A Fujitsu Services anuncia a implementação da solução de gestão documental smartDOCS® na Secretaria-Geral do Ministério das Cidades, integrada no programa de qualidade e eficiência dos serviços públicos. A implementação do smartDOCS® surge com o objectivo de automatizar e melhorar os processos e fluxos de informação interna e externa da Secretaria-Geral, oferecendo benefícios como eficácia, mais produtividade com a optimização das pesquisas e do fluxo de informação e a redução do ciclo de papel em todo o ministério.
O objectivo principal com esta implementação passou por melhorar internamente todo o fluxo de informação, visando interagir a médio prazo com todos os gabinetes do respectivo ministério.
Uma das questões colocadas era como tirar o melhor partido da gestão documental para uma rápida pesquisa de conjuntos documentais (entradas relacionadas com saídas). A resposta passou por evoluir da solução aplicacional para a correspondência, passando para uma optimização do circuito documental em várias vertentes (envio e recepção de documentos, através do correio electrónico, com alertas e notificações sobre prazos de actuação). Se na versão anterior o smartDOCS® estava restrito à secção de expediente, agora com a versão 3 todas as unidades orgânicas estão envolvidas.
Segundo a Dr.ª Paula Vieira, coordenadora do Gabinete de Informática da Secretaria-Geral do Ministério das Cidades, “O smartDOCS® possibilitou olhar para o processo organizativo de uma forma diferente, na medida em que já começámos a criar um classificador geral temático, com todos os departamentos a interagir na gestão documental, ajudando-nos a caminhar para o processo de workflow. Além disso, o trabalho com a Fujitsu tem sido fundamental para a mudança de mentalidade, que uma solução deste tipo exige. Contamos que a solução entre em produção brevemente, já com todos os encaminhamentos realizados via smartDOCS® e com assinaturas digitais”.
A formação prestada na Secretaria-Geral do Ministério das Cidades tem sido estratégica, consoante as necessidades identificadas pelo ministério. Foi dividida em dois perfis, tornando-se assim uma ajuda na resolução de questões que vão surgindo. Um perfil em que se inserem as pessoas que habitualmente trabalham com o smartDOCS® e onde têm sido apresentadas as novas funcionalidades, e outro perfil onde encontramos todos os responsáveis de cada unidades orgânica da Secretaria-Geral.
Algumas das funcionalidades smartDOCS® :
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Date: 26 January, 2005