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人事給与システムを導入し、給与計算業務の精度向上とペーパーレス化を実現

横須賀市様 IPKNOWLEDGE 人事給与システム

IPKNOWLEDGE人事給与システムを導入し、タイトだった給与計算業務を大幅効率化。同時に、計算処理結果検証作業の精度アップとペーパーレス化を実現した横須賀市総務部人事課様を訪問。新システム運用をスムーズに運ぶにあたっての工夫、成功理由などについてお伺いすることができました。

[ 2013年6月28日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE 人事給与システム

横須賀市総務部人事課様は、企業会計に沿った上下水道事業体や保健所、高校など多様な雇用形態による機関を擁し、一般の市町村に比べ、複雑な給与計算業務を求められています。2001年1月から10年間運用してきたクライアントサーバ方式の人事給与システムは、横須賀市様特有の事情に対応するべくカスタマイズを重ね、使いやすいシステムだったといいます。

しかし10年目を機に、Web対応の新システムへの更改を決断。カスタマイズによって使いやすさを求めるシステム構築方針を180度転換。横須賀市様特有の複雑な給与計算業務を可能な限り標準機能に吸収させる方針で新システムの選定、導入に臨みました。2012年1月、横須賀市様はIPKNOWLEDGE人事給与システムの運用を開始。人事課様による徹底的な問題・課題点の洗い出し、それら一つ一つを地道に整理・解決した富士通SEとの協力がスムーズな運用開始を支えました。

【課題と効果】
1 10年間運用を続けた人事給与システムは、市特有の事情でカスタマイズを重ね、制度改正時に改修経費がかさんでいた

10年目を機に、Web対応の新システムへの更改を決断。複雑な給与計算業務を可能な限り標準機能に吸収させる方針で新システムの導入に臨んだ
2 システムのカスタマイズは避け、標準機能内に収めることを基本ルールに定めたが、自治体の独自の業務ルールで、手直しが避けられない箇所があった

人事課による徹底的な問題・課題点の洗い出し、それら一つ一つを地道に整理・解決した富士通SEとの協力によりIPKNOWLEDGE 人事給与システムを導入
3 旧システムでは給与計算の処理結果を紙出力し、チェックのために大量の紙を消費していた。また、複雑な給与計算を勘に頼りながらチェックしていた

IPKNOWLEDGE 人事給与システム導入により、給与計算は事前に計算式を入力。処理結果は、データ保存され、計算チェックの精度が向上、かつ紙出力がそっくり不要になった

新システム導入の経緯

以前に運用されていたシステムでは、どのような課題がありましたか、お聞かせください

横須賀市 総務部人事課給与係 係長 廣瀬 量一 氏の写真

横須賀市 総務部人事課給与係
係長 廣瀬 量一 氏

2001年1月から運用していたクライアントサーバ方式の人事給与システムは、とても使いやすいものでした。他都市でもよくあると思いますが、かなりカスタマイズしていました。とくに横須賀市の場合、軍港都市として発達した歴史を背景に市の組織が複雑になっていまして、その分、カスタマイズが増えていたと思います。上下水道事業を自前で持っている、市立の高等学校を運営しているなどですね。

また、当時は市立の病院も直営していました(2010年4月より指定管理者制度に移行)。そのため異なる会計基準や複雑な給与体系を取り込む必要がありまして、相当手を加えていたのです。ベンダーに頑張っていただいたので運用上の支障はまったくありませんでした。

しかし10年間運用を続けると、制度改正時に改修経費がかさむなどカスタマイズが足かせになってきました。また、機能面でできないことが増えてきました。そこで、新しいシステムに更改することになったのです。

システム選定時を振り返って

使い慣れたシステムを一新することになったのですね。どのようなご心配がありましたか

規模の割に、上下水道事業や保健所、高校などを抱えているという複雑な事業様態を、ベンダーにどこまで理解いただけるかでした。政令都市ほどではないのですが、一般の市町村に比べますと格段に複雑なのです。事前のプロポーザルでも、そのあたりについて最大限お伝えしつつ、「横須賀市としては、このようなシステムを想定しています」との資料を作成しましたが、それだけではどうしても伝えきれない部分もあります。

独特の手当とか福利厚生などもそうです。それら一つ一つについても理解していただきたかったのです。そこを「他の都市と同程度だろう」との前提で理解されると、のちのち標準機能ではカバーしきれず、カスタマイズが増え、コストがかかることが予想されたからです。

選定対象システムの評価方法についてお聞かせください

複雑な事情を踏まえますと、対象システムについて、全庁的な視点で評価する必要があると考え、各課のシステム導入などに関する支援を行っている情報システム課にアドバイスをもらいました。同課は競争性・公平性の確保のため、技術的な仕様の確認などに関してコンサルティング会社のサポートを受けていたので、他システムとの連携性や費用対効果について、より正確な判断情報を得られました。

またユーザーの視点から、使いやすいかどうかを評価するために、実務担当者にも見てもらうことにしました。その結果は客観的評価として参考になるよう、いくつかの項目ごとに点数で表すことにしました。

富士通のIPKNOWLEDGEを選定された理由について、お聞かせいただけますか

選定理由の1点目は、多くの導入実績をもつ成熟したシステムであったということです。選定の過程で、各ベンダーのシステムデモンストレーションを順に見ていきました。見栄えからして目を引くシステム、最新の機能をアピールするシステムなども拝見しました。その中で富士通のIPKNOWLEDGE人事給与は、「こなれている」との印象が強かったのです。

すでに申し上げたように、当市は、多くの自治体に比べ複雑な事情を抱えています。カスタマイズが増え、コストがかさんでしまうことは避けたいとの思いでデモンストレーションを見ていました。だからこそ、「あの事情には、この機能で対応できる」、「あの事情には、この機能のパラメーターを変えればカスタマイズをしなくて済む」ということがはっきり伝わってきたのです。それが「こなれている」という印象です。説明によれば、全国200数十団体の自治体に導入した実績があり、何度もレベルアップを重ねてきたといいます。その過程で数多くの自治体の意見を吸い上げ、ノウハウとしてしっかり反映したシステムだなと分かったのです。

選定理由の2点目は、できること、できないことをはっきりと説明していただけたことです。ベンダーの一般的傾向として、プロポーザル時に標準機能で対応可能と説明した項目が実際は違っていたため、予算に悪影響を及ぼす場合があります。ところが富士通は違いました。たとえば「この要望については標準機能の範囲外になるでしょう。その場合、プラスアルファでこのくらいの予算が必要です」と、標準機能で対応できる範囲をはっきりと示されたのです。

また「それは『標準カスタマイズ』として当初導入作業と予算で見込んでいます」という対応にも安心感を得られました。その上で、「あまり予算を圧縮しようと無理をすると、あとでこういう厳しさが予想されます」といったアドバイスもいただきました。こうした明確な回答は、やはり他都市で多くの導入を手がけている実績からくる自信なのだろうと思いました。

さらに、選定後、導入を進める過程で感じたこととして、自治体の制度に大変詳しく、私どもが問題を提起する1歩も2歩も手前で、「こうした対策を考えた方がよいのでは」との提案も数々いただきました。デモンストレーションにおける画面の印象から、多くの実績に基づく安心感を得たと申し上げましたが、確かな実績からくる信頼を感じたのは、むしろその後の導入プロセスにおいてでした。

機能面においては、どのような点をご評価いただきましたか

検索と抽出の機能が優れていると思いました。実は選定項目として、これらの機能を重視していたのです。給与計算業務では計算結果を検証するシーンが数多くあります。例えば支給額が正しいかを関連データを引き出してチェックするなどです。以前のシステムではここが弱く、各担当者の依頼を受けてシステムに精通した担当者が検索抽出のツールをつくって対応していました。

IPKNOWLEDGEでは、各担当者が当該の計算結果にマウスを当てて右クリックするだけで検索抽出ができ、Excelにデータをはき出すことができるのです。これは大きな評価ポイントでした。またIPKNOWLEDGEは、OS互換などにおいて長期にわたり動作保証されているので、将来的なリスクを吸収される点でも評価できました。

システム導入における工夫とご苦労

スムーズな導入と運用開始への過程では、どのような留意がありましたか。お聞かせください

横須賀市 総務部人事課給与係 川井 実 氏の写真

横須賀市 総務部人事課給与係
川井 実 氏

できるだけカスタマイズは避ける、パラメーターの設定などで標準機能内に収める、を基本ルールに定めました。とはいえ、自治体にはそれぞれ独自の業務ルールがありますから、手直しが避けられないところがあります。そこをしっかりと切り分けることができたのは、こまごまとした要望を全てヒアリングしていただいたからです。言い方を替えれば、当市が、希望することを洗いざらい吐き出したとも言えます。当初は私どもも遠慮がちに要望を出していたのですが、営業の方から、「後になって、『ここはどうしても、こうして欲しい』となると困ってしまいます」と促していただき助かりました。

その後は、主管課も実務担当者も言いたい放題、という感じでした。富士通に負担をかけるのでは、とも思いましたが、今振り返ると希望、要望、心配を出し切って、テーブルに載せたことがスムーズな導入、運用に繋がったと思います。たとえば、システムの移行、導入期間中に人事異動があります。途中から加わった担当者が、「以前のシステムではできたのに、新システムではできないの?」と、きわめて率直な要望を出した場合など、混乱します。だからこそ、最初の段階であらゆる要望を出し切ることが大切なのです。結果的に一つ一つの問題、課題を解決し、運用開始に至りましたが、富士通にしてみれば、注文の多いユーザーだったと思います。

もう一つ、スムーズな運用スタートに至った理由としてはデータ移行が円滑に運んだことがあります。実は以前のシステムは、その前のシステムからデータを無理矢理移植していたので、かなり移行作業に手間取るのではと心配していました。そこでも他都市で積んだ実績がものを言いました。いろいろな移行ツールを持っていて、複雑を極めていたデータにもかかわらず、スムーズに整理、移行することができました。

本格運用スタートは2012年の1月。実は同月スタートは年末調整期にあたり、新システムへの習熟と重なることで負荷増大が予想されましたが、ここを乗り切れば2013年の年末調整が楽になるので敢えて1月と決めました。結果として導入作業の負荷は思ったほどではありませんでした。

システム導入のメリット、富士通への期待

運用から1年半が経過しました。具体的にどのようなメリットを感じていますか

タイトな時間内での入力業務が、楽に運ぶようになりました。当市の給与支給は毎月15日なので、月初から半月ですべての計算とチェックを終えなければならず、以前のシステムではいろいろな面で業務負荷が高まっていました。その一つは住民税額の入力です。紙を見て手打ち入力していたものが、IPKNOWLEDGEではExcelデータを取り込めるようになりました。また計算チェックも分かりやすく高い精度になりました。

以前は、計算業務に慣れた担当者が感覚を研ぎ澄まして計算処理結果を目で追いながら、「おかしい」と思われる数字を見つけ出していました。当市は、上下水道事業や市立学校などを持っているので、それぞれの給与計算方法は異なります。それを頭に入れた上で、なかば勘に頼りながらチェックするのですから、担当者の負担、計算精度において課題がありました。それがIPKNOWLEDGEでは、計算式を入力することで簡単、迅速、高精度で、しかも誰にでも検証できるようになりました。また以前のシステムでは計算処理結果のチェックごとに紙出力していたので、全ての計算チェックを終えるまでに大量の紙を消費していました。

IPKNOWLEDGEになってデータ保存されるようになり、紙出力がそっくり不要になりました。それぞれの負荷が軽減されたことで、大型連休や年末年始時には避けられなかった計算業務のための休日出勤も皆無です。

今後の展開と富士通への期待についてお聞かせください

IPKNOWLEDGEへの要望としては、画面スペースをフルに使い、さらに使いやすさを求めてほしいです。

当市としての大きな課題としては、庶務事務業務をシステム化したいと考えています。現状、職員の出退勤の管理や引っ越しや家族構成、通勤方法の変化に関する申請は紙ベースで行っています。これをシステム化することで、職員一人ひとりがダイレクトにデータを入力可能となれば庶務事務業務を大幅に効率化できます。

富士通には、さらに多くの自治体での導入、運用実績を積んで、ノウハウを蓄積していただきたいです。ユーザーのスケールが大きく広がれば、使いやすさがフィードバックされ、さらなる業務効率化に繋がると考えています。これからもIPKNOWLEDGEを進化させ続けていただくことを期待しています。

【横須賀市様 概要】
所在地 神奈川県横須賀市小川町11
代表者 横須賀市長 吉田 雄人
人口 410,260人(165,018世帯)(2013年4月1日現在)
職員数 3,199人(2013年4月1日現在)
ホームページ http://www.city.yokosuka.kanagawa.jp/
横須賀市のご紹介

JR横須賀駅の写真神奈川県三浦半島の中心部に位置する横須賀市は、東京湾と相模湾に面した海や緑の豊かな自然が残る国際港湾都市です。ペリー来航以来「開国の町」として、また軍港都市として発展した同市には、ペリー公園、日露戦争で活躍した戦艦三笠を保存した三笠公園、日本最初の洋式灯台である観音埼灯台などさまざまな近代的遺産を見ることができます。

記念艦三笠の写真横須賀市はまた、沿岸漁業の水揚げにおいて県内最多で、海産物の直売所や朝市など、新鮮な地魚や漁業者自らが加工した水産物が、観光客の人気を呼んでいます。

うみかぜ公園からの猿島の写真年間のイベントも数多くあり、「開国花火大会」(8月上旬)、日本の伝統のみこし・山車が米軍横須賀基地内を通過、練り歩く「みこしパレード」(10月下旬)、新年を祝う年末恒例イベント「よこすかカウントダウン」などは多くの人々で賑わいます。

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