Ultrapassar os objectivos com maior eficiência

COM UM SISTEMA DE LOCALIZAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA - UM PROJECTO FUJITSU SERVICES

O Home Office é o Ministério do Governo Britânico responsável pelo sistema de justiça, prevenção à criminalidade, segurança nacional e imigração em Inglaterra e no País de Gales.

Para cumprir os seus compromissos públicos, o Home Office tem de responder, dentro de um determinado período de tempo, às questões colocadas pelo público em geral, pelo parlamento e pelas organizações. Os processos baseados em papel não lhe permitiam cumprir esta obrigação legal e o Home Office sentiu a necessidade de gerir de forma mais eficaz as 70.000 cartas e e-mails recebidos anualmente.

Em parceria com a Fujitsu, o Home Office implementou um sistema de localização da correspondência em 40 locais com 2900 utilizadores. Todos os dados estão agora sob o controlo de um sistema, permitindo que cada caso possa ser monitorizado utilizando um único número de identificação. As excepções, como a correspondência que ainda está por processar, são destacadas e devidamente geridas.

O sistema de localização da correspondência trouxe benefícios imediatos ao Home Office, ao revolucionar o modo como a correspondência é gerida. Ganhos reais de produtividade que melhoraram o tempo e a qualidade de resposta aos clientes. Além disso, ao eliminar os custos fixos de armazenamento do arquivo em papel, o Ministério conseguiu uma redução significativa de custos.

Resultado

• Maior conformidade – o desempenho aumentou mais de 250% desde 2003 cumprindo com os objectivos públicos e legais.
• Melhor serviço ao cliente– os inquéritos são tratados de forma rápida e consistente, aumentando a satisfação do cliente.
• Aumento de produtividade – identificação e eliminação dos obstáculos ao processo, reduzindo a intervenção de pessoal em um terço.
• Gestão proactiva da correspondência– controlo total sobre a gestão do ciclo de vida dos processos e melhoria da qualidade de informação.