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Grupo Randstad

O Cliente

Presente há 50 anos, a Randstad é a segunda maior empresa de RH a nível mundial e é líder em Portugal, estando presente em mais de quatro dezenas de países com soluções globais de recursos humanos e tecnologia que vão ao encontro das exigências do mercado e do colaborador. Os serviços da empresa incluem Recrutamento e Selecção, Trabalho Temporário, Contact Centres, Outsourcing, Consultoria de TI e Formação. A Randstad tem também uma oferta especializada por sectores de actividade reconhecendo as especificidades de cada um e respondendo com um serviço à medida. Em 2012, a Randstad cresceu 5% nas receitas globais, alcançando 17,1 mil milhões de euros. Em Portugal facturou cerca de 321 milhões de euros e tem uma rede de 39
Delegações, estando presente em todo o território continental e ilhas. Fruto do rápido crescimento que o Grupo Randstad atingiu nos últimos anos – o que o levou à liderança do mercado português – e à intenção de se tornar num player de referência também a nível internacional no mercado de língua portuguesa, tornou-se prioritária a necessidade de otimizar os processos de suporte ao
negócio. Com um aumento de faturação de cerca de 80 milhões de euros no ano 2000 para aproximadamente 340 milhões de euros em 2010, o grupo gere em média cerca de 70 mil faturas por ano, e digitaliza aproxidamente 1 milhão de documentos anualmente.

O Desafio

Os desafios resultantes deste rápido crescimento e a necessidade de assegurar uma operação cada vez mais eficiente levaram o Grupo a avançar para a análise da implementação de uma solução de captura documental. A solução a adoptar teria de ser por um lado orientada para a melhoria contínua e prestação das melhores condições aos colaboradores e clientes da Randstad, e por outro teria de otimizar a captura documental, através de um aumento da inteligência por detrás dos processos de importação e recolha de dados dos documentos de negócio recebidos.

A Solução

Para encontrar o parceiro ideal para este projeto, a Randstad desafiou os principais fornecedores de soluções baseadas em tecnologia de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) a efetuar uma prova de conceito.
A Fujitsu foi a empresa que se destacou, devido à flexibilidade da solução e resultados obtidos, bem como pela experiência da sua equipa. A solução preconizada está suportada na plataforma de Captura Inteligente - EMC Captiva. Este produto e a sua fácil adaptação aos processos de Captura pretendidos pela Randstad permitiu efectuar o desenvolvimento da solução em 3 meses.
A solução implementada permite efectuar:
* o reconhecimento automático da informação que consta nos documentos (Facturas);
* o parsing de CV’s
* o início automático de processos (workflow) de aprovação de facturas e de documentos judiciais.

Os Benefícios

Com a introdução da componente tecnológica fornecida pela Fujitsu foram atingidos os seguintes objectivos:
* Desmaterialização de Documentos (complementada pela componente de Workflow)
* Redução do tempo de registo dos dados
* Melhoria da qualidade dos dados
* Redução do risco através da melhoria do controlo dos processos de captura
* Regras de tratamento uniformes e independentes do canal de entrada
* Melhoria substancial dos mecanismos de pesquisa devido ao facto de poderem agora ser alimentados por dados provenientes da solução de reconhecimento.

A arquitectura utilizada pela Fujitsu e a passagem de know-how à equipa de projecto interna, permite à Randstad ter a automomia na manutenção da solução actual e trouxe uma nova prespectiva na área de optimização e controle de processos.

Segundo Vasco Teixeira-Pinto, Service Manager da Randstad, e que liderou a implementação da solução de Captura: “Os processos de negócio são cruciais para o sucesso e crescimento de uma empresa. O tratamento de cerca de 70 mil facturas de fornecedores por ano tinha uma componente manual de digitalização e introdução de dados no sistema que para além de ocupar muito tempo não nos garantia a qualidade necessária da informação. Ao mesmo tempo a recepção e o controlo de documentos judiciais também precisava de ser optimizada uma vez que são recebidos em média 1.500 documentos de vários tipos, em que cada um requer uma acção diferente por parte do departamento responsável. Perante estes desafios e reconhecendo a importância de
encontrar o parceiro mais adequado, seleccionámos a equipa da Fujitsu com o produto Captiva da EMC, uma escolha baseada no empenho e resultados da prova de conceito. O desenvolvimento do projecto veio confirmar as nossas melhores expectativas”.