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事業拡大に伴い複雑化するグループの予算管理業務を 新システム導入によって効率化・精緻化・高度化

PRESTIGE INTERNATIONAL

株式会社プレステージ・インターナショナル様 導入事例


BPO(Business Process Outsourcing)サービスの提供で知られるプレステージ・インターナショナルでは、事業の拡大に伴い国内14社、海外14カ国17拠点に展開するグループの予算管理にかかわる業務負荷が増大。その問題解消に向けて、富士通の支援を受けて予算管理システム「SAS Financial Management」を導入した。従来のExcelベースで行われていた管理プロセス、データを同システム上に統合することで管理業務の大幅な効率化を実現。統制の強化にも貢献している。

[2014年9月掲載]

【課題と効果】
1 複雑化する国内・海外拠点のグループ予算管理業務を効率化したい arrow2-c 多言語、複数通貨対応によりグローバルな予算管理システムを実現、予算管理業務の負荷を約50%削減
2 予算管理プロセスを標準化して統制を強化したい arrow2-c 予算管理フローの電子化・自動化や過去データの管理などにより統制を強化
3 適正な経営判断を支援できる情報基盤を整備したい arrow2-c 予算見直し等の柔軟な対応、予実情報のタイムリーな提供を実現

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導入の背景

グローバル規模で事業が急速拡大するなか非効率な予算管理作業が課題に

ロードアシスト事業、インシュアランス事業、プロパティアシスト事業、CRM事業、カード事業など多様なBPOサービスをグローバルに展開するプレステージ・インターナショナル。予算管理の課題について、同社執行役員経営統括部長の中山克哉氏は次のように語る。

「我々はグループ企業各社の予算編成や進捗・予実管理を統括する立場にあるわけですが、近年、グループ企業が増加し国内外の取引先が急速に拡大することに伴い、管理作業がますます複雑になることが切実な課題として浮上してきていました」

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中山 克哉
株式会社プレステージ・
インターナショナル
執行役員 経営統括部長

同グループでは、事業主体となる部門単位・顧客単位・案件単位で詳細に予算を管理している。現在、予算を管理すべき部門数は全世界で280にものぼっているという。事業拡大に伴い、この件数が急速に増加しているのだ。

このことに加え、複雑な予算管理作業が重荷となる。従来の予算編成プロセスは次のようなものだ。まず本社がExcelベースの「予算シート」を各部門に提供する。次に各部門が予算案を元に数値入力を行い、本社側へ送付する。本社では、Excelファイルを一つ一つ開き、予算値の検証や配賦、集計などの一連の処理を行う。

「予算編成・予算進捗・予実管理を含め、すべてExcelをベースとした手作業が主体なため、管理側では多くの手間が必要でした。また各部門が作成した予算シートの内容を適正に解釈、集計するためのスキルも不可欠でした。そうした人に依存するやり方自体が労力的にもすでに限界に来ているというのが実感でした」と説明するのは、経営統括部 予算統制課の小林啓慈氏だ。

加えて、こうした方法ではそれら各部門と本社側のやり取りについての履歴が残らず、また数値の入力・集計ミスなどのリスクを抱えているといった統制上の問題もあった。

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小林 啓慈
株式会社プレステージ・
インターナショナル
経営統括部 予算統制課

このような背景のもと、業務効率性やガバナンス強化の両面から、予算管理システムを導入しプロセスを標準化・自動化することが求められていた。

導入のポイント

細かな粒度での予実管理を実現する高い柔軟性・拡張性がポイント

予算管理システムの選定にあたり同社では、各ベンダーが提供する製品を対象に検討を進めた。その結果、多言語・複数通貨などのグローバル対応という条件を満たしながら、同社の抱える課題に最も合致しているSAS Institute Japan社の「SAS Financial Management」(以下、SAS FM)を採用した。

多言語、複数通貨対応だけではなく、データの収集・集計に必須となるETL(Extract/Transform/Load)、さらには管理連結機能などが標準装備されていたこともSAS FMの大きなアドバンテージだった。なかでも重要な評価ポイントとなったのが、部門・案件単位という細かな粒度で予算管理を行う同社独自の要請にも応え得る柔軟性、拡張性を備えていることである。「当社グループでは、1つの部門が複数の顧客を抱えており、それら個々の顧客に提供するサービスごとに予算や実績の編成・管理を行う必要があります。つまり“一山いくら”ではなく、“リンゴ1個いくら”という詳細な単位で予実管理を行っているのが、我々の予実管理業務における大きな特長なのです」と小林氏は説明する。

続いて同社では、そうしたSAS FMを自社の業務にフィットさせ導入を行いインフラ整備まで一貫して委ねることが可能なパートナーとして、富士通を選定した。「富士通については、これまでも当社が運用する既存の連結管理ソリューションにおいても実績がありました。SAS Institute Japan社ともアライアンスを組んでおり、SAS FMに精通していたことに加え、何よりもシステムを構成するインフラのハードウェアからアプリケーションに至るまでをワンストップで委ねられる点、さらにはビジネスのグローバル展開を行うユーザーの支援という観点でも、大きな安心を感じました」と小林氏は強調する。

導入効果

予算管理の業務負荷を50%程度に削減

プレステージ・インターナショナルが、SAS FMの導入を決定したのが2013年5月のこと。その後、システム構築作業が実施され、2014年3月に同社の予算管理システムが稼働を開始した。

新システムでは、これまでExcelベースで行われていた部門の予算入力・本社での集約・配賦処理・集計などの予算編成、予実管理・レポーティング等の月次処理、といったプロセスが全てSAS FM上に統合され自動化されている。

現状ではシステムの使い勝手の細かなチューニングや、さらに広範かつ踏み込んだ利用をグループ内に浸透させるべく認知向上に向けた取り組みなどを続けている。そうした中、部門、本社の双方においてその成果が表れてきている。

「クライアントごとなど、細かい予算・実績の数値を時系列や累計の形で手元で見ることができるため、各部門の担当者からは『これまで出来なかったことが出来るようになった』という喜びの声があがっています。彼らの要望も『数字が見たい』から『こういう風な数字の見方をしたい』といった形に高度化してきたと手応えを感じています」と小林氏は語る。

帳票を作成する際、これまでは経理部門が管理するデータを担当者が収集・入力して独自に資料を作らねばならず、最短でも4時間程度を要していたという。今では、定型出力テンプレートや非定型帳票の作成機能がシステムに用意されており、必要な情報を自動的に収集・計算して帳票化することが可能になり、20分程度で完了するようになっている。その結果、予算管理にかかわる集計業務の負荷が無くなり、全体工数の50%程度に削減できるものと見込まれている。

「こうしたことが可能になったのも、予算管理に必要なあらゆる情報がデータベース上で一元管理されるようになったことが重要な要因。そのほかにも、これまで一旦確定すると変更ができなかった予算の数値なども、例えば四半期ごとに見直すなどといった柔軟な対応がシステム上でとれるようになりました」と中山氏は言う。また、グループ全体における予算管理プロセスの標準化、操作ログの記録などにより、グローバル規模での統制強化が実現されている。

今後の展望

経営上の意志決定を支援するより高度な情報基盤への発展を目指す

冒頭でも述べた通り、プレステージ・インターナショナルのビジネスは、年々、急速な成長を続けている。そうしたなか、これまで同社の最重要のサービス提供拠点だった「秋田BPOキャンパス」に加え、「山形BPOガーデン」が竣工。さらに2015年2月には「富山BPOタウン」もオープンする予定であるなど、サービスにかかわる設備・陣容の拡充が継続的に進められている。

「今後は、単に予実管理に留まらず、事業の成長を見据え『何をどこへ投資するのか』を判断するための指標を提供し、意思決定を支援するためのツールとしても活用したいと考えています。また、将来的には財務会計・管理会計の枠を超え、統計分析や予測機能を活かしてコールセンターのシフト最適化や呼量予測を行うといった業務的な領域への拡張も考えています。このような領域に対し、個別最適ではなく全体最適で現在のシステム基盤を拡張していけることがSAS FMの強みと考えています」と中山氏はビジョンを語る。

【株式会社プレステージ・インターナショナル様 会社概要】
設立 1986年10月
所在地 東京都千代田区麹町一丁目4番地半蔵門ファーストビル2階
資本金 11億2,587万円( 2014年3月31日現在)
代表取締役社長 代表取締役 社長執行役員 玉上 進一
従業員数 2,091人(連結、2014年3月31日現在)
事業概要 「エンド・ユーザー(消費者)の不便さ、困ったことに耳を傾け、解決に導く」という経営理念のもと、クライアント企業のかかえる顧客に向けたロードアシストやホームアシスト、パークアシストなどのトラブル対応サービスをはじめ、CRM事業やカード事業といった広範な領域におけるBPO(Business Process Outsourcing)事業をグローバルに展開。
ホームページ http://www.prestigein.com/Open a new window

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  • SAS、SASロゴ、記載されているすべてのSAS Institute Inc.の製品名・サービス名は、米国およびその他の国におけるSAS Institute Inc.の登録商標または商標です。

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