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  5. 株式会社ソミック石川様

契約書の法務チェックにおける属人化を解消。「ContractEyes」導入で契約締結までの運用ルールを一本化

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株式会社ソミック石川様 導入事例


株式会社ソミック石川様では、コンプライアンスリスク低減のために、契約管理システム「ContractEyes」を導入した。
契約締結までの運用ルールを一本化するとともに、契約情報を一元化し、契約に対するリスクの可視化を実践した。

[ 2018年04月20日掲載 ]

課題と効果

1 法務チェックの属人化を解消したい。 arrow2-c 契約審査を集約して行う「リスク管理室」新設に伴い、情報の体系化をContractEyesで実現
2 契約審査の経緯を共有化したい。 arrow2-c 契約審査時の各部門との対話内容について案件ごとの履歴を管理
3 社内の契約情報を一元管理したい。 arrow2-c 全社の契約情報をContractEyesで一元的に網羅



導入の背景

「リスク管理室」の立ち上げに伴い、契約情報を体系的に管理できるツールが求められていた。

株式会社ソミック石川は、ボールジョイント・ダンパーなどの自動車製品を主力とする創業100年の企業。モノづくりのまち浜松で、自動車部品メーカーとして堅実な歩みを続けている企業である。おおらかで人間味のある社風の同社だが、「お客様や仕入先との間のトラブルは、取引に支障が出るばかりでなく、悪くするとお客様とのつながりが断たれ、 事業経営に致命的な事態を招くため、未然防止の仕組みに注目する必要があった」と株式会社ソミック石川 管理本部 リスク管理室 室長 木幡 康隆氏は話す。
 リスクの顕在化によって、会社に不利な事態を招かないためには、事前の予防策こそ要である。そうした背景を踏まえ、同社では2016年4月に「リスク管理室」を立ち上げた。コンプライアンスリスク低減を推進する事務局としての役割と、契約管理・知財管理業務を担う同社の法務部署として、リスク管理室は社内ルールの規定化と文書化を進めている。その過程で徐々に、同業務を体系的に管理できるシステムが求められるようになってきた。

木幡氏の写真
株式会社ソミック石川
管理本部 リスク管理室
室長 木幡 康隆氏

導入のポイント

契約審査情報と案件管理がトータルにサポートできる富士通の契約管理システムを採用

神谷氏の写真
株式会社ソミック石川
リスク管理室 コンプライアンスG
GL 神谷 成寿氏

同社の要件の一つが、締結情報の管理だけでなく、審査情報の履歴管理だった。同社では従来、契約審査はE-mailでやりとりしていたが、メールは埋もれがちで案件ごとの履歴管理が難しい。紙での依頼も発生するなど、運用が一本化されていなかった。その点、富士通の提案では、契約審査・締結済みの案件管理とトータルで管理できる。さらに画面がわかりやすい点や、過去データの移行方法なども好印象だった。知財システムの導入などで同社への導入実績を持つことも大きく、最終的に「ContractEyes」を採用する。
「ContractEyesは単に問い合わせのやりとりを履歴管理できるだけでなく、システムが用意している業務フローがそのまま運用ルールの統一につながったのです」と同社リスク管理室 神谷 成寿氏と木幡氏は口をそろえる。

導入効果

契約管理業務の運用ルールが浸透。審査もれなどのリスクが低減

導入から1年。すでに同社の契約審査では年間約200件超の案件がContractEyes上で管理されている。「稼働時には、運用ルールの説明と合わせて現場への説明会を繰り返し実施しました。おかげでルールが浸透し、申請もれや審査もれが無くなりました。」と同社リスク管理室 小島 常仁氏は話す。さらに他にも次の3点のような導入効果がある。

1点目は「部門ごとの業務のばらつきの平準化」である。リスク管理室が発足する前は、各部署によって、契約審査・管理とも業務レベルに差があった。それをリスク管理室で集約し、契約管理システムで体系化したことで、全社の業務とその水準が平準化できた。
2点目は「法務チェックにかかる調査時間の削減」である。従来は各部門で個別にチェックしていたが、業務集約とシステム化で、各部門でのチェックは不要となった。これによる現場負担軽減は大きい。
3点目は、「集約したデータベースの活用」である。法務部門による契約書レビューを通じて、法務部員は、各部門の主要な取引やそのリスクを理解できる。さらに申請部門は想定できる最悪の事態までシミュレーションできるのだ。「申請部門が会社の評判を意識したり、法務部員が現場の悩みを意識したりできる。リスク低減と同時に、そういう意識の変化への影響も大きいと言えるでしょう。」と小島氏は語る。


小島氏の写真
株式会社ソミック石川
管理本部 リスク管理室 コンプライアンスG
小島 常仁氏

今後の展望

海外との取引などリスクの高い案件にも対応できる体制とルールづくり

鈴木氏の写真
株式会社ソミック石川
リスク管理室 コンプライアンスG
鈴木 大輔氏

当初は限られた部署のみに展開予定だったContractEyesだが、現在は全社で利用している。「この機能はどうやって使うのか?」などと、今まで紙で申請していた利用者が積極的に質問してくる姿を目にすると、「社内運用の浸透が実感できる」と同社リスク管理室 鈴木 大輔氏は話す。さらに鈴木氏は「サポートのレスポンスも早く、満足しています」と富士通を評価している。

一方同社では、海外の契約書も増加している。「海外の取引では契約書のボリュームが多く、複雑です。さらには、複数の弁護士事務所との連携など、情報を共有すべき参加者が増えています。将来的には、それらを一連の流れで可視化できる仕組みを期待しています」と木幡氏は話す。同社は今後海外の案件などにも対応できる体制づくりと、より一層のリスク低減をすすめていく。

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株式会社ソミック石川様および担当営業




【株式会社ソミック石川様 概要(2018年4月現在)】
所在地 〒435-8560 静岡県浜松市南区古川町500
代表者 代表取締役会長 石川 晃三
代表取締役社長 石川 雅洋
創業 1916(大正5)年5月
資本金 3億2400万円
従業員数 1710名(2017年3月)
事業概要 自動車部品(ボールジョイント、ダンパー)の開発・設計・製造・販売
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株式会社ソミック石川様のロゴ

(注)記載されているお役職などの情報につきましては、2018年4月1日現在のものです。
(注)製品の仕様、サービスの内容などは予告なく変更する場合がありますので、ご了承ください。
(注)記載されている製品・サービス名、会社名及びロゴは、各社の商標または登録商標です。

【担当営業】
社名 富士電機ITソリューション株式会社新規ウィンドウが開きます
富士電機ITソリューション株式会社