Compliance

Richtlinien und Struktur der Umsetzung

In der Fujitsu Gruppe ist das Risk Management & Compliance Committee, das der direkten Kontrolle des Board of Directors untersteht und unter der Leitung des President agiert, verantwortlich für die Überwachung der gruppenweiten Compliance auf globaler Ebene basierend auf der Policy on the Internal Control System （*1）. Neben der Ernennung eines Chief Risk Management & Compliance Officer (CRCO), der mit der Ausführung der compliancebezogenen Richtlinien und Entscheidungen des Komitees betraut ist, hat das Komitee auch das Global Compliance Program eingeführt. In Kooperation mit den Region Risk Management & Compliance Committees, die als Unterkomitees in jeder Region eingerichtet wurden, bemüht sich das Komitee um eine gruppenweite Sensibilisierung für den Fujitsu Way Code of Conduct und die Einhaltung dieses Verhaltenskodex.

Das Risk Management & Compliance Committee und die Region Risk Management and Compliance Committees prüfen regelmäßig den aktuellen Stand des Global Compliance Program und reichen dem Board of Directors entsprechende Berichte ein. Unter der Initiative und Aufsicht des Topmanagements implementieren diese Komitees die internen Unternehmensregeln, Schulungsaktivitäten und Überwachungssysteme, die zur Einhaltung der für die Geschäftsaktivitäten der Fujitsu Gruppe relevanten Gesetze und Bestimmungen erforderlich sind.

• （*1）
  „The Policy on the Internal Control System“
  https://www.fujitsu.com/global/Images/notice120b.pdf（P.2-P.7）

Der Fujitsu Way Code of Conduct

Initiativen des Topmanagements

Das Topmanagement bekundet proaktiv und kontinuierlich seine Absicht, mit seinen Maßnahmen, wie beispielsweise Mitteilungen an die Belegschaft zu übermitteln, Richtlinienkonformität (Compliance) anzustreben. Auf diese Weise setzt Fujitsu den Fujitsu Way Code of Conduct und GBS in die Tat um und verbreitet sie in der gesamten Fujitsu Gruppe.

Der President selbst hat wiederholt Mitteilungen an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Japan und Übersee gesendet, um zu erklären, dass Fujitsu Compliance-Verstößen ein Ende bereiten wird, einschließlich geheimer Absprachen und der Bildung von Kartellen. Auch in Übersee versenden regionale Leiter und Topmanager von Unternehmen der Fujitsu Gruppe regelmäßig Mitteilungen, welche die Wichtigkeit der Compliance und der Unternehmenskultur erläutern, die kein Fehlverhalten duldet (Null-Toleranz).

Darüber hinaus hat Fujitsu im Dezember 2017 die Fujitsu Compliance Week im Einklang mit dem von den Vereinten Nationen bestimmten Welt-Anti-Korruptions-Tag, der am 9. Dezember begangen wird, neu eingeführt. Dies beinhaltet Maßnahmen wie den Versand gleichzeitiger Mitteilungen in der gesamten Fujitsu Gruppe, um die Belegschaft zu ermutigen, noch einmal über Compliance nachzudenken, und die Diskussion zu fördern.

Global Compliance Program

Fujitsu hat das Fujitsu Global Compliance Program (GCP) erarbeitet, um den Fujitsu Way Code of Conduct und GBS zu implementieren und verbreiten, und widmet sich der Aufrechterhaltung und Verbesserung der globalen Struktur zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für die gesamte Fujitsu-Gruppe. Das GCP organisiert unsere verschiedenen compliancebezogenen Aktivitäten systematisch in fünf Säulen. Einerseits verdeutlicht das GCP, welchen Elementen sich Fujitsu kontinuierlich zuwenden muss, anderseits fördert es auch das externe Verständnis in Bezug auf Fujitsus Compliance-Struktur und Compliance-Aktivitäten. Auf Grundlage dieses GCP berücksichtigen wir Faktoren, wie die Rechtssysteme jedes Landes/jeder Region und die Vorgaben ihrer staatlichen Institutionen, und setzen verschiedene Richtlinien und Initiativen in jeder Region um.

Bei der Umsetzung des GCP führen wir interne Gruppenregeln ein und benennen einen Beauftragten, der für Compliance-Aktivitäten für jede Region verantwortlich ist, um die Implementierungsstruktur zu festigen. Zudem bieten wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern regelmäßig verschiedene Arten von Schulungen, um den Fujitsu Way Code of Conduct und GBS in der Belegschaft zu verankern. Außerdem haben wir für Compliance-Angelegenheiten ein internes Whistleblower-System(*3) eingeführt. Und für den Fall, dass Compliance-Verstöße erkannt werden, müssen diese der „Risk Management & Compliance“-Abteilung unverzüglich von den Mitarbeitenden gemeldet werden. Wie überprüfen regelmäßig die Effektivität des GCP mithilfe von Maßnahmen wie Risikobewertungen, Audits und Revisionen durch externe Spezialisten. Und wir arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung dieses Programms.

• Über die Förderung des Global Compliance Program

• (*3)
  Internes Whistleblower-System
  

  Die Fujitsu Gruppe hat innerhalb und außerhalb des Unternehmens eine Anlaufstelle eingerichtet, die als Compliance Line/Fujitsu Alert operiert, um von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Fujitsu Gruppe (einschließlich Pensionären, zeitweilig Versetzten, freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Teilzeitangestellten und Leiharbeitskräften) Berichte entgegennehmen und Beratung (einschließlich anonymer Berichte) anbieten zu können.

  Wir haben in Japan eine Compliance Line und Fujitsu Alert für Lieferanten eingeführt, um Berichte der Lieferanten von Fujitsu und inländischen Unternehmen der Gruppe annehmen zu können, die wir direkt mit Produkten, Services, Software und anderen Gütern versorgen. Fujitsu Alert steht außerdem in Übersee in über 20 Sprachen zur Verfügung und akzeptiert rund um die Uhr 365 Tage im Jahr (24/7) Berichte von Kunden, Lieferanten und anderen dritten Parteien.

  • Fujitsu Alert
    https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/en/gui/102834/index.html
  • Compliance Line für Lieferanten in Japan
    https://www.fujitsu.com/jp/about/csr/management/compliance/complianceline/

Initiativen für Sicherheitsexportkontrollen

Der Export von Waren und der Transfer von Technologien, die für die Entwicklung oder Produktion von Massenvernichtungswaffen oder konventionellen Waffen verwendet werden können, wird mithilfe eines internationalen Rahmenwerks für Sicherheitsexportkontrollen (Security Export Controls) geregelt mit dem Ziel, Weltfrieden und internationale Sicherheit zu gewährleisten. In Japan werden Regelungen für Sicherheitsexportkontrollen unter dem Foreign Exchange and Foreign Trade Act (dem Außenhandelsgesetz) umgesetzt.

In Übereinstimmung mit der Vorgabe des Fujitsu Way Code of Conduct, dass sich die Mitarbeitenden an alle Gesetze und Bestimmungen halten, hat Fujitsu das „Internal Compliance Program“ zu Bestimmungen der Sicherheitsexportkontrollen eingeführt, dessen grundsätzliches Ziel es ist, Sicherheitsexportkontrollen zu fördern, die nicht nur im Einklang mit dem Außenhandelsgesetz stehen sondern auch mit den Export Administration Regulations (EAR) der Vereinigten Staaten, die extraterritorial gelten.

Fujitsu hat ein System etabliert, in dem der President als designierter Chief Security Export Control Officer fungiert und das Security Export Control Office in der Legal, IP and Internal Control Unit (Abteilung für Recht, geistiges Eigentum und interne Kontrolle) als eine Organisation dient, die Maßnahmen der Sicherheitsexportkontrollen unterstützt. Das Security Export Control Office führt alle Klassifizierungen und Transaktionsprüfungen (zur Überprüfung der Region/des Landes, welche/s die Güter/Technologien erhält, des Verwendungszwecks für diese und der Identität des Kunden) für die Ausfuhr von Waren und den Transfer von Technologien in Überseestandorte durch, wobei alle erforderlichen Lizenzen vor dem Versand auf adäquate Weise beschafft werden. Außerdem beinhaltet das „Internal Compliance Program“ Prozesse zur sofortigen Meldung von Rechtsverstößen. Um bei der Durchführung von Geschäftstätigkeiten Rechtsverstöße aufgrund von falscher Auslegung und/oder durch Übersehen relevanter Bestimmungen zu verhindern, stimmen wir uns eng mit dem Ministerium für Wirtschaft, Handel und Industrie (METI) ab, das für Exportkontrollbestimmungen zuständig ist.

Damit wir dieses interne System für Sicherheitsexportkontrollen aufrechterhalten können, werden wir weiterhin regelmäßige Audits durchführen und für alle Führungskräfte und Angestellten Schulungen zu Exportkontrollen anbieten.

Im Hinblick auf alle inländischen und überseeischen Unternehmen der Gruppe bieten die Fujitsu Zentralen Unterweisung darin, wie Regeln und Rahmenbedingungen für einwandfreie Sicherheitsexportkontrollen entwickelt und eingeführt werden können, und veranstaltet Treffen innerhalb der Gruppe, die unter anderem dem Informationsaustausch dienen. Zudem hat Fujitsu seit dem GJ 2013 einen E-Learning-Kurs im Programm, der Sicherheitsexportkontrollen behandelt und für Unternehmen der Gruppe rund um den Globus in 20 Sprachen zur Verfügung steht.

System zur Sicherstellung einer angemessenen Finanzberichterstattung

In der Policy on the Internal Control System, die vom Board of Directors beschlossen wurde, vereinbart Fujitsu die folgenden Punkte.

1. Das Unternehmen verfügt - abgesehen von dem Bereich, der die Finanzberichte vorbereitet - über einen Bereich unter dem Chief Financial Officer, der für die Einrichtung, den Betrieb und die Bewertung interner Kontrollmaßnahmen der Finanzberichterstattung der Fujitsu Gruppe verantwortlich ist, um die Effektivität und Zuverlässigkeit der Finanzberichte sicherzustellen.
2. Diese Bereiche legen einheitliche Rechnungslegungsmethoden fest, die innerhalb der gesamte Fujitsu Gruppe gelten, sowie Regeln für die Einrichtung, den Betrieb und die Bewertung interner Kontrollmaßnahmen der Finanzberichterstattung.

Status der Aktivitäten:

Unter der Leitung des Risk Management & Compliance Committee hat die Organisation, die für interne Kontrollen und Audits verantwortlich ist, ein System namens „Eagle Innovation“ eingeführt. Im Einklang mit den Regeln, die vom Unternehmen auf Grundlage der vom Business Accounting Council veröffentlichten Prinzipien der „Practice Standards for Management Assessment and Audit concerning Internal Control Over Financial Reporting“ festgelegt wurden, wird die interne Kontrolle über Finanzberichte in der gesamten Fujitsu Gruppe bewertet. Der Aktivitätsstatus und die Bewertungsergebnisse werden dem Chief Financial Officer und dem Risk Management & Compliance Committee gemeldet.

Unsere Herangehensweise an Steuerangelegenheiten

Die Einhaltung von Steuervorschriften bei Fujitsu erfolgt gemäß dem Fujitsu Way Code of Conduct.

• Wir verstehen den Sinn und Zweck von Steuergesetzen und -abkommen jedes Landes und anderer, wie den im BEPS-Projekt (Business Erosion and Profit Shifting) der OECD dargelegten Vorgaben, und wir befolgen diese. Wir sind bestrebt, Steuererklärungen einzureichen und entsprechende Steuern zu zahlen.
• Wir respektieren die allgemeine Regel der marktüblichen Preise bei Transaktionen zwischen angegliederten Unternehmen. Wir werden daher Gewinne nicht in Länder verschieben, in denen wir keinen Geschäftsaktivitäten nachgehen - Länder, die Steueroasen sind oder niedrige Steuersätze haben - um vorsätzlich eine Besteuerung zu umgehen.

Wir werden in unseren Beziehungen zu Steuerbehörden in gutem Glauben handeln und uns auf ethische und transparente Weise und im Einklang mit den Werten verhalten, die im Fujitsu Way dargelegt sind.

Auf Grundlage des zuvor Beschriebenen bemühen wir uns um ein ordnungsgemäßes Steuermanagement, um den Unternehmenswert kontinuierlich zu steigern.

Ergebnisse im GJ 2019

Compliance-Schulung

• E-Learning-Kurse für alle Angestellten von Fujitsu und Unternehmen der Gruppe in Japan und Übersee, von denen etwa 130.000 berechtigte Personen an den Kursen teilnehmen (die in 20 Sprachen angeboten werden)
• Schulung für neue Führungskräfte bei Fujitsu und inländischen Unternehmen der Gruppe
• Interne Seminare für Manager bei Fujitsu und inländischen Unternehmen der Gruppe
• E-Learning-Kurse für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Gruppenschulungen für Fujitsu Vertriebsabteilungen: Auf die Überwachung von Abteilungen öffentlicher Unternehmen ausgerichtete Implementierung
• Schulung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, bei denen Auslandseinsätze anstehen: monatlich
• Separate Gruppenschulungen für jede Unternehmensabteilung der Fujitsu Gruppe

Sicherheitsexportkontrollen

• Regelmäßige interne Audits: 30 Abteilungen innerhalb von Fujitsu
• Seminare für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in Unternehmen der Gruppe für Exportkontrollen verantwortlich sind: 61 inländische Unternehmen der Gruppe
• Audits, Schulungen und strukturelle Verbesserung und Unterstützung: 26 inländische und 7 überseeische Unternehmen der Gruppe