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移動時間を業務に充て作業負荷を分散軽減、顧問先企業と画面を共有し遠隔コンサルを実現。社会保険労務士のワークスタイルを大きく変えたSaaS型人事給与計算システム

澤田労務情報事務所様 顧客の相談に応じているイメージ

澤田労務情報事務所様 導入事例


「社会保険労務士(以下、社労士)」は、企業の健全な発展と、企業に働く労働者の福祉向上のため、雇用や社会保険に関する法律、あるいは人事・労務管理の専門家として技能を発揮するエキスパートだ。近年、多様化する労働形態を背景に、各企業に合った人事労務管理のコンサルティングのニーズが高まっている。コンサルティングの質を維持向上させつつ、より多くの顧問企業とのコミュニケーションを密に保つという、いわば二律背反の状況を一変させ得るソリューションとして、今、SaaS型人事給与計算システムに期待が集まっている。

[ 2013年4月3日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: 社会保険労務士
製品: FUJITSU Enterprise Application GLOVIA smart きらら 人事給与

顧問先企業の給与計算業務のみならず、中堅・中小企業にとって有用な情報を提供するなど常にサービス向上に努める澤田労務情報事務所様。制度改正への対応、メンテナンス等の作業負担を軽減するために、SaaS型サービス「GLOVIA smart きらら 人事給与」(以下「きらら 人事給与」)の利用を開始。顧問先企業訪問の移動途中にも給与計算業務処理が可能となったことで、月中数日間に集中していた同業務の作業負荷を分散・軽減。顧問先企業と画面情報を共有できる機能を活用し、サービスレベルのさらなる向上と新規顧問先企業開拓への余力を得た。

【課題と効果】
1 顧問先企業への往き来、所管の役所への移動に要する多くの時間を有効に使いたい。 インターネットに接続でき、PCさえあれば、移動途中も給与計算業務の処理が可能に。月中から20日頃に集中した同業務の負荷を分散できるようになった。
2 制度改正に伴うプログラム変更やシステムのバージョンアップ作業、PC故障に備えたバックアップなど、本来業務以外の作業を極力減らしたい。万一、PCを紛失した場合の情報漏洩の心配も払拭したい。 SaaS型サービスの利用で、メンテナンスや顧客データのバックアップ作業が不要に。
3 給与計算業務の負荷を軽減し、顧問先企業が必要とする他のサービス、情報を提供したい。 インターネット経由で顧問企業担当者と給与業務などの画面を共有し、必要なときにきめ細かいコンサルティングをスピーディーに展開可能に。

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導入の背景

ルーチンの給与計算業務 プラスα のサービスを重視

澤田労務情報事務所 澤田茂氏の写真
澤田 茂
澤田労務情報事務所

澤田労務情報事務所を主宰する澤田茂氏は、兵庫県内を中心とする中堅・中小企業十数社を顧問先としている。主な業務は、給与計算業務の受託、社会保険関連の書類作成と所管する役所への提出代行、さらには人事労務相談など幅広い。一連の受託業務のために忙しく立ち回りながら、最近、増えているのが情報収集に費やす時間だという。その一つが助成金に関する行政の情報だ。

新たなビジネスチャンスを求める中堅・中小企業を後押しするさまざまな施策に、情報収集のアンテナを向け、顧問先企業に提案するべき制度がないかウォッチ。これはと思われる助成金制度があれば提案するよう心がけている。ただ助成金制度と一口にいっても、その要件はじつに多様だ。ある一定期間に限って行われるもの、受給資格を細かく定めているものなど。また年度が替わると助成額が増減する制度もある。

澤田氏は、「給与計算や社会保険関連の書類作成、提出など日々の業務をこなしつつ、各顧問先企業の状況や経営方針にジャストフィットする情報提供の積み重ねが、質の高いサービス、顧問先企業との信頼関係につながると考えています。ただ、そのためにはいくら時間があっても足りない」と語る。

制度の改定・改正に応じてシステムを改修する大変さを痛感

2012年、澤田氏はある企業から受託した給与計算業務を通し、新たなシステムの力を借りなければ、今後、より質の高いサービスを目指す事は難しいと感じたという。同氏は「じつは受託先企業の給与業務担当者がExcelに詳しい方で、自社用に組んだソフトウェアで勤怠集計や手当計算を処理するよう委託されたのです。たしかによく作り込まれたソフトウェアで、集計計算業務は楽にこなせました。しかし約1年使ってみて、メンテナンス面で次第に難しさが出てくるのではと思われたのです」と語る。

メンテナンス面で想定される難しさとは、各種の改定・改正への対応。たとえば源泉所得税額表の改定、扶養控除の改正、健康保険や厚生年金の保険料率改定、そして介護保険の適用年齢チェックなど。「当初は、Excelに手を入れ、修正を加えていけば対応できるのではと思いました。しかし修正作業では履歴をドキュメントとして残す必要があり、修正が度重なれば、やがて本来業務を圧迫するはず。また給与計算に関する、社労士の専門外の改正情報の入手も大変でした。使い手が、そういった改定・改正への対応作業をしなくてよいパッケージシステムの必要性を痛感したのです」。

システム導入のポイント

きめ細かい給与計算が簡単に対応できるシステムは案外少ない

澤田氏は数万円から十数万円の給与計算パッケージシステムについてリサーチ。さまざまのシステムについて検討した結果をこう語る。「2、3万円の比較的安価なシステムについては、バージョンアップが継続されるだろうかと考えてしまいました。では、改定・改正への対応を含めたアフターサービスもしっかりしていそうな10万円前後のものはどうかと検討しました。すると、変更の都度送られてくるCDでバージョンアップする、講習会などに参加して、説明を受けてバージョンアップするなど、100パーセント改定・改正への対応から開放してくれるパッケージシステムはなかったのです」。

顧客訪問をしている澤田茂氏の写真

また、給与計算機能について比較検討を進めていくと、顧客企業ごとに細かい設定を必要とするシステムがあることも分かったという。「たとえば精勤・皆勤手当については遅刻や欠勤が何回以下、営業職の歩合給については売上げがいくら以上と、顧問先企業により規定はそれぞれ違います。それらの設定について、専門的用語やちょっとしたExcelの知識を必要とするものが案外と多いのです」と澤田氏は語る。

画面を一見して分かった「使いやすさ」

「結局、検討を進めれば進めるほど、候補対象のパッケージシステムが1つ、1つと減っていった」と振り返る澤田氏だが、クラウドサービスによる人事給与に目を向けると、全ての要件をクリアできることが分かったという。「SaaSとして提供されるアプリケーションを利用すれば、面倒なデータのバックアップやプログラムのバージョンアップはまったく不要。税制や制度変更への対応はもちろん、新しい機能なども自動的にアップロードされるので、それらの作業負担による業務への負荷をゼロにできるのです」。

そして、「きらら 人事給与」の利用を決めた理由について、こう述べている。「画面を見て、『色使いも落ち着いていて、きっちりとしたつくりだな』との印象を受けました。長く使うには見栄えよりも使いやすさを重視したものがよいと判断しました」。

導入の効果

移動中の時間を使って給与計算も

澤田氏は2012年1月に「きらら 人事給与」の利用を決断。2月から本格的に利用開始した。専用サーバの設置やソフトウェアのインストールなどが不要ゆえのクイックスタートであったが、澤田氏はサポートセンターの対応も理由の一つに加える。「顧問先企業ごとに異なる給与計算の細部を自動化するための設定など、スタート時にやるべき作業には、やはりマニュアルを見ながら一定の時間がかかるだろうと踏んでいました。しかしこの作業も、1回の電話サポートで簡単にクリアできました」。

利用開始後間もなく、それまで社労士業務の宿命と思われていたあるいくつかの問題が、「きらら 人事給与」により解決したと澤田氏は語る。「第一は、顧問先から顧問先への移動途中の時間を、給与計算業務に充てられるようになったことです。移動途中の時間、あるいは目的地に早く着いた時など、30分程度の細切れ時間があればノートPCをインターネットにつなぎ作業ができます。とくに給与計算の締め日が重なる月中から20日にかけて、この移動途中の時間を有効利用できるクラウドサービスは、本当にありがたい。これは個人情報を含むデータはすべて富士通のデータセンターが厳重に保有し、PC側には一切保有していないためにできることなのです。もう事務所は要らなくなるのではと思うこともあります」。

【利用シーン】
事務所/顧客先、事務所から顧客先と同じ画面を見ながら対応。顧客先/移動途中、移動中に処理完了し、相談時間が増える。移動途中/事務所、移動中でも作業が可能となり業務負担が軽減。

新規顧問先企業の開拓、サービスの質向上への期待

その他の導入メリットについて、澤田氏はこう語っている。「パッケージシステムをノートPCにインストールすれば、移動途中に作業することもできます。しかしその場合、万一のトラブルに備えたバックアップ作業が欠かせませんし、顧問先企業のデータが入ったPCを持ち歩くことの不安などが常につきまといます。その点、SaaS型の『きらら 人事給与』ならば全ての不安を払拭できます」。

また澤田氏は、「きらら 人事給与」による仕事の広がり、サービスレベルのアップにつながる手応えをこう語る。「制度改正に伴う変更対応もデータセンター側において素早くなされるので、それらに向けていた情報収集の時間をサービスに振り向ける余裕も生まれました。『e-Gov』との連携機能による所管の役所への書類提出が電子化されれば、さらに余裕が生まれ、新規顧問先の開拓も可能になるでしょう」。とりわけ澤田氏が期待を寄せているのが、顧問先企業とインターネットを介し、同じ画面を共有できる機能だ。

「これは強力なツールとなります。給与計算の確認などはもちろん、各顧問先企業の状況に応じた給与体系など、有効なご提案を遠隔からスピーディーにご提示することも可能だからです。さらに『きらら 人事給与』ならではの人事考課機能も加え、中堅・中小企業において求められる、人材の有効活用に寄与できる提案などを、積極的に行っていきたいとも考えています」。

SaaS型サービス「きらら 人事給与」は、中堅・中小企業の発展、そこに働く従業員の福祉向上に取り組む社労士のサービス向上をもたらす強力なツールとなっている。

担当営業メッセージ

[左/担当SE]GLOIVA smart きらら事業部 きらら会計人事給与ビジネス部 徳山善彦の写真、[右/担当営業]株式会社富士通マーケティング 関西営業本部 ビジネスパートナー統括営業部第二営業部 近藤庫睦の写真 [左/担当SE] 徳山善彦
GLOVIA smart きらら事業部 きらら会計人事給与ビジネス部
[右/担当営業] 近藤庫睦
株式会社富士通マーケティング 関西営業本部 ビジネスパートナー統括営業部第二営業部

株式会社富士通マーケティング
関西営業本部 ビジネスパートナー統括営業部第二営業部
近藤庫睦

澤田労務情報事務所様には「GLOVIA smart きらら 人事給与」をスムーズに導入頂き、大変嬉しく思っております。人事・労務業務のエキスパートでいらっしゃる社会保険労務士の先生方に、顧問先様へのサービス向上の手段としてご活用頂けることは弊社としてもこの上ない喜びでございます。

「GLOVIA smart きらら 人事給与」は分かりやすい画面や毎日使う方のことを考慮した色使いなどパソコンに不慣れな方々にも優しいつくりです。面倒なシステムのメンテナンスも不要ですので、社会保険労務士の本来の業務に集中して頂けると考えております。
今後もますます先生方のお役に立てるサービスとして成長していけるよう努めてまいります。

【導入事例(PDF版)】

【澤田労務情報事務所様 会社概要】
所在地 〒661-0002 兵庫県尼崎市塚口町4-18-9-102
代表 澤田 茂 氏
設立 2004年(平成16年)6月

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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