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Bensaude

«A aposta que fizemos no smartDOCS como nosso sistema de gestão documental revelou-se um sucesso. Atingimos todos os objetivos a que nos propusemos no início deste projeto, que consideramos estratégico.» 
Paulo Gago da Câmara, responsável da Direção de Tecnologias de Informação ,Grupo Bensaude.

O Desafio

Desenvolver um sistema de gestão documental que desmaterialize o processo de aprovação de faturas de fornecedores. O Grupo Bensaude procurava implementar um sistema de gestão documental que desmaterializasse o processo de aprovação de faturas de fornecedores, evitando a circulação física de documentos contabilísticos de fornecedores (faturas, notas de débito/crédito), entre os diferentes intervenientes desde o registo da sua entrada, aprovação até à sua contabilização e arquivo.

A Solução

Implementação de uma solução baseada no Sistema de Gestão Documental Fujitsu smartDOCS, com tecnologia de reconhecimento eletrónico de carateres (OCR), integrada com o sistema integrado de gestão (SIG) utilizado no grupo.
A Fujitsu foi a empresa escolhida para a implementação do projeto de desmaterialização do processo de aprovação de faturas de fornecedores, otimizando a recolha de dados dos documentos financeiros, através da solução de gestão documental Fujitsu smartDOCS. 

Para viabilizar a implementação da solução em todas as empresas do grupo, sem aumentar os recursos humanos afetos ao processo de entrada de documentos, foi introduzida tecnologia de reconhecimento eletrónico de carateres (OCR).
  
Esta tecnologia, integrada com o smartDOCS e com o sistema integrado de gestão (SIG) utilizado no grupo, permitiu obter elevados níveis de produtividade viabilizando a expansão da solução. 
Com base nas métricas de produtividade e eficiência estimadas o valor de investimento inicial do projeto, a manutenção do sistema e os custos com o pessoal administrativo, o ROI estimado do projeto é de 22,4 meses.

Os Benefícios

A desmaterialização de processos permitiu obter benefícios imediatos em termos de agilidade na circulação dos documentos, rapidez de consulta de arquivo histórico (através da ligação dos registos com os movimentos contabilísticos do SIG), capacidade de gerar relatórios com informação relativa aos documentos que estão em circulação e eliminação do extravio de documentos (por via da supressão da sua circulação física entre aprovadores).

A introdução desta tecnologia de Captura Automática de Dados, permitiu reduzir em 50% o tempo médio de criação de cada registo no smartDOCS. Obteve-se ainda uma redução significativa dos erros de introdução manual, e uma redução de cerca de 41% de entradas manuais de documentos no smartDOCS.

A solução implementada obteve um elevado grau de satisfação dos utilizadores com funções de registo de documentos.