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事例紹介 株式会社テレビ朝日 様

株式会社テレビ朝日 様 エネルギー・通信 人事・総務・経理

テレビ局の財務業務を改革 少人数での効率的な業務遂行を実現

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株式会社テレビ朝日様では、最適な業務環境を目指す取り組みを積極的に推進。本社/グループ会社の経理業務改革に富士通のフィールド・イノベーションを導入し、成果を上げてきました。さらに今回、同社では、財務部の業務改革を目指して3度目のフィールド・イノベーション活動に着手。業務プロセスの見直しや業務マニュアルの整備を行うことで、少人数で効率的に業務が行えるようになりました。

INDEX
  • 1 過去2回の活動で大きな成果
  • 2 財務部の取り組み
  • 3 業務の実態を洗い出す
  • 4 見えてきた効率化
  • 5 改善施策に取り組む
  • 6 新たな業務マニュアルを作成
  • 7 定着した改善・改革意識
  • 8 さらなる改善を目指して
  • 9 お客様概要
  • 10 Fler 今回のプロジェクトを通しての感想

過去2回の活動で大きな成果

フィールド・イノベーション活動のきっかけは業務とシステムの最適化

数多くの人気テレビ番組を放送するテレビ朝日。基幹事業であるテレビ放送事業に加えて、イベント事業やDVD販売、出資映画事業など、幅広い領域で事業を展開しています。また、最適な業務環境を目指して、業務改善にも熱心に取り組んでいます。その一環で、2年前に初めて富士通のフィールド・イノベーションを導入しました。

株式会社テレビ朝日 経理局 財務部長 橋本 孝治氏の写真同社 経理局 財務部長の橋本 孝治氏はフィールド・イノベーション活動の導入きっかけをこう語ります。「当時、連結グループ会社統一会計システム『EXAS(エクサス)』(注1)の運用が開始されてから1年経過したところでした。決算の早期化等に取り組んでいた我々は、年度決算を一通りこなした段階で、EXASユーザーであるグループ会社から運用上の要望や改善ポイントを聞きたいと思っていました。ですが、グループ会社からすれば、EXAS導入を推進した親会社に向かって、率直な指摘はしにくいわけです。そこでフィールド・イノベータ(以下、FIer:エフアイヤー)に入ってもらいました。第三者が間に入ったことで、スムーズに要望や改善ポイントの洗い出しができました」

システム導入企画段階だけではなく、稼働後もシステムと業務がより一層調和するよう、ユーザーから意見を集めて、対策を考えることもフィールド・イノベーションの重要な取り組みのひとつです。今回は、この活動が業務改革に向けた第一歩となりました。

フィールド・イノベーションを活用することで、さまざまな業務課題が効果的に抽出・整理できるということで、同社では、第2弾の活動に取り組みました。
本社経理部において、さまざまな伝票処理業務におけるベテランスタッフのノウハウ表出や業務マニュアルの整備、また固定資産管理業務のフローの整理などを実施。その結果、仕事のローテーションや引継ぎがスムーズに行えるようになりました。

財務部の取り組み

少人数でいかに効率的に業務を廻すか

そして今回、同社では3回目のフィールド・イノベーション活動に着手。新たに設定されたテーマは、本社財務部の業務効率化です。財務部では、会社の資金繰りや資金運用といった業務の他に、債権・債務管理に関わる業務も手がけています。
しかし、その一方で、財務部では業務量増加による負担増大が課題になっていました。橋本氏は「財務部のスタッフは6名。ホールディングス体制を控えたなか、なんとか効率化を図りたいと感じていました」と明かします。

当時財務部に所属していた同社 総合ビジネス局 ビジネス業務部 永井 牧子氏は、以前の状況を「全員がそれぞれに分担された仕事に精一杯で、お互いをなかなかカバーしあえないことが多かったですね。」と振り返ります。

株式会社テレビ朝日 総合ビジネス局 ビジネス業務部 永井 牧子氏の写真
株式会社テレビ朝日 経理局 財務部 河原 康博氏の写真

また、同社 経理局 財務部 河原 康博氏も「私は他部署から異動してきて、財務の知識がなかったので、最初はとにかく当時のマニュアルを参考に業務を覚えようと努めました。しかし、業務プロセスの全容が理解できているわけではないので、自分がいま行っている作業が全体の中でどういう意味を持つのか分からない。マニュアルの手順などに戸惑う部分もありましたが、まだ慣れていなかったこともあり、それを追究する余裕もありませんでした」と語ります。

このような状態を改善し、より最適な業務環境を実現するのが今回のプロジェクトの目的です。橋本氏は、「EXASというグループ統一システムの特徴に合わせて業務を変えていけば、多くの業務が改善できるのではないかと考えました」と語ります。

業務の実態を洗い出す

業務手順書と業務フロー図を作成

今回の活動の目標として設定されたのは、「少人数で効率的に業務が遂行できる環境の実現」「長年にわたり伝承されてきた業務プロセスの見直し」「現在の実情に即した業務マニュアルの再整備」の3点です。その手始めとして、広告代理店への請求/回収業務や、系列局への請求/相殺業務など、主に債権管理に関わる業務が具体的なターゲットとして選ばれました。

今回のプロジェクトを担当したFIerは、「業務マニュアルの再整備」という目標達成のためには、かなり細部まで業務プロセスを明らかにする必要があると考え、対象業務の現状をひとつひとつ丹念に調査しました。調査の中心は財務部の実務を担うスタッフへのインタビューです。実際に業務で使用した資料・伝票類をサンプルに業務手順を逐一詳らかにしていきました。業務の目的から始まって、具体的な作業内容、ミスしやすい注意点、チェック項目と判断基準、照合に使う証憑類、システム入力項目等、徹底的にブレークダウンしていきました。

さらに、この調査の過程で、スタッフが日頃抱えている業務上の課題や改善のための施策も語ってもらいました。詳細な業務手順に紐付いた課題なので、原因や改善の方向性が明確で、業務プロセスの見直しの材料として活用することになりました。
こうした調査を踏まえて作成されたのが、業務全体の流れをまとめた「業務フロー図」と、各段階における業務の具体的な内容を詳しく記した「業務手順書」です。この二つのドキュメントと語られた業務上の課題によって、財務部が目指した業務の効率化の本質が明らかになったのです。

可視化により課題を抽出 プロジェクトを担当したFIerは業務手順書と業務フロー図を作成。これを基にして具体的な効率化の取り組みや改善施策の検討を行っていった。

見えてきた効率化

改善項目が明らかに

導き出された改善項目は全部で66項目。大半が財務部内で対処できる項目でした。
「FIerが作成した業務手順書と業務フロー図があったからこそ、隠れていた改善項目をあぶりだすことができました。こうしたものを自分たちの力だけで作るのは極めて困難ですから、FIerの支援には大いに感謝しています」と橋本氏は語ります。

財務部内の業務プロセスに改善項目が集中 抽出された改善項目は全部で66項目。その中でも、財務部内で解決可能な項目が43項目と最も多くの割合を占めていた。

改善施策に取り組む

改善項目に対して具体的な施策を展開

続いて財務部では、洗い出された改善項目の解消に取り組み始めました。財務部のスタッフ全員参加によるワークショップを7回にわたり開催し、日ごろ感じていた疑問や解決策などを話し合いました。そして、66項目の課題に対して順次改善施策を進めていきました。
「系列局との相殺業務については、債権・債務の明細情報などをシステムとは別に伝票を見ながら表計算ソフトに入力して管理していました。しかし、債権・債務の基礎となる伝票の内容は経理部で事前に厳重にチェックされているので、財務部でのプロセスを省力化できるのではないかと思っていました。だから今回の活動を通して上司や同僚とこの考えを共有し、財務部での管理の簡素化を実現することができました」と永井氏は話します。

その他にも、広告代理店からの入金確認業務の改善が挙げられます。「広告代理店との取引形態は多種多様で、財務部として管理すべき項目は多いのですが、従来から、その管理すべき項目ごとに一覧表にまとめていました。ただし、会計システムの変更に伴い不要となった項目もありました。それを今回、必要な情報のみを記載した簡素な資料に分割することで、使い勝手がよくなりました」と河原氏は話します。

新たな業務マニュアルを作成

現在の実態に合わせて業務マニュアルの内容を更新

業務手順書と業務フロー図は、新たな業務マニュアルの作成にも役立ちました。
「業務手順書と業務フロー図に記された情報を、これまで使っていた業務マニュアルのテンプレートに合わせて再構成することで、実態に即した新たなマニュアルを作成しました。この作業は自分たちだけで行いましたが、業務プロセスを分かりやすく整理してもらったおかげで、非常にスムーズに作業が行えましたね」と永井氏は語ります。

また、河原氏も「以前のマニュアルが旧システムを前提に作成されたものだったので、マニュアルにある項目が新システムに存在しないことがありました。しかし現在では、そうした乖離もなくなり、業務を円滑に進められるようになっています。また、私個人としては、業務の見える化やマニュアル作成などの活動を通して、業務プロセスの全容を把握できるようになったことも大きな成果ですね」と語ります。

成果物を利用し新たな業務マニュアルを整備 FIerが作成した業務手順書と業務フロー図に基づき、新たな業務マニュアルを作成。これによりジョブローテーションや業務の引継ぎが容易に行えるようになった。

定着した改善・改革意識

フィールド・イノベーションの成果を他の業務にも拡大

こうした活動を経験したことで、プロジェクトに参加したメンバーの意識も大きく変わっていきました。自ら主体的に改善・改革に取り組むことで、業務は変えられるという自信を得ることができたのです。その結果、今回のフィールド・イノベーション活動を終えた後も、様々な分野で自主的に改善に取り組んでいます。

「業務をしながら、何とか改善できないかと思っていたのが、手形取引に利用する領収書発行システムです。このシステムは入力項目が多い上に、業務プロセスも非常に煩雑。もっとシンプルにできるはずと感じていましたので、今回の取り組みを機に見直しの提案を行いました」と河原氏は説明します。その結果、これまで2時間程度掛かっていた業務を30分程度で終えられるようになるなど、大幅な効率化に成功したのです。

また、財務部から他部門へ異動した永井氏も、今回得たノウハウを新たな職場での業務改善に活かしていく考えです。「現在の部門はインターネット事業やDVD販売など、放送事業以外のビジネスを手がけていますが、私の所属するセクションは、稟議書を取り扱うケースが非常に多い。これをよりスピーディに廻せるようにするために、業務の見える化や課題の抽出、改善策の立案といったフィールド・イノベーションの手法を積極的に取り入れていくつもりです」

さらなる改善を目指して

業務負担を大幅に軽減、自ら業務を改善する姿勢に

今回の最大の目標であった「少人数で効率的に業務をこなせる環境を実現する」という点で、大きな成果を挙げることができました。

また、部内に継続的な改革意識を醸成できたことも、フィールド・イノベーションの重要な成果と言えます。「業務が長年にわたり継承されていくと、なぜそうなっているのか、どういう意味があるのかが分からなくなってしまうことも多い。自らの業務に対する理解を深め、改善する姿勢を持てるようになったことは、非常に大きな意義があります」と橋本氏は言います。

同社では、今回の対象となった業務に留まらず、他の業務についても改善・改革の取り組みを拡大。新たに作成した業務マニュアルも、部内の人材育成やジョブローテーションなどに積極的に活用していく予定です。
「ICTシステムだけでなく、人やプロセスの改革も支援できるのが富士通の奥深さ。ぜひ今後もこれまで同様に我々の取り組みを支援していただきたいですね」と橋本氏は語りました。

注記

(注1)EXAS:
FUJITSU Enterprise Application GLOVIA SUMMITと連携したテレビ朝日のグループ統一会計システムの名称

お客様概要

株式会社テレビ朝日 様

FIer

今回のプロジェクトを通しての感想

左から、遠藤誠、土井研二、山崎高広「財務部の業務を効率化したい」という橋本部長の強い思いを実現するために活動に取り組みました。その結果、河原様や永井様には長期に及ぶインタビューをお願いすることになりましたが、お二人とも積極的に、日常業務のやり方に対する疑問点や課題を語られ、回を重ねるごとに熱がこもった活動になりました。FIerとしてもフィールド・イノベーションの技法や経理実務経験を駆使し、ご支援いたしました。活動終了後も、改善活動が継続されていること、新たにお客様が整備されたマニュアルが、実務の中で役にたっていることは嬉しい限りです。橋本部長が「フィールド・イノベーション活動のおかげで財務部のメンバーに自信がついた」と言ってくださったことに達成感を覚えます。

【導入事例(PDF版)】

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[2015年2月 公開]

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