クラウド型間接材調達支援サービス 導入事例

ビルやマンションの安全管理を中心とした建物の総合管理事業等

陽光ビルサービス株式会社様は、東北地方と首都圏を中心にオフィスビルやマンションなどの安全管理、清掃、警備を担う建物の総合管理会社。管理物件の増大に伴い、それぞれの現場で行う間接材の調達に無駄も多くなり、購入方法の効率化が課題となっていました。そこで、クラウド型間接材調達支援サービスを導入し、改善を図ります。その結果、効率化に成功し課題を解決。導入にあたっての経緯とポイントを、経営企画部部長鈴木信之氏にお聞きしました。

導入の背景

建物を通して、私たちの生活に「安心」と「快適」を提供する会社

オフィスビル、ショッピングビル、学校、病院、マンション、私たちは、生活のさまざまな場面で、多種多様な施設や建物を利用します。そして、それぞれの場面で、不安を感じることなく、快適に過ごすことができているのは、実は、陽光ビルサービス様のような総合管理会社が、見えないところでしっかりと仕事をしているからでもあります。
陽光ビルサービス様は、オフィスビル、学校施設、総合病院、マンションなど建物の総合管理会社。東北地方と首都圏を中心に、約1,000物件の安全管理、清掃、警備を担っています。

登録物品の増加と事務処理作業の煩雑化で課題続出

陽光ビルサービス様では、平成22年に独自の物品購入システムをスタートさせ、24年、26年と見直しを行いながら運用していました。
しかし、社内の締切りに間に合わない発注要望やリストアップ品以外の購入要望など「個別対応」が頻発。現場の要望をコントロールできないまま、物品の登録を増やした結果、サプライヤー約70社、4,500アイテムまで膨れ上がり、購入時の検索に時間がかかり、商品データのメンテナンスも煩雑になりました。現場ニーズの多様化に運用が追いつかない状態になっていたわけです。
「物品購入システムを通さない購入が減らず、発注作業や見積もり取得もメールやFAXなどが主体で、総務課スタッフは現場やサプライヤーへの問い合わせ対応などに手が取られることが多くなりました。納品の確認や請求の突き合わせもペーパーベースなので、会計処理までの業務が煩雑化し、総務課も現場も業務負荷が増大し、時間外勤務の増加にも結びついてしまっていました」と。経営企画部の鈴木信之部長は当時の課題を語ります。

導入のポイント

仕組みがわかりやすいこと、そして具体的な導入効果が期待できたこと

そこで、鈴木部長は課題解決に向けて、改善が必要な現状の問題点を整理します。浮かび上がってきたのは7項目。

1. 発注締切日以外での発注は全体の2割を占め、結果としてシステム対応とシステム外対応のダブルスタンダードができてしまっている。
2. 登録外商品などの「買い出し」も発生し、費用の立て替え精算や経費処理が手間になっている。
3. 登録品の詳細がシステムでは分かりづらく、都度ネットで検索している。
4. 発注・納品に関わる現場とサプライヤーへの問い合わせを行い、さらには忙しい現場に代わって相見積もりの代行なども行っていた総務課に、業務負荷が集中・増大している。
5. 事務処理軽減のため、サプライヤーに当社専用伝票で提出させていたので、サプライヤーの負担も大きい。
6. 購入品、購入先がコントロールできないため、スケールメリットに結び付けられていない。
7. 地域に根ざした企業として、地元サプライヤーとの継続取引の要望が強い。

そして、鈴木部長はこの問題点を提起しつつ、数社にシステム提案を依頼します。その結果、クラウド型間接材調達支援サービスの導入を決めます。
「とにかく、シンプルでわかりやすい。プレゼンでは他社がシステムの仕組みを説明するだけだったのに対して、私どもの現状を把握し、弱点と改善点を明確に示した上で、これだけ効率化できると具体的な数字も上げるというきめ細やかさ。おかげで上層部への説明もとてもまとめやすかったです」と鈴木部長。
「実際、私たちの問題点を解決できる仕組みが全てありましたから。現場の社員が業務の間に短時間で、見積もり・発注ができるシンプルなシステムであること、発注を取りまとめる部署が必要ないこと、商品メンテナンスが容易にできることなど、まさに理想的な仕組みが満載でした」。

導入の効果

時間外労働の原因にもなっていた総務課の取りまとめ業務がなくなり、現場の手間も大幅に減った

総務課に集中していた取りまとめ業務が必要なくなったことが大きいと鈴木部長は語ります。「なにしろ、その部署自体が必要なくなりましたからね」。一方、締切りという時間の制約がなくなり、業務の合間に短時間で発注できるようになった現場の評判も上々。導入初期こそ、多少の抵抗感はありましたが、そのシンプルさと使い勝手の良さから、浸透は早かったそうです。
約1,000物件を管理する陽光ビルサービス様ですから、クラウド型間接材調達支援サービスを利用する拠点数は、なんと200以上になりました。高齢の方も多い現場ですから、それだけの数の現場が、システムに対応できるようになるには時間がかかることも予想できました。それが3か月程度で使い方の問い合わせもほぼなくなったと言います。
鈴木部長は導入当時を振り返り、「導入を決定してから、2か月半での稼働という無茶振りに応えていただけたことには感謝しています。4,500アイテムあった登録品を、より安価な代替品の提案も含めて1,600アイテムまで絞り込み、サプライヤーへの説明会や社員向け説明会への対応など、きめ細やかなサポート体制をとっていただいたことが、予想以上に早く結果を出せた要因だったと思います」と語ります。

今後の展開

データを活用したさらなるコスト削減、そして筋肉質な企業体質を目指す

「システムが現場に浸透し、業務の効率化はほぼ実現できました。次は、コスト削減に本格的に取り組んでいこうと思います」と鈴木部長。そのポイントはデータの活用にあると言います。
「例えば、各商品の購入実績がすぐ取得できるので、価格変更の影響額の予想が簡単にできます。一つの例ですが、あるサプライヤーがいくつかの商品を値上げすると言ってきたとします。そんな時、今まででしたら、値上げ幅の大きい商品を対象に値下げ交渉を行うことが多かったのですが、値上げ幅が小さくても購入量の多い商品の方が、実際の影響額は大きい場合があります。つまり、100円値上げする商品は放っておいても、50円値上げする商品の値下げ交渉をした方が、コスト削減につながるということが、データを見ればわかるわけです。この方が交渉もしやすく、結果も付いてくる。データをうまく活用することで、効率的にコスト削減ができるわけです」。
さらに今後は、物品購入だけでなく光熱費や通信費など「モノ」以外のコスト削減にも取り組んでいきたいと鈴木部長は語ります。「これからもいろいろ相談をさせていただきながら、力強い筋肉質な企業体質を目指していきたいと思います」。