Limex Pflastersysteme

„Überzeugt haben uns vor allem die intelligente
Papierzuführung, die hohe Geschwindigkeit sowie
das vorteilhafte Service-Konzept von Fujitsu.“

Riccardo Sachse, Vorstand und Senior Consultant bei der QUIS AG

Dauereinsatz an allen Fronten

Keine sechs Monate nach Projektstart schalteten die QUIS-Mitarbeiter die neue IT-Lösung live. In der Geschäftsleitung sowie in den Abteilungen Vertrieb, Personal, Finanzbuchhaltung, Produktion, Arbeitsvorbereitung, Einkauf und Logistik laufen seitdem alle Geschäftsprozesse über Microsoft Dynamics AX. Im zweiten Schritt begannen die IT-Spezialisten die Systeme externer Partner wie Speditionen und Fachhändler einzubinden. 

In allen integrierten Bereichen bei Limex kommen der Arbeitsplatzscanner Fujitsu fi-6110 und künftig das Nachfolgemodell fi-7030 zum Einsatz. Am Posteingang an allen drei Standorten wird ein größeres fi Series-Modell mit Imprinter eingesetzt. Er kann bis zu vierzig frei definierbare alphanumerische Zeichen auf die Rückseite der gescannten Dokumente drucken und damit auch den Erfassungsnachweis der einzelnen Unterlagen erbringen. PFU als Hersteller der Fujitsu-Scanner stellte der QUIS AG das Software Development Kit (SDK) bereit, mit dem sich die Treiber-Software ganz nach Bedarf anpassen lässt. So ist es nun möglich, Dokumente mit Informationen aus dem System Microsoft Dynamics AX – beispielsweise Eingangszeit oder Zuständigkeiten – zu bedrucken.

Ein weiterer Vorteil: Bei Bedarf ist das originale Papierdokument im Posteingangsordner schnell auffindbar: Mit Hilfe der Volltextsuche lassen sich in AX.ECM die eingescannten durchsuchbaren PDF-Dateien über Stichworte schnell ausfindig machen. Anhand der aufgedruckten fortlaufenden Nummer, die in der Datei vermerkt und nach der die Dokumente im elektronischen Posteingangsordner chronologisch abgelegt sind, findet der Mitarbeiter dann innerhalb kurzer Zeit das gesuchte Dokument. Sachse erläutert: „Das von uns entwickelte Posteingangsmodul erfasst nicht nur den Papierposteingang, sondern auch den Ausgang. Damit ist der erste und wichtigste Schritt für die Erfüllung einer rechtssicher und revisionssicheren Archivierung getan.“

Das von QUIS entwickelte Modul sorgt zudem dafür, dass Postsendungen vorsortiert, gescannt und an die zuständige Stelle weitergeleitet werden. Das spart nicht nur viel Aufwand und Zeit, sondern auch bares Geld: Der kurze Weg ins ERP-System ermöglicht Unternehmen etwa, Skontoabzüge gänzlich auszuschöpfen. Da die Finanzbuchhaltung in das System voll integriert ist, wird nach dem Scannen der Eingangsrechnung die Rechnungsnummer ausgelesen und vollautomatisch verbucht. Darüber hinaus erlaubt die Kombination von Stammdaten, Bestelldaten, Wareneingangsdaten und Rechnungsdaten eine automatisierte Vorprüfung von Rechnungen. 

Prozessschritt Nummer eins: Scannen

Der typische Arbeitsplatz eines Limex-Mitarbeiters ist nun mit zwei Bildschirmen ausgestattet. So kann ein Anwender beispielsweise ein Dokument per Drag & Drop in eine digitale Kundenakte integrieren. Das heißt, er muss lediglich das Dokument mit der Maus in einen definierten Bereich auf dem anderen Bildschirm ziehen. Mittlerweile bearbeitet das Limex-Team alle Dokumente digital, auch die Personalakten einschließlich der Lohnvorbereitung oder Rezepturen für die Produktion.

Dennoch, bei vielen Prozessen lassen sich Papierdokumente nicht vermeiden: Rechnungen, Warenbegleitscheine, Rahmenverträge, Lieferscheine, Tourenplanung, Besprechungs- oder Qualitätsprotokolle – die Liste ließe sich noch lange fortführen. Daher müssen die Mitarbeiter im ersten Bearbeitungsschritt die benötigten Unterlagen digitalisieren. An einem durchschnittlichen Arbeitstag fallen insgesamt zwischen 100 und 1000 Scans an. Carmen Wolf, Prokuristin bei Limex, legte daher bei der Wahl der Scanner großen Wert auf Geschwindigkeit und Qualität: „Uns war es wichtig, dass der Scanvorgang auch bei unterschiedlichen Formaten wenig Zeit kostet und sich die Dateien schnell und einfach in unsere digitalen Prozesse integrieren lassen. Denn bei der Menge an täglichen Scans summiert sich der Aufwand beträchtlich. “ 

Klaus Schulz, Senior Manager Product Marketing EMEA bei PFU, führt aus, warum sich der Fujitsu fi-7030 für diese Anforderungen besonders eignet: „Als einer der kleinsten Dokumentenscanner auf dem Markt passt er an jeden Arbeitsplatz. Ein weiterer Pluspunkt: Er arbeitet sehr leise, was besonders in größeren Büros wichtig ist. Dennoch ist das Scanner-Modell sehr leistungsstark. Es schafft mit Geschwindigkeiten von 27 Seiten pro Minute in Farbe. 

Als Duplex-Scanner kann die Lösung die Vorder- und Rückseite eines Dokuments sogar gleichzeitig erfassen. Selbst zerknitterte oder verschmierte Papiere verwandelt er in qualitativ hochwertige, lesbare Dateien.“ 

Prozessschritt Nummer zwei: automatisierte Ausgangsrechnung

Nachdem sich die Digitalisierung des Postein- und -ausgangs in der Praxis bewährt hatte, konnten weitere Prozessverbesserungen angegangen und umgesetzt werden. 

Durch zahlreiche Automatisierungen im Vertriebsprozess – vom Auftrag bis zur Ausgangsrechnung – wurden mögliche Fehlerquellen ausgemerzt und sowohl der Zeitaufwand als auch Kosten reduziert. 

Mehrere Aufträge von verschiedenen Kunden werden in der Disposition zu einer Lieferung zusammengefasst, verladen und per LKW an die Kunden ausgeliefert. Der Fahrer erhält nun alle Lieferscheine sowie den Tourplan inklusive aller Entladestellen ausgehändigt. Im Lieferschein erfasst der Fahrer die Zuschläge sowie Paletten-Rücklieferungen. Die Transportdokumente werden nach Rückkehr der Fahrer gescannt und automatisch mittels Barcode den entsprechenden Aufträgen, Speditionen und Fahrern zugeordnet. Auch Besonderheiten wie Paletten-Rücklieferungen, Zuschläge und Retouren lassen sich in der ERP-Lösung erfassen. Sobald alle Daten im System vollständig vorliegen, wird automatisch aus dem Ausgangslieferschein mittels Workflow die Ausgangsrechnung gedruckt oder per Mail an den Kunden versandt. 

Jens Weigelt, Geschäftsführer, Limex-Pflastersysteme

„Voller Leidenschaft streben wir ständig nach höchster Qualität und neuestem Design unserer gesamten Produktpalette.“

Kundenvorteile

• „Rundum-Sorglos-Paket“ für IT-Infrastruktur. 
• Leistungsstarke Scanner, die sämtliche Papierdokumente digitalisieren. 
• fi Series-Modell mit Imprinter ermöglicht es, Dokumente mit Informationen aus dem System Microsoft Dynamics AX zu bedrucken. 
• Mit Hilfe der Volltextsuche lassen sich in AX.ECM die eingescannten durchsuchbaren PDF-Dateien über Stichworte schnell ausfindig machen. Das von QUIS entwickelte Modul sorgt dafür, dass Postsendungen vorsortiert, gescannt und an die zuständige Stelle weitergeleitet werden.
• Dank Integration der Finanzbuchhaltung in das ERP-System wird nach dem Scannen der Eingangsrechnung die Rechnungsnummer ausgelesen und vollautomatisch verbucht. 
• Transportdokumente werden nach Rückkehr der Fahrer gescannt und automatisch mittels Barcode den entsprechenden Aufträgen, Speditionen und Fahrern zugeordnet. 

Produkte und Services

• Fujitsu fi-6110 und künftig das Nachfolgemodell fi-7030 
• Größeres fi Series-Modell mit Imprinter am Posteingang an allen drei Standorten 
• Beratung sowie Prozess- und Software-Design durch die QUIS AG 
• ERP (Enterprise Resource Planning)-Lösung Microsoft Dynamics AX inklusive der von der QUIS AG selbst entwickelten Erweiterung AX.ECM 2012 

Erfolg trotz hartem Pflaster

Limex ist es in einer wirtschaftlich schwierigen Zeit gelungen, nicht nur seine Produktpalette zu modernisieren, sondern auch die Geschäftsprozesse dahinter zu harmonisieren. Der Aufwand hat sich gelohnt: Das mittelständische Unternehmen erfüllt heute die Voraussetzungen für die Kooperation mit Großhändlern und Baumarkt-Ketten und spielt somit in der ersten Liga mit. Darüber hinaus ist der Pflasterstein-Anbieter in der Lage, jederzeit neue Dienstleister an sein System anzubinden und so das kontinuierliche Wachstum mit moderner IT zu unterstützen. Durch die gesteigerte Transparenz haben die Mitarbeiter zum einen jederzeit den Überblick über den Produktionsfortschritt, den Warenbestand oder die logistischen Abläufe. Zum anderen lassen sich Informationen dank der durchsuchbaren PDF-Dateien aus den Scans schnell auffinden.

Derzeit arbeitet das Projektteam daran, weitere Produktionsprozesse in das System zu integrieren. Ein Beispiel ist das Qualitätsmanagement: Die Mitarbeiter sollen zukünftig Qualitätsprotokolle einscannen und mit den Produktionsaufträgen digital erfassen können. Für diese Aufgabe soll das Fujitsu-Modell fi-7030 zum Einsatz kommen. 

Ein weiterer Wunsch ist das Arbeiten mit den kleineren mobilen Scanner-Modellen aus der ScanSnap-Familie von Fujitsu. Die Spezialisten von QUIS sind gerade dabei, auch diese in die AX.ECM-Lösung komplett zu integrieren. Geschäftsleitung und Vertrieb testen die mobilen Helfer bereits – und dies mit Begeisterung. 

Scannen die Vertriebsmitarbeiter beispielsweise unterwegs Besprechungsprotokolle oder Kundenaufträge ein, stehen diese bei der nächsten Netzwerkverbindung gleich den zuständigen Kollegen für die Weiterverarbeitung zur Verfügung – die Aktualisierung erfolgt automatisch. Zudem haben die Außendienstmitarbeiter über die Software ScanSnap Organizer jederzeit Zugriff auf benötigte Dokumente in der Zentrale. Schulz verweist auf die Stärken der eingesetzten Fujitsu ScanSnap-Scanner iX100, S1300i und iX500: „Die Scanner-Reihe zeichnet sich vor allem durch ihr Quick-Menü aus, das die Bedienung besonders einfach und effizient macht.“

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