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Desenvolvimento de um mecanismo de Interoperabilidade para permitir a Circulação Electrónica de Documentos entre soluções smartDOCS presentes nos diversos Gabinetes Ministeriais.
Há mais de 20 anos que a solução Fujitsu smartDOCS é utilizada como plataforma de Gestão Documental Electrónica de apoio aos gabinetes ministeriais para registo e tratamento da documentação recebida e expedida. Na sequência do projecto PCM – Plataforma Comum de Modernização, foi desenvolvido um mecanismo de Interoperabilidade para permitir a Circulação Electrónica de Documentos entre soluções smartDOCS e as Secretarias Gerais dos diversos ministérios.
Com a integração da solução smartDOCS, verificou-se uma redução de prazos de tratamento através da simplificação eagilização de circuitos de decisão -mesmo fora do seu gabinete através de acesso remoto, os decisores têm a facilidade de efectuar Consultas ou Despachos. Assegurou-se ainda uma maior segurança e confidencialidade no acesso à informação, verificando-se a recepção e tratamento de processos e documentos num único repositório local, smartDOCS. Com esta solução, cerca de 60% dos documentos passaram a circular de forma electrónica entre o Gabinete do Secretário de Estado do Orçamento e Direcção Geral do Orçamento possibilitando uma redução de 20% nos custos dos serviços de estafetas. Estima-se em 50% a redução de circulação do volume de papel, 30% de redução de custos de comunicações via telefone e 25% de redução do tempo de tratamento dos processos.