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Casa Pia de Lisboa

"O nível de Desmaterialização ascende a uma média mensal de 3.000 registos com origem interna na organização, a que corresponde uma redução de consumo de papel na ordem das 5.700 folhas. Em termos gerais, a diminuição de papel em circulação mensal é de cerca de 12.000 folhas". 
Álvaro Amaral - Director de Departamento de Serviços Partilhados, Casa Pia de Lisboa, IP

O Desafio

Agilizar e sistematizar procedimentos, potenciando os mecanismos de medição e capacidade de resposta; Aproximar os intervenientes nos circuitos de comunicação.
A Casa Pia de Lisboa, instituição histórica com atividade desde 3 de Julho de 1780, é uma das entidades que mais fortemente marcou a sociedade com a sua atividade. No âmbito da gestão de conteúdos e processos, a organização procurou uma solução que viesse suprir algumas das necessidades já identificadas. Afigurava-se essencial conseguir agilizar e sistematizar procedimentos, assegurando,entre outras coisas,maior segurança e agilidade na tomada de decisão, sem descurar a relevância da medição e potencialização da capacidade de resposta. Por outro lado, tornou-se ainda imprescindível induzir maior transparência nos circuitos de comunicação, assim como aproximar os diversos intervenientes nesses mesmos circuitos, tendo em conta o elevado grau de dispersão geográfica da organização.

A Solução

Otimização de recursos ; Simplicidade e rapidez de localização de documentos; Sistematização e simplificação dos fluxos de comunicação e aproximação geográfica pela via da tecnologia.
A Fujitsu foi a empresa escolhida para levar a cabo a implementação de uma solução de gestão de conteúdos e processos que servisse totalmente os interesses da Casa Pia de Lisboa. O smartDOCS®foi a solução eleita, que numa primeira vaga se circunscreveu apenas aos Serviços Centrais da CPL e decorreu entre junho e novembro de 2013 e, num segundo momento, a partir de novembrode 2013, com abrangência a toda a rede CPL.

A solução,baseada no sistema de gestão documental smartDOCS®, permitiu à CPL a desmaterialização de toda a documentação recebida no Expediente.

Para o tratamento da documentação recebida, o Serviçode Expediente dos Serviços Centrais está munido de tecnologia inteligente de OCR permitindo a separação automática dos documentos através de código de barras e captura semi-automática da informação neles contida, o que melhora significativamente a produtividade das tarefas de digitalização e indexação.

Os emails dirigidos a caixas de correio institucional da CPL são igualmente integrados, automaticamente, no smartDOCS® através de uma solução de monitorização,possibilitando o seu registo e posterior distribuição para os departamentos respetivos.

Ainda com o objetivo da desmaterialização, segurança e agilização dos procedimentos, na solução foi implementado o uso de assinaturas digitais certificadas para validação de documentos e despacho digital.

A CPL optimizou os processos internos de requerimentos de Recursos Humanos,através da utilização de fluxos de trabalho pré-definidos, o que permitiu atingir uma melhoria significativa na agilização da circulação e do tratamento dos documentos.

Os Benefícios

A Organização conseguiu alcançar benefícios através:

da  Desmaterialização –o nível de desmaterialização ascende a uma média mensal de 3.000 registos com origem interna na organização, correspondendo a uma redução de consumo de papel na ordem das 5.700 folhas, registando-se,em termos gerais,uma redução mensal da circulação de papel na Organização na ordem das 12.000 folhas;

do 
Aumento da velocidade de partilha/aprovação de documentos – potenciado,em grande medida,pelo recurso à tecnologia de captura automática de dados;

da 
Redução do erro humano –resultante essencialmente da aposta na sistematização de procedimentos e circuitos,bem como,na formação dos recursos humanos para uma boa utilização das tecnologias implementadas.

Evolução da solução

Uma vez estabilizada a solução e as competências necessárias por parte dos utilizadores, a Casa Pia de Lisboa pretende, desde logo no biénio 2014/2015, alargar a área de influência do smartDOCS®a outros processos que,pela sua natureza e complexidade,se afigurem fundamentais para a eficiência organizacional. A evolução preconizada torna clara a intenção de continuar a relevar a importância desta solução na melhoria da gestão de conteúdos e processos.