導入事例社会福祉法人鳩山松寿会様

タブレット端末導入で発生源入力とペーパーレス運用を実現しケアの質を向上

2施設をネットワークでつないで、利用者情報を共有し、事務作業を集約して業務効率化

埼玉県鳩山町は、かつて東京のベッドタウンとして開発された鳩山ニュータウンを筆頭に高齢化が進み、2015年10月現在での高齢化率は35.9%と、県内で最も高くなっています。鳩山松寿会は増え続ける介護のニーズに応えるため、本館に加えて2017年2月、同町松ヶ丘にユニット型の東館を開設。同時にHOPE LifeMark-WINCAREを導入し、タブレット端末から発生源入力されたデータを新旧2施設間で共有することで、業務負担の軽減を実現しています。

システム導入の経緯 | 導入後の評価 | 今後の展望

システム導入の経緯

経営へのデータ活用と、ペーパーレス運用を目的にシステムを更新

東館の開園と同時にシステム導入

Q：貴施設の特徴をお聞かせください。

溝井八州夫
理事長

溝井氏：当会は埼玉県内で最も高齢化率の高い鳩山町において、訪問介護、デイサービス、在宅支援といった事業を通じ、社会貢献を行うことが理念です。1985年の開園以来段階的に規模を拡大し、現在本館は特養90床＋短期10床の計100床まで定員を増やしています。また、2017年2月に開設した東館はユニット型個室を採用し、特養が1ユニット10床×9ユニット、短期が1ユニット10床の計100床規模としています。

Q：HOPE LifeMark-WINCARE導入のきっかけをお聞かせください。

大久保氏：2014年にHOPE WINCARE-ESを導入したのですが、紙ベースの運用が長かったこともあり、システムを活用しきれていない部分がありました。そこで、東館の開園を機にタブレットを利用した新たなシステムを導入することで、ペーパーレス運用の実現をめざしました。

篠田氏：介護の現場は、非常に書類の多い業務です。タブレットを活用してペーパーレス運用にすることで、業務負担の軽減を期待しました。

溝井氏：私の立場では、業務の効率化と蓄積されるデータを経営に活用することを第一に考えていました。既存のWINCARE-ESのリース期限まではまだ間があったのですが、前倒しでの導入を決めました。

大久保喜章
庶務部長

篠田哲朗
東館施設長

タブレットの操作も短期に習得

Q：導入作業はどのように行われたでしょうか。

大久保氏：まず本館のシステムを先行して入れ替え、1か月後に東館を稼働させる方法をとりました。東館は開園と同時の導入ですから、PCの設定作業などは本館で行い、それを東館に持ち込んで接続しました。データが一元管理できるよう、サーバは本館のみに置き、2つの施設間は専用線でつないでいます。

Q：導入にあたっての苦労はありましたか。

大久保氏：システムが同じ富士通製だったので、データ移行に問題はありませんでした。操作も共通なので、操作指導は今回初めて導入したタブレットを中心に行いました。

篠田氏：タブレットは基本的にすべての介護職が操作します。いまはスマートフォンの時代ですし、PCよりハードルは低いので、すぐに理解して使えるようになりました。

導入後の評価

タブレットを活用して施設内をペーパーレス化

ペーパーレス化で業務負担軽減と情報の正確性が向上

Q：タブレットでの運用の現状をお聞かせください。

大久保氏：ユニット型の東館は、各ユニットに1台、計10台のタブレットを導入しました。本館ではまだ元の運用が残っていますが、東館は新しい運用マニュアルに沿ってペーパーレス化を実現しています。

篠田氏：タブレットを用いることで、利用者さん一人ひとりについての排泄や食事、行動などの記録や、バイタルの数値などを漏れなく入力できるようになりました。
居室にタブレットを持ち込んで入力すると、両手がふさがってしまい、本来の介護業務に影響が出る可能性も考慮し、また端末を使っての業務を「先進的」「便利になった」と評価してくれる利用者さんばかりではなく、拒否感を示される方もおられます。そのため入力作業は、個室から出てすぐの共同スペースに設置した手元の見えないカウンターの中で行っています。

Q：タブレットの利用で、どのような変化がありましたか。

タブレット端末を利用した入力風景

介護の記録などをタブレット端末で入力しています。

篠田氏：紙ベースの場合は、まずメモ書きをした後、その情報を基にもう一度記録簿に書き込んでいました。しかし転記作業を行うと、どうしても間違いが発生する可能性があります。タブレットなら1回の入力で済むので、省力化による業務負担軽減につながりましたし、情報の正確性も向上しました。
また以前は表現の仕方が職員ごとにまちまちで、記録の内容がバラバラな状態になっていました。現在は記録や表現の方法をマニュアル化し、またほかの職員の記載を簡単に参照してお手本にできるので、情報内容が統一されたのも良い変化です。

Q：今回の更新で、事務の面でのメリットはありましたか。

大久保氏：サーバの共有でデータを一元化しているので、どちらの施設からもお互いの状況を見ることができます。これにより、会計処理や入金管理を本館側ですべて行うことができるのは大きなメリットだと感じています。

溝井氏：両施設のさまざまなデータの比較が簡単にできるのはメリットです。一元管理することによって、施設間での人事異動なども障壁なく行えます。

今後の展望

蓄積されたデータの経営への活用と地域との連携の実現

タブレットを活用し、介護の質の向上に寄与

Q：現場では、データをどう活用されていますか。

篠田氏：紙ベースだった本館でのやり方と、初めからタブレットでの入力を前提にHOPE LifeMark-WINCAREを導入した東館とを比較すると、情報がきれいに整理され、活用しやすくなっていることを実感します。紙ベースでの運用のように書類がいろいろな場所に分散してしまうことがなく、一元管理されているので、見たい情報のすべてを一か所で見ることができます。
本館と東館で情報共有できることから、例えば本館で在宅サービスを利用していた方が東館に入所されるような場合、本館で受けていた在宅サービスの情報を事前に確認しておくことも可能です。バイタルなどもデータが蓄積されているので、必要に応じて体温の平均値を出したり、経時的にグラフ化することも簡単にできます。体調不良時にはそのグラフをプリントアウトして、受診時に医師に見せたり、週に1回の回診時にタブレットを持って同行し、その場で情報を提供するといった活用もしています。