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Digitalizar para o Microsoft Share Point

Descrição geral

Os sistemas de gestão de informação requerem indivíduos que estão dispostos a partilhar, utilizar, manter e gerir estes sistemas e os seus repositórios. Para que possa ser aceite pela comunidade em geral de profissionais da informação interna, é necessário apoiar o utilizador individual fornecendo acesso às informações pertinentes rápida e facilmente.


O primeiro passo para construir um sistema eficaz são os dados - mas, em particular, a recolha de documentos. Embora a maior parte das vezes, os documentos internos da empresa sejam criados digitalmente e ao longo do seu ciclo de vida apenas serão mantidos digitalmente, há ainda uma parte significativa da comunicação externa que se baseia em suportes de papel. Os cheques, as faturas, os formulários, a correspondência, etc. têm de ser digitalizados primeiro para introduzir os respetivos valores informativos em arquivos e portais ou para reutilizar esses conteúdos em fluxos de trabalho suportados eletronicamente


Qualquer sistema ECM, como o Share Point, deve dispor de capacidade de integração de informações, independentemente do suporte de origem. A combinação com os scanners de documentos Fujitsu ajuda a superar a descontinuidade de suportes no ciclo de vida da informação. Mas também proporciona o suporte "Papel" e as informações contidas nesse suporte numa nova dimensão de valor, se e quando for digitalizado e captado:


  • Em conformidade com os requisitos regulamentares e internos da empresa
  • Redução dos custos de processo
  • Maior produtividade
  • Redução do tempo do processo
  • Maior qualidade do processo

O Share Point fornece uma plataforma para um uso mais produtivo das informações, por exemplo, para a otimização do processo da linha de negócios, para referência visual, colaboração e acesso simples aos documentos. Mas o fator decisivo do Share Point é rápida e a utilização simultânea de documentos, informações e dados por grupos de utilizadores diferentes para diferentes fins operacionais? agora também incluindo documentos em papel.


Resumo rápido

O conetor Scan to Share permite a importação direta e inteligente (com dados de indexação) de documentos em vários locais ou servidores Share Point remotos.


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Operação

Assim que as imagens digitalizadas estejam disponíveis para importação, o ecrã conector do Share Point aparece permitindo ao utilizador selecionar o servidor Share Point específico para o que necessita de importar.

Em seguida, o conetor do Share Point comunica diretamente com esse servidor para estabelecer as "bibliotecas de documentos" do Share Point disponíveis para aceitar importações.

Ao mesmo tempo, ele solicita e recolhe as informações de índice que "biblioteca de documentos" do Share Point selecionada requer antes de o documento poder ser importado.


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Assim que o utilizador escolha a "biblioteca de documentos" de destino, uma janela flyout (o painel do índice) solicita ao utilizador as informações de índice necessárias.


Assim que os dados do índice sejam introduzidos e aceites, o documento é automaticamente e facilmente transferido para o servidor do Share Point.

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A Fujitsu há muito tempo que suporta o carregamento simples de documentos em papel para as soluções do Portal do Microsoft Share Point. Agora, este conetor do Share Point leva o processo para o próximo nível porque o expande para além da digitalização e a subsequente transferência de ficheiros manual. Agora pode escolher o servidor do Share Point, selecionar a biblioteca e instantaneamente são-lhe apresentados os todos os campos de índice que tenham sido definidos para a biblioteca específica. Vai introduzir as informações de índice e, em seguida, transferir um documento qualificado que possa ser facilmente encontrado por outros utilizando as rotinas de pesquisa do Share Point.


Os scanners de documentos da Fujitsu são a ponte entre o papel e o Share Point.

Todos os nomes, nomes dos fabricantes, marca e designações de produto estão sujeitos a direitos de marcas comerciais e são marcas comerciais do fabricante e/ou marcas registadas dos respetivos proprietários. Todas as indicações são não vinculativas. Os dados técnicos estão sujeitos a alterações sem aviso prévio.

Assistência

Scanner compatível

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