機能・動作環境

機能

メールの誤送信を防ぐことやメールの暗号化で情報の流出を防ぐFENCEメール誤送信対策サービスの機能紹介です。 自動暗号化、フィルタリング、個人情報チェック、上長承認フロー、管理機能について説明します。

「脱PPAP」実現

パスワード付きZIPファイルなどをメール添付し、パスワードをまた別のメールで送付する、いわゆる「PPAP」を廃止するにあたり、FENCEメール誤送信対策サービスは代替となる機能を備えています。各機能の詳細は以下よりご確認いただけます。

自動暗号化

メール送信時に自動で添付ファイルを暗号化します。また、添付ファイルだけでなくメール本文も暗号化が可能です。

暗号化形式の使い分け

添付ファイルの暗号化にはZIP形式、自己復号形式、FENCEオリジナルの暗号化形式(FENCEブリーフケース)の3種類が選べます。 受信者によって暗号化形式を設定し、それぞれの暗号化形式の特徴に合わせた使い分けを行うことで、情報の流出リスクをより抑えることができます。
復号パスワードは送信先と取り決めた固定パスワードを設定し、自動適用させることもできます。
別途パスワードを知らせる必要がなく、いわゆる「脱PPAP」を実現できます。

添付ファイル暗号化の種類FENCEブリーフケース自己復号形式ZIP形式
ファイルアクセス端末に復号することなく編集が可能
編集後は再暗号化
端末に復号する必要あり端末に復号する必要あり
暗号化の方式製品の暗号鍵×
任意パスワード
自動消去機能パスワード誤入力×
有効期限××
情報持ち出し抑止機能別名保存××
印刷中止××
クリップボードへのコピー××
Print Screen××

復号パスワード自動送信

復号パスワードの通知は、自動で時間差通知されます。時間差は0-99999分の間で自由に設定可能です。 別途、電話やメールなどの手段で復号パスワードを通知する手間がなくなります。 また、メールの誤送信に気が付いた場合は、復号パスワードの通知メール送信よりも前に受信者への自動送信を抑止することも可能です。

フィルタリング

社内・顧客先などにメールを送信する際、送信先のドメインや送信先件数などを制限する特定のルールにより、送信を一時保留できます。

設定できるフィルタールール
・ 送信先件数制限 ・ 添付ファイル制限 ・ 暗号化添付ファイル制限 ・ メールヘッダ制限 ・ キーワード制限 ・ 添付ファイル拡張子制限 ・ 送信先ドメイン制限 ・ 承認者追加制限

「送信先件数制限」では、事前にポリシーとして設定した宛先(To,CC)の件数を超えた場合、 宛先(To,CC)情報をBccへ強制的に設定することが可能です。


個人情報チェック

送信メールのヘッダや本文、添付ファイルの個人情報を自動でチェックします。チェック項目ごとに 設定したポリシーに違反する個人情報が含まれていた場合、メールの送信を停止します。 これによって、個人情報を不正に外部へ送信しようとしているメールを制限し、情報漏えいのリスクを減らします。

上長承認フロー

予め設定した送信ルールに一致したメールを中断、または保留し、承認者が内容を確認後メールを送信することができます。 承認者がチェックすることで、誤送信や不正持ち出しを防ぎます。 承認者をBccに自動で追加する機能で、承認者の負担を軽減しログだけ残す運用も可能です。

URLダウンロード

添付ファイルをOneDrive®※1にアップロードし、メール本文に挿入されたURLからダウンロードを可能にします。
必要な人のみがファイルをダウンロードすることで、 受信者全員のパソコンに複製されることを防ぎ、メールフォルダの容量圧迫も防ぐことができます。
「脱PPAP」を実現する添付ファイルの受け渡し方法としても有効です。
※1 Microsoft 365®(旧Office 365®)をお客様にて別途導入していただく必要があります。

ビジネスメール詐欺対策

登録されているドメインと送信ドメインを自動比較し、詐称の疑いがあるドメインへの注意喚起を行います。
当社でご用意した詐欺メールテンプレートに一致する場合も注意喚起を行います。

管理機能

管理機能としては、ユーザー管理やポリシー管理、ログ管理が可能です。
ユーザー管理ではAzure® Active Directory®連携が可能なため、人事異動にもシームレスな運用ができます。
ポリシー管理では自動暗号化の設定とフィルタリングの設定ができます。 ログ管理では送信メールの状況、適用ポリシーの状況を管理コンソール上で確認できます。送信メールのログ情報はCSVでダウンロード可能です。 フィルタリングや個人情報チェックにより、保留されたメールに対する承認ログを確認することも可能です。

「FENCE-Explorer」(無償)ダウンロード

FENCEメール誤送信対策サービスで作成されたFENCEブリーフケース形式のファイル(.fpbx)を閲覧・編集するためのツールです。

動作環境

Windows®上のWebブラウザで動作を確認しております。

動作確認済ブラウザ

  • Microsoft Edge®
  • FireFox®
  • Google Chrome®

各ブラウザの対応バージョンについては、本製品のサービスデスクへ問い合わせてください。

注:Web ブラウザで設定を行う場合、JavaScript ® を有効にする必要があります。

注意事項

FENCEメール誤送信対策サービスの注意事項は こちら をご確認ください。

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