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Portugal Fujitsu agiliza gestão documental do IGFSS

Solução de tratamento automático da informação do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social desmaterializa processos e optimiza gestão de 100.000 documentos/ano

Fujitsu Technology Solutions

June 14, 2011

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A Fujitsu foi a empresa escolhida pelo IGFSS - Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social IP para desenvolver e implementar um projecto de Outsourcing de desmaterialização do expediente dos serviços centrais, através de uma solução de tratamento automático da documentação recepcionada e expedida pelo IGFSS, conjugando vários sistemas de informação.

A solução desenvolvida e agora implementada pela Fujitsu no IGFSS permite a digitalização e captura automática de dados dos documentos de expediente recepcionados (nomeadamente documentação de Organismos Públicos e Entidades Privadas), o tratamento dos dados captados (mais de 100.000 documentos/ano) e respectiva indexação automática dos documentos na solução de gestão documental Fujitsu smartDOCS e a criação de algoritmos de validação que aumentam a eficácia do reconhecimento e diminuem o nível de erro no tratamento da informação. Um sistema automatizado permite ainda diariamente o fluxo ordenado de toda a informação (recolhida, tratada e distribuída electronicamente e via correio).

Entre os principais benefícios obtidos pelo IGFSS, este projecto de Outsourcing da Fujitsu permitiu uma reestruturação dos circuitos documentais (introdução de processos de captura e tratamento automático), de forma a obter uma redução do esforço do trabalho manual. Neste âmbito obteve-se reduções em cerca de 40% na componente humana para recolha da informação. Verificou-se ainda uma optimização das tarefas de tratamento, catalogação e distribuição da documentação tratada no expediente - os ganhos verificados nesta componente foram obtidos através da introdução de novos mecanismos de catalogação e indexação, inclusão de mecanismos de tratamento automático e semi-automático na validação de documentos, utilização de leitores de códigos de barras manuais e integração automática dos dados captados e documentos no sistema de gestão documental. A nova solução optimiza também o tempo de tratamento e a implementação de novas práticas de trabalho, garantindo uma simplificação das tarefas realizadas.

Gestão documental Fujitsu smartDOCS
Esta solução de tratamento automático da informação encontra-se assente no software de gestão documental smartDOCS, desenvolvido pela equipa portuguesa da Fujitsu. Os documentos são submetidos a processo de OCR Inteligente com vista à classificação dos documentos e extracção automática dos dados de acordo com a classificação efectuada e incide sobre a documentação recepcionada dos Tribunais, Cartas de Solicitadores e Cartas de Penhoras. Já a indexação manual é agilizada através da funcionalidade de rubber-band OCR que permite efectuar o reconhecimento automático de áreas dos documentos seleccionadas pelos utilizadores. No final do processo de captura os documentos são integrados automaticamente no sistema de gestão documental smartDOCS, sendo encaminhados de forma automática para as Unidades Orgânicas de destino.



Sobre a Fujitsu:

A Fujitsu é um fornecedor global de Tecnologias de Informação para o mercado global. Com cerca de 170.000 pessoas a apoiar clientes em 70 países, a Fujitsu combina especialistas em serviços e sistemas com produtos na área da computação, telecomunicações e micro electrónica avançada para acrescentar valor aos clientes. Com sede em Tóquio, a Fujitsu Limited (TSE: 6702) apresentou receitas de 4,6 biliões de ienes (50 mil milhões de dólares) no ano fiscal que terminou a 31 Março 2010. Para mais informações, visite www.fujitsu.pt ou www.fujitsu.com.

Sobre o IGFSS

O Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, IP foi criado a 1 de Abril de 1977. Sob tutela do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social, é um instituto público integrado na administração indirecta do Estado, com autonomia administrativa e financeira, personalidade jurídica e património próprio. O IGFSS tem por missão a gestão financeira unificada dos recursos económicos consignados no Orçamento da Segurança Social. Organizado numa estrutura central, o IGFSS dispõe de serviços desconcentrados a nível distrital para a área da recuperação da gestão da dívida – as Secções de Processo Executivo – que gerem mais de um milhão de processos executivos. Na área da gestão do património imobiliário da Segurança Social, o Instituto gere ainda cerca de 4.600 imóveis/fracções, entre renda livre e renda social. Para a prossecução da sua missão, o IGFSS tem um conjunto de atribuições que podem ser consultadas em detalhe no seu site www.seg-social.pt

Contacto

Pedro Amaral
Phone Telefone:+351 21 914 20 55 +351 93 298 11 03
Email E-mail: pamaral@mediabold.com
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Contacto

Susana Soares
Phone Telefone:21 724 44 44
Email E-mail: susana.soares@ts.fujitsu.com
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