社で管理している在庫品があったのも不安でした。新しいサービスを導入し、既存の在庫をサービスに載せたうえで、さらに新しいお取引先から商品情報を取り込んで、果たして本当に一元管理ができるかどうかという点は心配していました」と、当時不安だった胸の内を明かしてくれました。
「導入を決めた後には、そんな不安はすぐに払拭されました。導入が決まった当初の準備段階から、私の予想をはるかに超える様々なご支援をいただき大変助かりました。私が不安に思っていた、現状本社で管理している在庫品の洗い出しをお手伝いいただいたこと。またサービスに載せるには商品の写真が必要になるのですが、その各商品の写真撮影から掲載までの必要な段取りもサポートしてくれました。さらには実際に直送で資材を送ってくれるガス関係や封筒関係のお取引先さんへのサービス導入に関する説明会でも大変頼りになりました。このように最初からトータルにサポートいただけたことで導入もスムーズにでき、非常に助かりました」。
導入の効果
本社・店舗両方の業務工数削減を実現
ネッツトヨタ栃木様では、導入の効果に関して、以下のような点を挙げられました。まずサービス導入を機に一部商品の仕入れ先を見直したことにより、同一商品でも値段が安くなっている物もあり、調達コストの低減ができた。また、発注代行システムを利用することで、本社11 部門の一部在庫管理品を直接お取引先に委託することができ、本社の工数を削減することができたうえに、店舗では商品によって異なった発注方法が一本化されたことで工数削減に。会社全体での残業時間の短縮にも寄与しました。
また従来は店舗で小口現金を用意しておき、近くの商店に行って物を購入する際には、その小口現金を利用していました。今回のサービスを導入することで、その小口現金を準備し管理する必要がなくなったというのは大きかったといいます。
「本社は発注のデータを一元管理できるので、店舗ごとの支出の比較ができ、最終的には経理の仕訳にもそのデータを流用できるので、経理の仕訳工数の削減にも大きく役立っています」と松本さん。今、働き方改革で残業時間を減らそうという世の中の動きがありますが、そのあたりには大きく寄与しているようです。
数字の見える化により、従業員の意識改革も
店舗からの意見としては、注文したい商品が写真付で表示され16日ており、カタログなど複数種類あるものも、実際に目で見て確認できるので注文ミスがなくなったこと。また、商品の価格も表示されているので、発注する際に価格を知ることでコスト意識が芽生え、これまでよりも物を大切に使う意識もついてきたということもあげられました。このように、今回の導入にあたっては、数字で直接見えるものだけではなく、店舗側の意識改革といった効果もあったようです。
さらに現場の具体的な生の声として、「以前は総務の担当者が16時にいつも発注を締めており、その時間に締めたものを各部署に配布するために紙に印刷して各担当者に手渡しをしていたのですが、今回の発注システムに関しては担当者が手の空いた時間に処理ができるということもあり、今までまとめの処理をしていた人の工数が減り、担当者の一番いいタイミングで作業ができるようになりかなり楽になった」。 「コピー機のトナーなどについては、今まで本部で在庫を各色5 個~10 個と数多く持っていましたが、店舗へ直送されることで、在庫を持たなくても良くなり、空いたスペースを有効に活用できるようになるといったメリットもありました」という意見がありました。営業スタッフからも「今までは自社システムが入った1 台のパソコンでしか発注できなかったものが、自ら手軽に頼めるというところは良くなった」。「写真が出ているのでネットショップで物を頼む感覚で頼めるのが良い」という声もあるといいます。
「今回のサービスでは、例えばある人が午前中に頼んだものを、午後に別な人が頼もうとした場合は、すでに発注済みということで、確認のアラームが出るようになっています。これは無駄な発注の予防になるのかなと思っています」など、社内にいる時間がまちまちな営業スタッフでも、誰かがすでに頼んでいるものを二重に発注することがなくなったのがとても良いという声も出てきました。
さらにお取引先からも「従来は電話やFAXで行われていた注文が、今回のサービスを使うことで大変便利になった。発注データをCSVで出力することができるようになり、従来だと手打ちで入力をしなければならなかった発注データが、そのままデータとして利用でき管理もしやすくなった」という意見もあったそうです。このようにお取引先を巻き込んでの業務改善にも一役買うことができているようです。
経理部門の赤塚さんは、「劇的に変わったことは、個別で入力していたものが少なくなったことだと思っています。それによって入力ミスも少なくなり、同じ勤務時間内でも、入力の確認などに時間を費やすことができるようになったので、より正しい経理処理ができるようになったのが一番の効果ではないかと思っています」。煩雑だった入力作業がなくなりボタン一つで処理が終了。それが正しいか確認をするだけで済むことは、経理にとって、とても楽になって良かったといいます。
今後の展開
さらに本サービスを利用していただくお取引先数を増やし
最終的にはすべてを一元管理に
クラウド型間接材調達支援サービスを今後どのように活用していきたいかのお話を伺いました。「今回、カタログ1 冊いくら、封筒1 枚いくらという計上をしているので、店舗でこれだけ費用がかかっているということは、明示していくようにすべきかと思います。なかなか車が売れない時代になってきているので、少しでもコストを削減するように、各店舗でのコスト面の意識向上に利用できればと思っています」と答えてくれたのは須永さん。
経理的な観点から赤塚さんは「もっと見える化させていかなければいけないのかなと思っています。どうしてもお店は、お客様のためにということを考えながら、物の発注をしていますが、そのお金がどういう風に自分たちにかかって来ているのかが、見えていない部分もあると思います。最終結果は店長のところに全ての数字が出るようになっているので、店舗がどのぐらいの儲けがあるのかは分かります。しかしながら、日々リアルで、今日これだけのものを使ったから、これだけの売上げを立てないと、それをペイできないという数字を確認できるようにすることは必要なのかなと、個人的には思っております」。お二人とも、今後は、このサービスを利用することで、さらにコスト面に意識が向くようになっていけば良いと考えていました。
最後に松本さんは「現在は、このクラウド型間接材調達支援サービスを使ってはいるものの、一部の商品の管理については、別のウェブのシステムを使っている物もあります。使う側にとって、この商品はこちらで、この商品はこちらと、使い分けなければならないのは、煩わしいのではないかと感じてきています。最終的にはこの仕組みの中に全ての商品を入れて、1 つのツールで運用していけるようにできたらと考えています。また、発注代行システムという良い仕組みがあるにもかかわらず、現在はまだ本サービスを利用していただいているお取引先があまり多くはないので、今後これをさらに拡大していけば、今以上に本部、店舗の工数削減、場合によってはコスト削減にも繋がると考えていますので、そういったことも推進していきたいと考えています」。
導入事例 ネッツトヨタ栃木株式会社様
所在地 | 栃木県宇都宮市駒生2-10-28 |
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設 立 | 昭和42年10月30日 |
代表者 | 取締役社長 守川 真介 |
資本金 | 4,000万円 |
売上高 | 343 億円(平成31 年3 月期)
※ネッツトヨタ栃木・ネッツトヨタ宇都宮合算 |
従業員数 | 670名(令和元年 12月) |
URL | https://www.netztochigi.co.jp |
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