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  5. 株式会社レオパレス21様

手作業で作成していた契約審査の管理簿を「ContractEyes」導入でデータべース化。全社の契約情報も把握可能に。

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株式会社レオパレス21様 導入事例


株式会社レオパレス21様では、契約管理業務の効率化のために、契約管理システム「ContractEyes」を導入した。
契約審査の大幅な効率化とともに締結済案件の把握を実現した。

[ 2018年08月20日掲載 ]

課題と効果


1 現場から申請された情報を手作業で転記。負担が大きく、誤記の可能性もある。 arrow2-c 申請情報は自動的に「ContractEyes」に格納。受付作業自体を削減。
2 メールでの審査のやりとりが、属人的になりがち。 arrow2-c 申請及び審査情報を「ContractEyes」で一元管理。法務部内での情報共有が可能に。
3 審査終了後の案件が、締結されたかどうかを法務部で把握したい。 arrow2-c 締結済案件を「ContractEyes」で一元管理。全社での情報共有が可能に。



導入の背景

年々増加する契約審査案件。業務への負荷が課題になっていた。

 株式会社レオパレス21は東京都中野区に本社を置く大手不動産会社。「人と住まいにかかわる問題を解決する」ことをビジネスとして、アパート・マンションの建築・請負・賃貸を主力に展開している。同社法務部ではBtoBの契約を中心に、(雛形がある契約書を除く)ほぼ全ての契約書に対して、審査を行っている。
 そんな中、近年、同社法務部では契約審査業務の負荷増大が課題になっていた。処理件数は年々増える傾向にあり、多い月で200件、年間では1500件程度にのぼる。申請元の事業部は、Excelの申請書に必要事項を記入し、メールで法務部に送る。それに対し、法務部では、受信後、別のExcelの管理簿に手入力で転記していた。手作業のため、担当者は作業に終日追われることも多く、誤記などの危険性もある。「受付作業の効率化が急務でした。」と株式会社レオパレス21法務部 小原 美幸氏は話す。
 審査後の締結済案件管理にも課題があった。締結済の契約書は、各部署や支店でそのまま原本保管されているため、法務部には情報共有されない。「契約審査段階の案件は法務部で把握できるが、実際に締結されたかどうかを把握できていませんでした。」と小原氏は語る。

小原氏の写真
株式会社レオパレス21
法務部
小原 美幸氏

導入のポイント

複数の製品をトライアルで比較。「ContractEyes」の操作性が同社の運用にあった。

 上記の問題を重くみた同社は、ただちにいくつかの製品を比較。トライアルで、実際に操作性を確認し、同社の運用にあっているかどうかの確認を行った。法務部内で数度のプレゼンを実施し、その結果、契約審査において現行のフローから大幅な変更を要さずにシステム導入ができ、効率化が見込めそうであること、また、契約管理機能における契約期間や履行管理アラートが契約を管理するにあたり非常に効果的であろうという理由から富士通の契約管理システム「ContractEyes」を採用する。

導入効果

段階的な導入によるスムーズな全社展開。作業の効率化と一元管理を実現。

 システム導入は、段階的に実施された。まずは法務部と情報システム部で実施。この時点で同社の既存の運用と製品の乖離を洗い出し、製品のカスタマイズや運用の変更で、乖離を無くす作業を実施した。また、さらなる負担軽減のため、人事情報との連携や、認証システムとの連携なども合わせて実装していく。そのような調整を経て、最終的に、稼働後半年で全社展開にこぎ着けた。
 当初の課題であった、「申請情報の受付作業」は、システム導入によって、作業自体がなくなり大幅に業務負荷が減った。締結済案件の把握も、新規の案件は全てシステムに登録されるようになり、可視化されつつある。
 「以前より確実に処理件数は増えているが、それを同じ人員で捌けている。(システム導入によって)1件1件の処理スピードが上がったということでしょう。またメールでの申請だと属人的にもなるが、(データベース化で)申請情報をメンバー全員で共有できたことも大きい。」と株式会社レオパレス21法務部課長 宮本 健男氏は話す。

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宮本氏の写真
株式会社レオパレス21
法務部
課長 宮本 健男氏

今後の展望

契約管理システムの導入で新たな管理体制を構築。

 富士通の対応についてはどうか。
 「問い合わせに対してのレスポンスが早いです。また、難易度の高い要求に対しても“こういう解決策はどうでしょう?”と提案してくれます。」と小原氏は話す。

 一方、同社では、今後、システム導入前に締結していた有効な契約書全件をシステムに登録する方針だ。システム導入時から検討していたものの、業務負担が大きく見送っていた計画を再始動する。さらに、アラートメール機能を駆使して、不要となった契約の終了や、契約上履行すべき義務の徹底を実施していく。社内の完全な契約書のデータベースとしてContractEyesを活用し、適切な契約管理体制を目指して、今後も業務改善が続いていく。



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株式会社レオパレス21様および担当営業




【株式会社レオパレス21様 概要 (2018年7月現在) 】
社名 株式会社レオパレス21
本社ビル
所在地 東京都中野区本町2丁目54番11号
設立 1973年8月17日(昭和48年8月17日)
資本金 752億8,236万円
代表取締役社長 深山 英世
従業員数 連結7,690名、単体6,494名
事業概要 ・アパート、マンション、住宅等の建築、賃貸管理及び販売
・リゾート施設の開発、運営
・ホテル事業
・ブロードバンド通信事業
・介護事業、他
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(注)記載されているお役職などの情報につきましては、2018年7月1日現在のものです。
(注)製品の仕様、サービスの内容などは予告なく変更する場合がありますので、ご了承ください。
(注)記載されている製品・サービス名、会社名及びロゴは、各社の商標または登録商標です。

【担当営業】
社名 富士電機ITソリューション株式会社新規ウィンドウが開きます
富士電機ITソリューション株式会社