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UnifIDoneの導入で大学特有の複雑なID管理業務の作業負荷が大幅に軽減

香川大学様 外観

国立大学法人 香川大学様 導入事例


大学のID管理業務は、学生・教職員の属性が複雑であること、学部の独立性が高く管理が縦割り的になりやすいなどのために統合的な管理が難しいといわれています。しかし、教育の質と学生サービス向上のためには大学業務の統合化を進める必要があり、学生・教職員のID管理は、統合を進めるカギとなります。国立大学法人 香川大学様は、4キャンパスに渡る学生、教職員のIDデータ管理業務の大幅軽減を図るため、大学向け統合ID管理パッケージ UnifIDone(ユニファイドワン)を導入。大学特有の複雑なID管理業務の効率化の環境を整備。国立大学のファーストユーザーとして、UnifIDoneを高く評価しています。

[ 2012年11月19日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: 国立大学法人
ハードウェア: 仮想サーバ PRIMERGY RX300
ソフトウェア: 大学向け統合ID管理システム  UnifIDone(ユニファイドワン)全学オプション , 仮想化ソフトウェア VMware

「学生システムや教職員人事システムなどの上位システムからユーザー情報を、そして学内に点在する下位システムからユーザーID情報を自動的に取り込み、統合的に管理するシステムがあれば、ID管理業務は格段に楽になるはず。それに応えてくれるシステムがUnifIDoneでした」

【課題と効果】
1 学生・教職員のIDデータと学内の各システムとの連携を強化し、IDデータ管理業務の効率を上げ、教育の質・学生サービスの向上を目指したい UnifIDoneの導入により、IDデータの更新業務、学内に点在するシステムとの連携が自動化。今後システムをどう運用すべきか考える余裕が生まれた
2 学生サービス向上のために、エンロールメント・マネジメントに向けた環境を整えたい UnifIDoneの利用を高度化させ、学生IDデータと出席データと連携させることでエンロールメント・マネジメント基盤構築の道筋が見えてきた

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導入の背景

離散キャンパスと新たなシステム導入で複雑化するセンター業務

香川大学様は、教育学部、法学部、経済学部、医学部、工学部、農学部の6学部と8研究科を合わせた約6,500名をかかえる、香川県で唯一の国立大学です。同学の情報基盤を担当する総合情報センターは、4キャンパス間を繋ぐネットワーク、500台以上の教育用PC、そして各研究教育活動における学術計算サービス提供のネットワークの管理、維持、整備の役割を担っています。

近年、大学の情報基盤担当組織は、学習の質保証と学生サービスの向上を図る上できわめて重要な位置づけにあるといわれます。総合情報センター センター長の本田道夫氏はその点を踏まえ、香川大学の課題についてこう語っています。「本学は地方都市の中規模大学ですが、古くは香川師範学校、高松経済専門学校、2003年には香川医科大学などを統合した歴史を持つため市内各所に4キャンパスがあるのです。各キャンパスが離れていることでセンター業務の負荷は増大しますが、それに加え、最近では新しい教育用システムや学生サービス向上のシステムが次々と導入されています。そのためスタッフの業務はどんどん複雑化しています」。

香川大学 経済学部経済学科 教授 総合情報センター センター長 本田 道夫 氏の写真
本田 道夫
香川大学
経済学部経済学科教授
総合情報センター センター長

多様な属性のID管理と数多くの下位システムとの連携を求められる大学のID管理

2011年5月、センターはID管理の見直しに取りかかりました。同学図書館・情報機構 総合情報センター 教授の林敏浩氏はこう語っています。「業務負荷が増している要因をたどっていくと、大学独特のID管理の難しさに行き当たるのです。しかもその要因は、多重的で複雑です」。

香川大学 図書館・情報機構 総合情報センター 教授 林 敏浩 氏の写真
林 敏浩
香川大学
図書館・情報機構 総合情報センター
教授

第1に挙げられる要因は、学生・教職員の属性が一様ではないことです。たとえば学生と一口にいっても、一般学生のほかに留学生、単位互換協定校の履修学生、さらに四国の場合、e-Knowledgeコンソーシアム四国の枠組みでeラーニングを受講する学生もいます。また、教職員には、常勤・非常勤、1年任期あるいは5年任期など任期限定の教員もいます。こうした多様なIDの属性が、学部ごとに管理運営されていることも業務負荷増大の要因でした。

そして第2として、ID管理業務に連携する下位システムが多いという要因が挙げられます。たとえば、外国語履修用のeラーニング、図書館利用、PCルーム利用、無線LAN、電子メール、プリンタ利用など多くのシステムが下位システムとして連携し、システムごとにユーザーIDを管理する業務が発生しているのです。

手入力に頼っていたIDデータの更新

一様ではない属性と、多様な下位システム、さらに離散する4キャンパスの要因が相まってID管理業務は複雑化し、さまざまな課題が発生していました。もっとも大きな課題は、技術職員の方々、そして各学部のシステムを利用する教職員の業務負荷増大。システムが連携する場合、認証の元になるIDやその属性、パスワードなどのデータを収納・管理するLDAPサーバがあり、ここに下位システムから「この学生のシステム利用は可能か?」とIDデータの問い合わせがくるのです。LDAPのデータは、学生の入学や卒業、教職員の赴任や定年などの節目ごとに手作業で書きかえられていました。また下位システム側のユーザー情報も、各学部や担当部署で入力していました。とくに業務負荷が増大するのは新学期。入学した学生のIDデータをCSVでLDAPに取り込むのですが、打ち間違えてeラーニングやPCルームが使えないといったトラブルは許されないのです。年度末、年度初め、センターの技術職員は深夜勤務を余儀なくされていたといいます。

導入のポイント

点在する学内システムのユーザーIDを統合管理できる点を評価。国立大学として初の導入に踏み切る

香川大学 工学部 電子・情報工学科 講師 総合情報センター 八重樫 理人 氏の写真
八重樫 理人
香川大学
工学部 電子・情報工学科
講師 総合情報センター

求められたのは、IDデータ管理を自動化するシステムでした。同学工学部電子・情報工学科講師 総合情報センターの八重樫理人氏はこう説明します。「学生システムや教職員人事システムなどの上位システムからユーザー情報を、そして学内に点在する下位システムからユーザーID情報を自動的に取り込み、統合的に管理するシステムがあれば、ID管理業務は格段に楽になるはず。それに応えてくれるシステムがUnifIDoneでした。名前が示すようにunified、つまり統合的、統一的に学内システムのすべてのユーザーIDを管理、処理できる点を高く評価しました」。

年度末にもかかわらずスムーズに運んだ導入

2012年3月から稼働を始めたUnifIDoneは、学部の壁を越えながら、それまでのID管理業務を着実に効率化しているといいます。「導入は順調に進みました。操作に関してもとくにトレーニングを必要とすることはありませんでした。ちょうど卒業、入学の時期に重なったので、多少のつまずきの懸念がありましたが、富士通のSEさんが常時サポートしてくれたこともあり、取り立てるほどの問題はありませんでした。1年後、UnifIDoneが機能して、LDAPから自動的に卒業生のIDデータが削除され、新入生のデータが流し込まれる処理を見てその効果が確かめられるわけですが、年度末にくり返されていたIDデータの入力・削除の作業は大幅に効率化されるものと期待しています」(林氏)。

香川大学様のシステム概要図です。学生システムや教職員人事システムなどの上位システムからユーザー情報を、そして学内に点在する下位システムからユーザーID情報を自動的に取り込み、統合的に管理します。教研系システムなどの他システムとも認証連携しています。

導入の効果と今後の展開

あらためてシステムの有効導入、運用を考える余裕が生まれた

稼働開始半年後、数々の導入効果が現れています。4キャンパスが離散しているために煩雑化していたIDデータ変更手続きが簡易化されたこともその一つ。以前は、たとえば工学部(林町キャンパス)の学生がパスワードなどID情報を変更する場合、幸町キャンパスの本部に出向かなければならないケースもあったといいます。しかしUnifIDoneの稼働開始後、変更手続きは各キャンパスで処理できるようになりました。「学生サービスに直結する導入効果といえます。一般に大学の学部は独立性が高いので、ケースによっては学部内で処理したいという業務も少なくありません。IDデータの管理は学部内独自の教育システムに連携しているので、そのケースの一つです。UnifIDoneが優れているのは、IDデータのパスワード再発行権限、あるいは追加・削除の権限を学部管理者に委譲するなどの設定が可能な点です。大学のIDデータ管理には必須の機能だといえると思います」(八重樫氏)。

八重樫氏は業務効率化のほかにも、見えてきた導入効果があると語っています。「UnifIDoneの導入後、各学部、そしてセンターが、システムのあり方を多面的に考えられるようになりました。理由として、UnifIDoneのおかげでシステムのID管理にかかわる制限や条件を考慮しなければならないことから解放されたことが挙げられます。その結果、システムの選択肢が増え、教育の質保証、あるいは学生サービスの向上のためにどのようなシステム導入するべきか、あるいは活用するべきか、考えやすくなったのだと思われます」。

エンロールメント・マネジメントも視野に

今後の展開について八重樫氏はこう語っています。「IDデータと出席データを上手く連携させ、エンロールメント・マネジメントが可能になってきます。また、卒業生に生涯IDを発行することで、間接的にですが、そのご子息の世代に香川大学の魅力をアピールできるのではないかとも考えています。卒業生の多くが地元香川や岡山県に就職する本学の状況を考えると、学外IDの活用に期待が持てそうです」。

さらに林氏はこう語っています。「すでに本学を含め四国内の8大学で、四国の地域作りを担う人材育成のため、 e-Knowledgeコンソーシアム四国を設立し、e-Learningによる教育プログラムを共有しています。こうした連携をさらに緊密にしていくには、まず学内のID管理をしっかりと整えておく必要があります。その意味で統合的に学内の全IDデータを管理できるシステムは欠かせないツールです」。
富士通はUnifIDoneをさらに進化させ、教育の質、学生サービスの向上に取り組む大学を支援してまいります。

【国立大学法人 香川大学様 概要】
本部所在地 〒760-8521  香川県高松市幸町1番1号
学長 長尾 省吾
創立 1949年発足
学部 教育学部、法学部、経済学部、医学部、工学部、農学部
学生数 学部生 5,696名  大学院生 843名 (2012年5月1日現在)
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【ご紹介した製品】

  • 大学向け統合ID管理パッケージ「UnifIDone」

【導入事例(PDF版)】

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