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会計システムと関連システムの連携強化で入力作業を飛躍的に効率化
経理課の作業負荷を大幅に削減

— 会計システム更新を機にすべての業務フローを一から見直し効率化の目標値を設定

株式会社日伝様 商品写真

株式会社日伝 様 導入事例


企業は会計システム更新によって業務効率化を求めるが、本稼働後、定量的に効果を把握するのは簡単ではない。メカニカルパーツ & システムの専門総合商社・株式会社日伝様は、FUJITSU Enterprise Application GLOVIA SUMMITを導入することで会計システムを一新し、業務効率を飛躍的に向上。さらにシステム更新を、従来の会計業務を一から見直す好機ととらえ、すべての業務フローを定量分析。業務効率化を数値目標として掲げ、目に見える効率化を実現している。

[ 2017年5月12日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: 商社
ソリューション: 会計システムと関連する業務システムとの連携性改善による、データ入力作業の効率化
頻繁に改正される法令・税制への対応
決算早期化
製品: FUJITSU Enterprise Application GLOVIA SUMMIT
【課題と期待される効果】
1 手作業で行っていた会計システムと関連する業務システム間のデータ連携を自動化して、会計業務の負荷を軽減したい。 GLOVIA SUMMITの導入を機に、会計システムの適用範囲を拡大。管理会計業務、連結会計業務等、従来は手作業で会計システムに連携していた作業が自動化され、会計業務が大幅に効率化された。
2 IFRS対応、ステークホルダーへの情報開示を迅速化したい。 会計業務を効率化し、決算の早期化の見通しが得られたことで、IFRSなど法改正対応、情報開示早期化の目処がたった。
3 会計システムの更新を機に、会計業務のフローを見直し、抜本的な効率化を図りたい。
新システムの設計過程で現状の会計業務フローを洗い出し定量的に分析、効率化の数値目標を設定。稼働半年後に達成度を検証しギャップを分析することで業務を抜本的に見直し、解決策を見出すことができた。

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システム導入の背景

日本のものづくりを支えてきた歴史

創業1935(昭和10)年の株式会社日伝様は、歯車、チェーン等の動力を伝える機械部品の問屋として歩みを始め、(当時、日本傳導株式会社)今日に至る。取扱商品は機械を生産する装置、設備のための部品や自動化・省力化システムで、納入先は自動車・半導体製造・食品工場と国内のあらゆる産業分野にわたり、また納入品は単価数円の部品から、数千万円のシステムまで多種多様だ。本社、4支店、37営業所、そして東部は埼玉県、中部は愛知県、西部は大阪府下に主要物流拠点を構え、即応・即納体制を敷いている。中国、タイ、ベトナムに現地法人、インドネシアに駐在員事務所を開設し海外展開にも力を入れる。

会計部門が抱える課題

株式会社 日伝様 経理部長 大島 教弘 氏の写真 株式会社 日伝
経理部長
大島 教弘 氏

同社会計部門が抱える課題は、3点あった。
1点目は、会計部門の人材に関する課題で、増員がなかなか難しいこと。また配属された社員を一人前の経理マンとして育て上げるまでに多くの時間を必要とすることだ。
2点目は、非効率的な業務だった。株式会社日伝、経理部長の大島教弘氏はこう語る。「当社はこれまで会計システムで財務会計、資産管理、債務管理を処理していました。しかし管理会計、連結会計、経費精算は個別のシステムで、また給与計算は外部に委託しておりシステムが分断されていました。そのため各システムのデータを会計システムに反映するために、いったん各情報を紙に打ち出し、それを見ながら会計システムに手入力する作業が発生していました。手入力にはどうしてもミスが伴うのでチェック作業が欠かせません。こうしたリスクや負荷を低減させる必要がありました」。また営業系システムでは、売上・購買、債権管理はデータ連携されているが、手形管理、取引先管理は手入力連携という状況だった。
そして3点目は、頻繁に改正される法令・税制への対応と、監査法人監査のレベルアップ、投資家からの決算情報開示要求に対し、いかに正確かつ迅速に応えるかなど、外部環境への対応である。「経理部門は課長を含め6名で、取引件数や売上規模に比して十分ではありませんでした。それに加え、システムの連携が十分でないため、単体決算及び連結決算作業に大きな負荷がかかっていました。その結果、常に多忙な状況にあり、経理担当者のスキルを上げ育成する余裕、外部環境に対応する余裕がなかったのです」と大島氏は語る。

システム選定のポイント

13の評価項目を定めて2つのシステムを点数評価、課題対応や要望事項の実現性が高い点を評価してGLOVIA SUMMITを採用

これら課題を解決するために、同社は会計システムの適用範囲を拡大するとともに、新システムへの入れ替えを経理業務一新の好機ととらえ、会計に関わるすべての業務を一から見直し、業務の手順とシステムの最適化を図ることにした。
2014年4月、同社経理部は次期会計システムの選定作業にとりかかった。選定対象となったシステムは、それまで運用していた統合型業務パッケージシステムの新バージョン、そしてGLOVIA SUMMITの2つだった。選定にあたっては、13の評価項目を定め、点数評価を実施。例えば評価項目の一つ一般会計では、伝票入力、検索機能、帳票出力、配賦機能、外貨機能とチェック内容は詳細である。そしてこれらの総合評価の結果から、GLOVIA SUMMITを採用。大島氏はその理由をこう述べている。「まさに13項目での評価結果が裏付けているのですが、業務の効率化、見える化、経営層にとって有用データをタイムリーに分析できる点でGLOVIA SUMMITは優れたシステムであると判断しました」。さらにシステムの発展性の観点から、「会計システムの評価では、システムの性能や、今後の拡張性も重要と考えました。GLOVIA SUMMITは、例えば管理会計の入力データの集計においても柔軟な設計になっていて、進化していくシステムであると思われました」と語る。
GLOVIA SUMMITの導入範囲は、一般会計、固定資産管理、債務管理、手形管理、リース資産管理、連結決算とした。債権管理は営業系の基幹システムを引き続き使用するため除外。アドオン機能は手形および電子記録債権の管理、管理会計帳票出力とした。「経理、財務、総務、経営企画の各現場からは、Excelとの親和性が高い点、経営ダッシュボード機能に対する評価が寄せられました。これらも有力な採用理由となっています」。

システム導入のプロセス

現行会計業務を一から見直し効率化の数値目標を設定

同社は2014年11月にシステム選定作業を終え、翌月、要件定義に着手。翌2015年4月から設計工程に入る段階で現行業務のフローを作成し、所要時間を洗い出した。そして新システム運用後の業務フローを作成し目標とする所要時間を設定、数値目標を掲げ業務効率改善に取り組んでいる。例えば、経理部門で対象となった業務は、毎月の定形伝票の起票、売上・仕入仕訳連携対応、マスタ登録・修正作業、裏書譲渡手形と銀行振込関連作業である。そしてこれらの作業について現行所要時間を積算。一方で、新システムを稼働後、同作業を何時間に短縮できるかの想定目標を立てている。システム選定時の点数評価と同様に、数値で評価しようという取り組みである。大島氏はその狙いについてこう述べている。「せっかく新たにシステムを入れ替えて業務の効率化を図るのであれば、現行の業務を一から見直し、ムダを発見し、目標数値を掲げてみよう。そして新システムを運用し、現行と目標のギャップを埋めていく過程で、まったく新たな視点で会計業務の効率化に取り組んでみたらどうか。GLOVIA SUMMITは、従来のシステムによる従来の業務処理方法に慣れた我々に、そういうモチベーションを与えてくれるシステムだったともいえます」。

新システム導入チームの理解度をチェック

システム導入のプロジェクトチームの理解度をチェックするアンケートの実施も、今回の導入において特筆される有意義な取り組みといえる。そのタイミングは、設計工程が一段落した段階だった。実施の経緯について大島氏は、次のように振り返る。「設計工程の各段階でメンバーに、『次に進むが、これで大丈夫か』と念を押していました。その場の雰囲気から、もう少し踏み込んだ確認が必要ではと思っていたところ、富士通側からも同じ意見が寄せられ、急遽アンケートを実施して理解度を確かめるべきだとなったのです」。従来の業務を新システムで処理した場合、業務・運用の実際がどう変化するかの理解度を5段階で答えるこのアンケートは、計3回、マスタ作成・登録、運用テストなどの段階で実施された。「当初の予定にはないアクションでしたが、アンケートを実施することで、運用開始後によくある『こんなはずではなかった』といった事象はほとんどありませんでした」(大島氏)。

システム導入の効果と将来の展望

会計業務の現状を定量分析することで、解決するべき課題が明確化

導入効果は、新システムによる業務効率の数値目標の達成率からうかがうことができる。システム導入前の業務所要時間から、運用開始後6か月の時点での同所要時間の差分は、経理課の主要業務が1か月あたりマイナス17.2時間、財務課が同18.9時間、総務課が同5.8時間である。
経理課の現行業務所要時間と目標所要時間の差分29時間は、当初目標の削減時間の約60パーセントという結果だが、営業系システムのマスタデータの更新方法を改善することで十分達成が可能であるという。「経理課業務の多くを占める仕訳入力では、じつは顕著な導入効果を得られています。その要因は、システムの採用理由の一つであったExcelとの親和性の高さ、そして仕訳辞書機能の使いやすさにあります。仕訳辞書で科目を分けてExcelの一覧表にしてアップロードする方法で仕訳業務が一気に進むのです」(大島氏)。
財務課の、目標の13時間減を大きく上回る18.9時間減の効率化は、裏書譲渡手形の管理を紙ベースからシステム化に移行したことが大きな要因とされる。また総務課の目標14時間減については、検証月が固定資産税の申告時期と重なったための結果で、通常月においては少なくとも想定した効率化の達成は確実と見られている。
経営企画課については、効率化が年度単位で判定されるため、年間での効率化は推測になるが、従来500時間以上を要していた管理会計帳票の作成、予算の策定・登録、配賦処理は、5分の1程度に圧縮できる見通しだという。「従来、これらの作業に必要な月次、年次の管理資料をExcelで作成しているのですが、GLOVIA SUMMITではシステムから簡単に出力できるので、劇的な時間短縮になるのです。資料作成などの事務作業から解放され、経営層を支える情報分析等に取り組めるようになったことは経営企画課にとって、極めて大きなメリットだといえます」(大島氏)。

さらなる効率化のために導入実績に裏付けられた助言を

業務効率化の目標を、達成するべき削減時間として数値化して掲げ、数か月のタームで実績を検証し、目標時間に達していない業務フローについてその要因を探る。そして対策を講じて効率化策を求めるという同社の業務改善サイクルは、今後も続けられるという。「GLOVIA SUMMITの機能をどこまで活用しているかといえば、まだ50パーセントに届いていないでしょう。しかしこれまでの業務効率化を継続すれば、会計業務全般に余裕が生まれます。その余力を、IFRS対応などに振り向けていきたいと考えています」。その上で大島氏は、富士通にこう期待する。「当社は、GLOVIA SUMMIT導入を機に、会計業務全般について一から見直し、具体的目標を策定し、そこに向かって着実に歩みはじめました。富士通には、その節目ごとに常に寄り添い、豊富な導入実績をもとにしたアドバイスをいただき助かっています。さらなる効率化に向けた助言、提言を期待しています」。
富士通はこれからも、成長を続ける株式会社日伝様の会計部門を支えるパートナーとして力強いサポートを継続していく。

担当営業メッセージ

富士通株式会社 流通ビジネス本部 関西統括営業部 第二営業部 早川 博行の写真

富士通株式会社
流通ビジネス本部 関西統括営業部 第二営業部
早川 博行

日伝様新会計システム構築プロジェクトに参画させていただき、大変光栄に感じております。
日伝様では今回のプロジェクトにおいて、単純な会計システム移行ではなく、業務全般をゼロベースで見直し、合理化・効率化及びデータの有効活用を目的とされておりました。
そのため経理部様では、日常業務もございます中、要件定義フェーズを長めに設定し、時間をお掛けいただき、大変なご苦労であったと思います。同時に、真剣に取り組む経理部様を粘り強く、しっかりとサポートした当社SEに感謝しております。
その甲斐があり、無事稼働し、効果も出てこられているということで、まずは一安心しております。 今後、さらなる導入効果実現に向け、運用フェーズにおきましても当社が少しでもお役立てれば幸いと考えております。

【株式会社日伝様 会社概要】
所在地 〒542-8588 大阪市中央区上本町西1-2-16
代表者 代表取締役社長 福家利一 氏
創業
設立
1935(昭和10)年3月
1952(昭和27)年1月
資本金 53億6,800万円(2016年3月31日現在)
従業員数 761名(連結 834名/2016年3月31日現在)
事業内容 各種装置等を仕入れ、単品・システムで生産現場に供給。またFAシステム等の知識とノウハウをもとに自動化、省力化を提案するほか、また加工品製作までトータルに提案、サポート。
ホームページ

http://www.nichiden.com/Open a new window

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