茨城県様
IPKNOWLEDGE 文書管理システム

茨城県様について

行政運営に関して茨城県様の特徴をお聞かせください

2017年9月に大井川知事が就任し、「活力があり、県民が日本一幸せな県」を目指して様々な取り組みを行っています。ICT関連施策についても、ICT関連企業など成長分野の企業や本社機能の誘致、ICTを活用した「儲かる農業」の実現、小中高等学校におけるインターネットを活用した英会話・プログラミング教育の導入などの戦略的な施策を展開しています。

庁内においても様々な改革を進めていると聞きました

職員が県の発展や真に県民のためになる本質的な仕事に、より注力できる環境をつくるため、ICTを積極的に活用した業務の生産性向上や職員の働き方改革に積極的に取り組んでいます。電子決裁の推進により内部事務を効率化するとともに、在宅勤務・モバイルワークの推進、県内4か所へのサテライトオフィス設置など、いつでもどこでも効率的に仕事ができるテレワーク環境を整備しています。

茨城県 政策企画部
ICT戦略チーム
グループリーダー
戸澤 雅彦 氏

茨城県 政策企画部
ICT戦略チーム 係長
佐藤 広明 氏

茨城県 政策企画部
情報システム課 係長
鈴木 時彦 氏

電子決裁率100％への取り組み

どのような施策を進めたのでしょうか

取り組みを始めるにあたって、各部局からは「紙の資料が多く、どのように電子決裁に対応すればよいのか」と困惑の声も挙がりました。こうした状況を念頭に、ICT戦略チームが中心となって各部局と調整のうえ施策を進めてまいりました。具体的なポイントは次の通りです。

1. 電子決裁推進の趣旨の全庁への徹底
   通知の発出や会議の場で電子決裁推進の趣旨の徹底を図るとともに、決裁の持ち回りが多い部局に対しては、直接に協力を要請。
2. 第一の目的を「意思決定プロセスの電子化」と「文書の適正管理」に明確化
   紙媒体での文書の収受が多い現状では、単純な紙の電子化ではスキャン処理の増加などにより、電子決裁による業務負荷が高まってしまうことから、決裁（判断）手続きの電子化とそのために必要な書類のみを電子化することを明確化。
3. 各部局にアンケートを実施して課題に対応
   紙によるチェック・審査が欠かせない文書があることと、スキャンにより全ての文書をペーパーレス化するのは業務の負担増になること、その2点がボトルネックとなっていたことが判明。課題点に対して、例えば審査は紙のまま実施し、判断に関する手続きを電子化することや、資料のスキャンは必要最低限とするなど、過度な負担を職員に強いないよう周知。
4. アンケート結果や各部局の運用に即した文書管理の方策の実施
   電子決裁の運用の詳細は、各部局の業務特性により大きく異なることから、各部局に運用ルールの策定を委ねた。各部局は必要に応じて、電子決裁をしやすい運用ルールを策定のうえ取り組みを推進。

施策の展開にあたりシステム側での特別な取り組みはありましたか

文書の起案や電子決裁は、2009年当時の情報システム課と富士通で導入したIPKNOWLEDGE文書管理システムを、ほぼそのまま運用しています。今回の取り組みにあたってのシステムの改修等は特段行っていません。
当システムは、起案時に専決（決裁）区分を設定することにより、本人から専決（決裁）権限を持つ者までがルート上に職員名が自動表示される仕組みや、操作過程において次操作を案内するダイアログボックスの表示、真に必要な決裁ルート上の承認・決裁者以外への参考回覧（協議）機能による情報の共有化、過去の決裁文書の再利用など、多彩な機能があり大変便利だと感じています。
システムの導入時は、富士通の皆様と担当職員が協力し、全庁内で円滑に利用してもらうための様々な方策を実施いたしました。
具体的には、利用する職員の視点に立ったわかりやすい操作マニュアルや研修テキストの整備に加え、eラーニングやFAQも用意しました。また、eラーニングの操作説明の動画の内容と研修テキストのカリキュラムを合わせることにより職員が学習しやすい形にしたり、ヘルプデスクに寄せられた質問内容を情報システム課で精査のうえ、FAQに反映して拡充する取り組みを続けるなど、システム導入後も安定稼働に向けた工夫や内容の拡充を続けてきました。
今回の電子決裁率100％に向けた取り組みにおいては、システムの操作に関する特別な研修は行いませんでしたし、ヘルプデスクに関しても問い合わせが殺到することが無く運用することができたのは、全職員の協力はもちろんですが、こうした取り組みの積み重ねも大きかったのではないかと考えております。

今後の展望

今回の取り組みを次はどのように発展させていきたいとお考えですか

電子決裁率は、ほぼ100％を達成しましたが、まだまだ職員一人ひとりに根付いているとは言えない面もあるなど課題があることも感じています。しかし、全職員が電子決裁率100％に向けた取り組みを行わなければそうした課題も見えてこなかったわけです。協力いただいた職員の皆様に感謝するとともに、文書管理・電子決裁システムをこれまで以上に活用できるよう、業務処理フローなどを総合的に整理するための取り組みを関係課などと調整・整理していき、職員が事務の効率化をより実感できるようにしていきたいと考えています。また、システム上の登録文書のデータ分析などにより、さらなる効率化や業務負荷の軽減の可能性もありますので、これらの点で富士通の皆様には今後も適切なアドバイスや新たな提案を期待しています。