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Portugal smartDOCS® cultiva produtividade e eficácia nas Cidades

Secretaria-Geral do Ministério das Cidades implementa a nova versão da solução de gestão documental smartDOCS®, com vista à integração de todos os gabinetes

January 26, 2005

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A Fujitsu Services anuncia a implementação da solução de gestão documental smartDOCS® na Secretaria-Geral do Ministério das Cidades, integrada no programa de qualidade e eficiência dos serviços públicos. A implementação do smartDOCS® surge com o objectivo de automatizar e melhorar os processos e fluxos de informação interna e externa da Secretaria-Geral, oferecendo benefícios como eficácia, mais produtividade com a optimização das pesquisas e do fluxo de informação e a redução do ciclo de papel em todo o ministério.

O objectivo principal com esta implementação passou por melhorar internamente todo o fluxo de informação, visando interagir a médio prazo com todos os gabinetes do respectivo ministério.

Uma das questões colocadas era como tirar o melhor partido da gestão documental para uma rápida pesquisa de conjuntos documentais (entradas relacionadas com saídas). A resposta passou por evoluir da solução aplicacional para a correspondência, passando para uma optimização do circuito documental em várias vertentes (envio e recepção de documentos, através do correio electrónico, com alertas e notificações sobre prazos de actuação). Se na versão anterior o smartDOCS® estava restrito à secção de expediente, agora com a versão 3 todas as unidades orgânicas estão envolvidas.

Segundo a Dr.ª Paula Vieira, coordenadora do Gabinete de Informática da Secretaria-Geral do Ministério das Cidades, “O smartDOCS® possibilitou olhar para o processo organizativo de uma forma diferente, na medida em que já começámos a criar um classificador geral temático, com todos os departamentos a interagir na gestão documental, ajudando-nos a caminhar para o processo de workflow. Além disso, o trabalho com a Fujitsu tem sido fundamental para a mudança de mentalidade, que uma solução deste tipo exige. Contamos que a solução entre em produção brevemente, já com todos os encaminhamentos realizados via smartDOCS® e com assinaturas digitais”.

A formação prestada na Secretaria-Geral do Ministério das Cidades tem sido estratégica, consoante as necessidades identificadas pelo ministério. Foi dividida em dois perfis, tornando-se assim uma ajuda na resolução de questões que vão surgindo. Um perfil em que se inserem as pessoas que habitualmente trabalham com o smartDOCS® e onde têm sido apresentadas as novas funcionalidades, e outro perfil onde encontramos todos os responsáveis de cada unidades orgânica da Secretaria-Geral.

Algumas das funcionalidades smartDOCS® :

  • Notificações sobre prazos de actuação expirados, alertas associados a anotações ou registos enviados por outros utilizadores.
  • Subscrições, permitindo que o utilizador seja notificado sempre que existam alterações a um documento.
  • Digitalização em lote de documentos com número variável de páginas, respeitando as páginas de cada documento.
  • Workflow integrado que permite encaminhar documentos, extrair informações em relação ao estado de um documento ou dar seguimento a um determinado processo.
  • Publicação e disponibilização imediata de documentos em intranets e outros canais.
  • Importação/Exportação de formulários e partilha de perfis e registos entre instituições.
  • Multi-sites, possibilidade de aceder a diferentes bases de dados, a partir da mesma aplicação.
  • Arquivos distribuídos, associação de arquivos ao utilizador conforme a sua localização física, que garantem a flexibilidade no acesso à informação e a optimização do tráfego gerado na rede.
  • Registo da informação, constituído por informação de catalogação, anotações, permissões e eventos. Automatização do processo de criação de registos, através da leitura de código de barras.
  • Histórico, associado a cada documento está o seu histórico, ou seja, os encaminhamentos e operações a que este foi sujeito ao longo da sua vida útil. Apenas terá acesso a esta informação quem estiver devidamente autorizado.
  • Estatísticas de documentos, registados, enviados, recebidos, arquivados, enviados fora de prazo, prazos expirados na área de trabalho, respostas esperadas.
  • OCR, Reconhecimento Automático de Caracteres de documentos digitalizados.
  • Relações entre registos através da criação de registos a partir de um já existente.
  • Pesquisa livre de um documento a toda a base de dados, numa fracção de segundos.

Notas aos Editores

Sobre a Fujitsu Services

A Fujitsu Services é uma das empresas de serviços de Tecnologia de Informação líder na Europa, Médio Oriente e África. O resultado anual é de €3.3 mil milhões, emprega 18.000 pessoas e opera em mais de 20 países. Desenha, desenvolve e opera sistemas de tecnologias de informação e serviços para clientes nos serviços financeiros, telecomunicações, retalho, utilities e mercados governamentais. As suas competências chave são o fornecimento de gestão de infra-estrutura de Tecnologias de Informação e outsourcing através de ambientes de desktop, redes e centros de dados, juntamente com uma gama completa de serviços relacionados, desde consultoria até à integração e desenvolvimento. Com sede em Londres, a Fujitsu Services é braço europeu de serviços de Tecnologias de Informação da Fujitsu. O Grupo Fujitsu, com receitas de €33.4 mil milhões, é líder em sistemas de Tecnologias de Informação orientados para o cliente e serviços para o mercado global. O site da Fujitsu Services: www.fujitsu.pt.

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