smartDOCS® cultiva produtividade e eficácia nas Cidades

Secretaria-Geral do Ministério das Cidades implementa a nova versão da solução de gestão documental smartDOCS®, com vista à integração de todos os gabinetes

26 de Janeiro de 2005 — A Fujitsu Services anuncia a implementação da solução de gestão documental smartDOCS® na Secretaria-Geral do Ministério das Cidades, integrada no programa de qualidade e eficiência dos serviços públicos. A implementação do smartDOCS® surge com o objectivo de automatizar e melhorar os processos e fluxos de informação interna e externa da Secretaria-Geral, oferecendo benefícios como eficácia, mais produtividade com a optimização das pesquisas e do fluxo de informação e a redução do ciclo de papel em todo o ministério.

O objectivo principal com esta implementação passou por melhorar internamente todo o fluxo de informação, visando interagir a médio prazo com todos os gabinetes do respectivo ministério.

Uma das questões colocadas era como tirar o melhor partido da gestão documental para uma rápida pesquisa de conjuntos documentais (entradas relacionadas com saídas). A resposta passou por evoluir da solução aplicacional para a correspondência, passando para uma optimização do circuito documental em várias vertentes (envio e recepção de documentos, através do correio electrónico, com alertas e notificações sobre prazos de actuação). Se na versão anterior o smartDOCS® estava restrito à secção de expediente, agora com a versão 3 todas as unidades orgânicas estão envolvidas.

Segundo a Dr.ª Paula Vieira, coordenadora do Gabinete de Informática da Secretaria-Geral do Ministério das Cidades, “O smartDOCS® possibilitou olhar para o processo organizativo de uma forma diferente, na medida em que já começámos a criar um classificador geral temático, com todos os departamentos a interagir na gestão documental, ajudando-nos a caminhar para o processo de workflow. Além disso, o trabalho com a Fujitsu tem sido fundamental para a mudança de mentalidade, que uma solução deste tipo exige. Contamos que a solução entre em produção brevemente, já com todos os encaminhamentos realizados via smartDOCS® e com assinaturas digitais”.

A formação prestada na Secretaria-Geral do Ministério das Cidades tem sido estratégica, consoante as necessidades identificadas pelo ministério. Foi dividida em dois perfis, tornando-se assim uma ajuda na resolução de questões que vão surgindo. Um perfil em que se inserem as pessoas que habitualmente trabalham com o smartDOCS® e onde têm sido apresentadas as novas funcionalidades, e outro perfil onde encontramos todos os responsáveis de cada unidades orgânica da Secretaria-Geral.

Algumas das funcionalidades smartDOCS® :

Notificações sobre prazos de actuação expirados, alertas associados a anotações ou registos enviados por outros utilizadores.
Subscrições, permitindo que o utilizador seja notificado sempre que existam alterações a um documento.
Digitalização em lote de documentos com número variável de páginas, respeitando as páginas de cada documento.
Workflow integrado que permite encaminhar documentos, extrair informações em relação ao estado de um documento ou dar seguimento a um determinado processo.
Publicação e disponibilização imediata de documentos em intranets e outros canais.
Importação/Exportação de formulários e partilha de perfis e registos entre instituições.
Multi-sites, possibilidade de aceder a diferentes bases de dados, a partir da mesma aplicação.
Arquivos distribuídos, associação de arquivos ao utilizador conforme a sua localização física, que garantem a flexibilidade no acesso à informação e a optimização do tráfego gerado na rede.
Registo da informação, constituído por informação de catalogação, anotações, permissões e eventos. Automatização do processo de criação de registos, através da leitura de código de barras.
Histórico, associado a cada documento está o seu histórico, ou seja, os encaminhamentos e operações a que este foi sujeito ao longo da sua vida útil. Apenas terá acesso a esta informação quem estiver devidamente autorizado.
Estatísticas de documentos, registados, enviados, recebidos, arquivados, enviados fora de prazo, prazos expirados na área de trabalho, respostas esperadas.
OCR, Reconhecimento Automático de Caracteres de documentos digitalizados.
Relações entre registos através da criação de registos a partir de um já existente.
Pesquisa livre de um documento a toda a base de dados, numa fracção de segundos.

Notas aos Editores

Sobre a Fujitsu Services

A Fujitsu Services é uma das empresas de serviços de Tecnologia de Informação líder na Europa, Médio Oriente e África. O resultado anual foi de €2.8mil milhões, emprega 13,100 pessoas e opera em mais de 20 países. Desenha, desenvolve e opera sistemas de tecnologias de informação e serviços para clientes nos serviços financeiros, telecomunicações, utilities e mercados governamentais. As suas competências base são o fornecimento de gestão de infra-estrutura de Tecnologias de Informação e outsourcing através de ambientes de desktop, redes e centros de dados, juntamente com uma gama completa de serviços relacionados, desde a consultoria em infra-estrutura até à integração e desenvolvimento.

Com sede em Londres, a Fujitsu Services é braço europeu de serviços de Tecnologias de Informação da Fujitsu. O Grupo Fujitsu, com receitas de €37 mil milhões, é líder em sistemas de Tecnologias de Informação orientados para o cliente e serviços para o mercado global.
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