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IGFSS - Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social

O Desafio

O crescente volume de informação recepcionada e expedida pelo IGFSS motivou a implementação de uma solução de tratamento automático da documentação. A solução de desmaterialização do expediente dos serviços centrais deveria abarcar diversas vertentes técnicas: captura automática (OCR) dos dados dos documentos (documentos recepcionados dos Tribunais e Solicitadores); indexação assistida; implementação de algoritmos de validação que reduzam o erro na introdução de dados; e integração automática da informação na gestão documental, para posterior notificação para as Unidades Orgânicas de destino.

A Solução

A solução desenvolvida e implementada pela Fujitsu permite, actualmente o tratamento de mais de 115.000 documentos/ano com indexação automática de documentos. A automatização permite que, diariamente, a informação seja recolhida, tratada e distribuída electronicamente até às 13h e expedida para os CTT até às 16h30m. A Fujitsu conseguiu ainda gerir de forma eficaz a integração das diversas plataformas tecnológicas e sistemas de informação presentes no IGFSS, garantindo uma aprendizagem célere por parte dos utilizadores da nova solução.

Os Benefícios

Este projecto da Fujitsu permitiu uma reestruturação dos circuitos documentais através da introdução de processos de captura e tratamento automático, tendo-se obtido uma notória melhoria da produtividade. Neste âmbito, obtiveram-se reduções de cerca de 40% nas tarefas manuais de introdução de dados. Nas tarefas de tratamento, catalogação e distribuição da documentação tratada no expediente foram também comprovadas as vantagens da inclusão de mecanismos de tratamento automático e semi-automático na validação de documentos, utilização de leitores de códigos de barras manuais e integração automática dos dados captados e documentos no sistema de gestão documental.