GTM-MML4VXJ
Skip to main content

BCP強化に向けて安心かつ高信頼の安否確認システムに刷新
返答率の大幅な向上と運用管理の負荷を軽減

「ありがとう」があふれてる会社

伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社様のロゴ

伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社様 導入事例


マンションやビル、学生会館などの管理や運営を手がける伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社。同社では東日本大震災をきっかけに、災害発生時におけるBCP(事業継続計画)を見直し、社員の安否確認のために「FUJITSU Security Solution 緊急連絡/安否確認サービス」を導入。実際に訓練を重ねながら、さまざまな取り組みを行うことで、安否確認メールの返信率を向上させ、さらなるBCPの強化を実現した。

[ 2015年7月7日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: 不動産総合サービス
導入サービス: FUJITSU Security Solution 緊急連絡/安否確認サービス
【課題と効果】
1 安否確認メールの返信率向上でBCPを強化したい イメージ 多様な回答手段と社員の意識改革により、返信率を向上
2 メールアドレスのメンテナンスに工数がかかる イメージ 登録更新管理の仕組みづくりで、常に最新のメールアドレスで運用
3 安否確認の情報収集に時間がかかる イメージ リアルタイムに集計でき、一目で状況把握が可能

icon-form本事例に関するお問い合わせ

導入の背景

震災を機にBCPを再検討、安否確認メールの返信率向上が課題に

伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社は、マンション管理事業、ビルマネジメント事業、レジデンシャル運営事業を展開する総合不動産管理・運営会社だ。取締役 特命事項担当役員(兼)IUC総合技術研究所長 岩井 寿一氏は、「『ありがとう』があふれてる会社という経営理念のもと、長年培ってきたノウハウと伊藤忠グループの総合力を生かし、きめ細やかな住生活のワンストップサービスを提供しています」と事業の特長を話す。

同社が災害などに備え、BCP(事業継続計画)を策定したのは2009年のことだ。特命事項担当役員付 BCP・ISMS・全社運動担当課長 北村 泉氏は当時をこう振り返る。

「以前からリスクマネジメントへの取り組みを行っており、2009年には改めて事業継続計画書としてマニュアルを作成しました」(北村氏)

岩井 寿一氏の写真
岩井 寿一
伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社
取締役
特命事項担当役員
(兼)IUC総合技術研究所長

BCP策定以降は年に1回、マニュアルに基づき、災害発生を想定した訓練を行ってきたという。

北村 泉氏の写真
北村 泉
伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社
特命事項担当役員付
BCP・ISMS・全社運動担当課長

BCPを見直すきっかけとなったのは、2011年3月の東日本大震災だ。その経緯を北村氏は、「震災直前の3月1日に、BCPに基づいて訓練を行っていました。訓練では災害伝言ダイヤルを利用し、メールで社員の安否確認を行いましたが、返信率は約80%でした。震災の際も返信率は同程度で、今後同じような災害が発生した際に返信率を100%にする仕組みづくりが必要であると考えました」と話す。

当時の安否確認の方法では、組織変更や社員の入退社などによるメールアドレスのメンテナンスの負荷や、メーリングリストを利用して受発信を行っていたため集計に時間がかかるといった点も課題であり、改善要件に取り入れられた。

導入の経緯

公的機関でも採用されている安心感と信頼性の高さを大きく評価

同社が社員の安否確認のために導入したのが、富士通の「FUJITSU Security Solution 緊急連絡/安否確認サービス(以下、緊急連絡/安否確認サービス)」である。

「複数のサービスを比較検討した結果、公的機関をはじめ多くの実績があり、最も安心感のあるサービスであると評価しました」と、岩井氏は採用した理由を語る。

加えて、機能の充実や信頼性の高さも採用の要因となったという。このサービスは、災害発生時にネットワークが混雑する「輻輳」の影響を受けにくいEメール機能が特長だ。輻輳を受ける前の災害当初、気象情報と連動した安否確認の自動配信機能によって、迅速な通知ができる。一方、災害発生時に起こる輻輳には、影響を受けにくいメール回答を採用。さらに回答率向上を考慮し、1文字入力という簡単な回答操作、柔軟なグルーピング機能や権限設定など、簡単で確実な情報伝達により威力を発揮する。実際、緊急連絡/安否確認サービスは、東日本大震災時、富士通社内や導入先でも正常に稼働し、高い効果を実証した点も導入を後押ししたという。

2012年7月には、サービス利用を開始。9月には新たに作成されたBCPのもとで全社訓練が行われ、緊急連絡/安否確認サービスを活用した安否確認も行われた。

北村氏は、「BCPの見直しを行うと同時に、どんな訓練が効果的なのかも調査し、災害時における24時間のスケジュールを作成しました。それに基づき、本格的に緊急連絡/安否確認サービスを利用して訓練に臨みました」と述べる。

伊藤忠アーバンコミュニティが導入した「緊急連絡/安否確認サービス」

導入のポイント

目的の明確化と共有により返信率の大幅な向上を実現

しかし、最初の訓練では思ったほど返信率を上げることができなかったという。

「理由はいくつかありますが、サービス導入から訓練まで時間があったため、登録したメールアドレスなどの情報が古くなっていた可能性がありました。社内の人事システムからデータ取得して、それを一括登録機能により常に最新のリストで運用できる仕組みを構築しました」(北村氏)

その後さらに訓練の目的を明確化し、周知することで、返信率の向上につなげることに成功した。「『災害などの際には、社員全員、最後の一人まで探しに行く』という責務があると当社では考えています。そのために、安否確認メールの返信をしてもらうことを社員にくり返し周知することで、返信率も向上していきました」(北村氏)

同社では2013年から、安否確認の訓練を2カ月に一度行っている。各部署での返信率なども発表しており、「返信率100%という部署も多く、今では全社での返信率は96%以上となっています」と岩井氏は効果を語る。

緊急連絡/安否確認サービスの導入により、大きな課題となっていた返信率の向上を達成するとともに、集計に時間がかかるといった運用面の課題も解決している。返信状況はリアルタイムに集計され、グループ単位での集計や回答状況の色分け表示も可能なため、素早く状況を確認・把握することができるようになった。

今後の展望

バージョンアップによりスマートフォン専用アプリの活用も検討

同社では2015年4月、緊急連絡/安否確認サービスのバージョンアップを行い、機能の拡張や強化とともに、スマートフォン専用アプリが追加され、今後の活用方法を検討中だ。

システムの運用管理を担当する、特命事項担当役員付の菅生 英里子氏は、「スマートフォン専用アプリは使い勝手も良く、プッシュ通知もできるので、今まで以上に確実な情報伝達が可能になると思います」と専用アプリを高く評価する。加えて、管理画面の見やすさ、使い勝手なども向上しており、ますますシステムの管理もしやすくなると菅生氏。

北村氏は緊急連絡/安否確認サービスの導入について、次のように評価する。「当社の事業はビルやマンションの管理であり、災害時には、お客様の建物の状況をいち早く確認し、担当者が駆けつけることが責務です。しかし、災害時には必ずしも担当者が対応できる状況かは分かりません。誰が対応できるのかなどの状況を把握するためにも、緊急連絡/安否確認サービスはとても重要な位置づけのシステムであると考えています。事業継続のための『頼みの綱』と言っても良いと思います」

菅生 英里子氏の写真
菅生 英里子
伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社
特命事項担当役員付

同社では今後も緊急連絡/安否確認サービスを活用し、災害など不測の事態に備えるとともに、活用範囲の拡大も計画している。

「今回の導入は全国の支社や支店、営業所などの拠点に在籍する社員を対象にしたものです。今後は、全国の建物に常駐して業務を行っている管理員の安否確認の仕組みについても検討していきます。管理業務の現場では、高齢の方もおりますので使い勝手なども考慮しながら、安否確認サービスの導入をさらに進めていきたいと考えています」と岩井氏は今後の展望を語った。

【伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社様 概要】
創業 1974年6月
代表者 代表取締役社長 長田 邦裕
従業員数 2,025名/うち現地管理員等1,382名(2015年3月31日現在)
概要 伊藤忠商事グループで、マンション管理事業、プロパティマネジメント事業、ビルマネジメント事業、レジデンシャル運営事業を展開する総合不動産管理・運営企業。近年では「地球にやさしい環境づくり」や「高齢化社会のサポート」に積極的に取り組み、2009年には、奈良県吉野山のさくらを育成・保護する「さくら咲(さく)競(ら)プロジェクト」を開催するなど、さまざまな環境保護活動にも注力している。
ホームページ 伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社様 ホームページOpen a new window

【導入事例(PDF版)】

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

お問い合わせはこちら

Webでのお問い合わせ

入力フォーム

当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。

お電話でのお問い合わせ

0120-933-200 富士通コンタクトライン(総合窓口)

受付時間 9時~17時30分
(土曜・日曜・祝日・当社指定の休業日を除く)