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全社員約4000名の安否確認サービスを刷新
早期登録完了と訓練時の100%回答を達成

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株式会社ヨコハマタイヤジャパン様 導入事例


日本全国で自動車タイヤや自動車関連用品などを販売する株式会社ヨコハマタイヤジャパン。同社では、災害時の社員の安否確認のために「FUJITSU Security Solution 緊急連絡/安否確認サービス」を導入した。グループ会社も含めた全社員約4000名のメールアドレス登録を短期間で完了。数回の訓練を集中して実施し、安否確認メールの回答率100%を達成した。これにより、社員の危機意識の向上につながった。

[ 2017年3月29日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: 流通・卸売
導入サービス: FUJITSU Security Solution 緊急連絡/安否確認サービス
【課題と効果】
1 安否情報の集計が手作業で、時間がかかる イメージ リアルタイムで集計ができ、回答状況もひと目で把握可能
2 災害時に通信状況が悪くても確実に確認したい イメージ 複数の回答方式を用意、メールに加えスマートフォンアプリも対応
3 確実に社員の安否を確認したい イメージ 訓練を重ねて、早期の登録完了と100%回答を達成

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導入の背景

全社員の安否確認を確実に行うことが命題

株式会社ヨコハマタイヤジャパンは、日本全国で自動車タイヤやカー用品などを販売店へ届ける卸売業を展開している。

同社では自然災害などに備え、経営管理本部が安全や防災への取り組みを主導している。安全・防災、BCP(事業継続計画)への取り組みのポリシーについて、取締役 経営管理本部 本部長の西山 浩一郎氏は次のように話す。

 「まず人があっての企業活動です。災害など不測の事態が起きた際には、社員の安全を確保することが最重要課題であり、これがBCP対策の第一歩であると考えています」(西山氏)

安否確認については従来、PHSや携帯電話の災害用伝言板を用いて報告する体制をとり、訓練も定期的に行われていた。しかし、そうした方法ではいくつかの課題が浮き彫りとなっていたという。

西山 浩一郎 氏の写真
西山 浩一郎
株式会社ヨコハマタイヤジャパン
取締役
経営管理本部
本部長

「グループ会社まで含めると社員が4000名近くおり、人の手で全員の安否を確認するには限界があります。災害用伝言板の仕組みを使っても、集計が手作業で時間がかかり、短時間での状況把握は難しかったです」と西山氏は語る。そして、「2011年の東日本大震災の際には、携帯電話がつながりにくく、大変な思いをしました。そうした課題を解消し、確実に全社員の安否確認ができるサービスを探していました」と西山氏は続ける。

導入の経緯

採用のポイントは、組織の階層管理と安否状況の可視化

さまざまな安否確認サービスを検討のうえ、採用に至ったのが、富士通の「FUJITSU Security Solution 緊急連絡/安否確認サービス(以下、緊急連絡/安否確認サービス)」である。

緊急連絡/安否確認サービスの採用について西山氏は、「リアルタイムに集計ができ、安否状況がひと目で把握できるところを評価しました。それも、複数拠点の状況を同時に確認できます。慌ただしい中でも、ひと目で状況把握ができるのは良い仕組みです」と述べる。

野部 二郎 氏の写真
野部 二郎
株式会社ヨコハマタイヤジャパン
経営管理本部
総務担当
担当部長

加えて、「全国にわたる当社の組織構成に対応できる階層と、詳細な対象エリアを設定できる点も採用を後押ししました」と話すのは、経営管理本部総務担当 担当部長の野部 二郎氏だ。

そして、緊急連絡/安否確認サービスが複数の回答方式を用意している点も評価された。緊急連絡/安否確認サービスでは、災害時に起こる輻輳の影響を受けにくいメール回答方式に加え、スマートフォン用のアプリも用意している。

さらに、「気象情報との連動も優れた機能です。対象エリアへ的確に一斉通知してくれるので、非常に有効だと感じました」と西山氏。現在は、震度6弱以上の地震が発生した際に、システムから対象エリアにいる社員に、安否確認メールが自動的に一斉通知されるように設定している。

緊急連絡/安否確認サービスの導入を決定し、2016年2月からはテストサイトでの試験運用がスタート。操作方法の習得、必要な登録情報の把握、問題となり得るポイントの洗い出し、本番用の登録データ作成などが行われた。2016年4月には本番サイトが稼働スタート。社員によるメールアドレス、スマートフォンアプリの登録も開始された。

ヨコハマタイヤジャパンが導入した「緊急連絡/安否確認サービス」

導入のポイント

短期間で登録率100%を達成、安否確認回答率も100%に

しかし、メールアドレスの登録中に熊本地震が発生。この経験からも同社はサービスの早期運用開始が重要と考え、訓練を繰り返し行い、全社員の登録を素早く完了させた。

野部氏は、「導入当初、仮訓練を数度実施しました。仮訓練のたびに未登録者を確認し、根気強く登録指導を繰り返しました。その際、『訓練は本番のように真剣に、本番は訓練のように冷静に』の姿勢を社員へ徹底しました」と話す。

経営管理本部 総務担当の丸山野 晶子氏は、「社員の登録進捗を一覧で見ることができ、未登録の社員には指導をすることで、早い段階で登録を完了できました」と話す。さらに、社員への登録を促進すると同時に、その管理者である各エリアの上長が集まる会議などにも丸山野氏が参加し、デモンストレーションを交えながら説明を行い、緊急連絡/安否確認サービスの定着を図ったという。

こうした取り組みが実を結び、導入開始から約1カ月で、グループ会社も合わせ約4000名全社員の登録が完了した。

全社員の登録が完了した後も継続して訓練は実施され、2016年6月初旬に行われた訓練では、短い時間で100%の回答率を達成している。西山氏は、「以前の方法では訓練開始1時間で20%にも満たなかった回答率が、緊急連絡/安否確認サービスの導入後は1時間で97%の回答を得ることができ、最終回答率も初めて100%を達成できました。大変満足のいく結果でした」と高い回答率を評価する。

丸山野 晶子 氏の写真
丸山野 晶子
株式会社ヨコハマタイヤジャパン
経営管理本部
総務担当

また、緊急連絡/安否確認サービスの使い勝手について丸山野氏は、「メール送信もボタン1つでできますし、リアルタイムで回答の集計ができます。訓練では15分ごとに進捗を確認して、拠点ごとにまとめたデータを可視化しましたが、こうした作業も短時間で行えます」と話す。

サービスを利用する社員からは、「送信されてきたメールに対して回答を選択して返信するだけなので負担が小さく、安否確認通知が来たらすぐ返信をするという意識が高まった」との声があがった。

今後の展望

人以外の資産についても状況確認ができるように検討を進める

ヨコハマタイヤジャパンでは、その後も継続して緊急連絡/安否確認サービスを使った訓練を実施している。年に2回の全社訓練に加え、エリアごとでの訓練も年2回実施し、合計年4回の訓練を行っている。野部氏は、「訓練の目的は、操作を忘れないようにすることと、メールアドレスが変更になった時の更新忘れを防ぐという意味があります。こうした運用により、社員の危機意識をさらに向上させています」と話す。

今回の緊急連絡/安否確認サービス導入では、提案から設定、運用に至るまで、富士通では積極的なサポートを行った。「さまざまな質問やお願いをしましたが、富士通はとても真摯に、丁寧に対応してくれました。そのおかげもありスムーズに導入が進みました」と富士通の対応を高く評価している。

最後に西山氏は「緊急連絡/安否確認サービスの導入により、社員の安否確認については確実にできるようになりました。今後は、建物や施設など、人以外の資産についても状況確認できるよう、運用していきたいと考えています。当社はタイヤを主に扱っている会社です。緊急車両や物資派遣など、災害時には車を活用する機会も多いです。そうした車への対応や安定的な供給は社会的に重要な役割ですので、これからも体制をしっかり作り維持していきます」と今後の展望を語った。

【株式会社ヨコハマタイヤジャパン様 概要】
創業 2009年7月
代表者 三上 修
従業員数 2,500名
概要 2009年に横浜ゴム株式会社の国内タイヤ販売会社として設立。横浜ゴムが企画・開発・研究・製造するヨコハマタイヤ(乗用車用、トラック・バス用、産業車両用)をメインに販売・マーケティング・卸売・サービスを行う。横浜ゴム製品以外にも、アルミホイール、カー用品、カーオーディオなどの商品を販売。カーライフという視野に立ち、地域の顧客ニーズに応えるきめ細かいビジネスを展開している。
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【導入事例(PDF版)】

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