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ESPAP - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública

A eSPap foi criada em junho de 2012 e tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o sistema nacional de compras e assegurar a gestão do Parque de Veículos do Estado.

O Desafio

Com o objetivo de modernizar e potenciar a solução existente no ex-Instituto de Informática do Ministério das Finanças, a eSPap(Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública,I.P.)
decidiu fazer o upgrade para a versão 4 do smartDOCS. Com esta evolução, a eSPap pretende transformar a solução para “Multi-Organização”, possibilitando a sua adoção no suporte à gestão documental e processos por outros organismos.

A Solução

Ao nível da Gestão Documental, o Fujitsu smartDOCS assegura funcionalidades essenciais à desmaterialização de processos:
* Suporte à circulação de documentos;
* Ciclos de vida dos documentos;
* Organização dos documentos por processos;
* Despacho eletrónico;
* Assinatura digital;
* Pesquisas estruturadas e por texto livre.

Na componente de Gestão de Processos, o smartDOCS apresenta fortes valências, incluindo um conjunto de fluxos base. Além destes, a solução permite a definição de novos fluxos (workflows) através de uma ferramenta gráfica de desenho. O smartDOCS disponibiliza um acesso rápido a fluxos, iniciados pelo utilizador ou nos quais o utilizador participa.

Os Benefícios

Com a implementação da versão 4 do smartDOCS, a eSPap beneficia das capacidades avançadas de gestão de processos. Capacidades estas que potenciam uma redução de prazos de tratamento através da simplificação, normalização e agilização de circuitos de decisão e que, aliadas à desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados, bem como à reengenharia de processos, contribuem para que a solução constitua o ponto de partida para o aumento da eficiência organizacional.
As capacidades de evolução da solução para suporte “Multi-Organização” e a experiência de utilização e exploração adquiridas pela eSPap, estão em linha com o posicionamento da eSPap enquanto entidade promotora da prestação de serviços partilhados na Administração Pública.