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A solução implementada pela Fujitsu, baseada no sistema de gestão documental smartDOCS®, permite à ACSS a desmaterialização de toda a documentação recebida no expediente.
A ACSS, optimizou os processos internos de requerimentos de Recursos Humanos através da utilização de fluxos de trabalho pré-definidos, o que permitiu atingir uma melhoria significativa na agilização da circulação e do tratamento dos documentos. Ao nível do tratamento da documentação recebida, o expediente passou a estar munido de tecnologia inteligente de OCR permitindo a separação automática dos documentos através de código de barras e captura semi-automática da informação neles contida, que melhora significativamente a produtividade das tarefas de digitalização e indexação.
A solução de captura cria automaticamente os documentos na gestão documental - smartDOCS® - com a meta-informação recolhida e efetua a distribuição automática da correspondência para os respectivos departamentos.
Os emails dirigidos à caixa de correio geral da ACSS, são igualmente integrados automaticamente no smartDOCS® através de uma solução de monitorização possibilitando o seu registo e posterior distribuição para os correspondentes departamentos.
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Optimização das tarefas de tratamento, catalogação e distribuição da documentação tratada no Expediente;
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Redução significativa do esforço do trabalho manual;
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Processamento diário dos documentos entrados;
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Melhoria da qualidade dos dados;
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Redução do tempo de disponibilização da informação, e consequente melhoria do tempo de tratamento dos processos
A introdução da tecnologia de Captura Automática de Dados (Captiva) permitiu reduzir em 50% o tempo médio de criação de cada registo no Sistema de Gestão Documental - smartDOCS®