トータルファシリティマネジメント業務を支える統合基幹システムを構築
ワークフローも合わせて整備し業務の生産性向上とコスト削減を図る

その多岐にわたる事業の中で、各業務でこれまで独自に導入してきたシステムをいかに統合していくか。同社は全社業務改革の一環で、販売管理システム「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA smart ビルメンテナンス／マネジメント」と文書管理・ワークフローシステム「FUJITSU ビジネスアプリケーション Documal」、データ連携ツールを導入。各施設の設備管理業務に駐車場管理業務を加えた「業務プロセス全体のシステム化」を図り、データ連携により二重入力や二重管理も解消し、生産性や品質の向上、コスト削減を実現した。その経緯と効果について、同社取締役 常務執行役員 管理部長 原価管理推進担当 宇野孝氏、管理部 情報システム課 課長代理 向吉光博氏にお話を伺った。

[ 2015年11月6日掲載 ]

【導入事例概要】

業種	不動産管理業
ソリューション	ビルメンテナンス業向け販売管理システム
製品	FUJITSU Enterprise Application GLOVIA smart ビルメンテナンス FUJITSU ビジネスアプリケーション Documal

導入の背景

価格競争激化の中、生産性向上とコスト削減が不可欠

導入の経緯

システムが乱立し二重登録や二重管理など様々な課題が発生

業務の見直しを伴うシステム改革を成し遂げるため、同社は情報システム課と各部門の選抜メンバーからなるプロジェクトを立ち上げ、現状の業務フローの整理と課題の洗い出し、業務要件やシステム要件の検討を行った。同社が求めるシステムのあるべき姿は、従業員800名が利用するため、「誰もが使いやすく、業務プロセス全体をカバーするルール化・システム化の実現」というものだった。

課題に対する具体的な提案内容を高く評価

「『GLOVIA smart ビルメンテナンス』はビルメンテナンス業務に特化し一連の業務をカバーしており、わかりやすいユーザーインターフェースは好評でした。また駐車場管理業務のシステム化においては、賃貸管理機能をベースにアドオン構想も示してくれるなど、当社の要件を深く理解したうえでの具体的提案はプロジェクトメンバーに高評価でした」（向吉氏）
「GLOVIA smart ビルメンテナンス」、「Documal」、のデータ連携を実現するEAI（Enterprise Application Integration）ツールのシンプルな構成による運用管理のしやすさに加え、富士通グループのワンストップサポートが受けられるという安心感もポイントになった。

業界に精通したSEが課題を解決、整理しプロジェクトの運営を支援

導入プロセスで大きな課題となったのは、アドオン要件がふくらんだことだった。「必要性の再検討や運用方法による回避などの対応を行い、課題を整理しプロジェクトを軌道修正してくれました。またデータ移行や会計システムへの仕訳データ連携なども大変でしたが、きめ細かくサポートしていただきました」（向吉氏）

＜システム構成図＞

導入の効果

システム統合とデータ連携で生産性向上とコスト削減が両立

2013年9月に新システムが本稼働し、システム間連携による大幅な効率化が図れた。「従来、見積システムと契約システムが分離していたため、必要な見積情報を契約システムに手入力していました。現在は見積から定期契約、臨時契約、検収まで一連のデータ連携を実現し、二重入力の解消により生まれた工数を他の業務で有効に活用しています。月間3,000件程度の臨時契約入力業務の大幅な効率化のメリットはとても大きいものがあります」（向吉氏）
また、契約データ管理システムと契約書管理システムも個別運用でしたが、新システムにより、「GLOVIA smart ビルメンテナンス」から契約データが自動的に「Documal」に流れ、最終的に締結した契約書も関連付けて格納できる。さらに駐車場管理では「GLOVIA smart ビルメンテナンス」と「Documal」のデータ連携により、検索から契約書の作成、申し込み、計上処理まで一気通貫で行っている。二重管理やワークフローの未対応領域の解消により内部統制強化も図れ、またシステム統合により運用コストや保守コストの削減も実現した。

将来の展望

データ連携を推進し経営への貢献度を拡大

新システムの導入と合わせた業務改革により、業務スピードが格段に向上した。「従来は、現場担当者が契約書を作成し、押印のため郵送していました。現在は、『Documal』で電子申請を行い、申請業務の迅速化と手間の軽減を実現しています」（向吉氏）
「Documal」はわかりやすいユーザーインターフェースである上、従来のワークフローでは手動で行っていた承認ルートのメンテナンスも自動化でき、管理工数の大幅な削減が図れた。同社における「Documal」の評価は高く、MIDグループ全体の文書管理システムとして活用されている。
今後の展望について「今回、システムを刷新し全体最適化の実現により生産性向上やコスト削減が図れたことは投資対効果の面で大きなメリットがあります。また経営環境の変化に柔軟に応えるICTインフラの構築は競争力の強化につながります。今後、『GLOVIA smart ビルメンテナンス』を中核にフロント業務からバックエンド業務までデータ連携を推進し、さらなる効率化の実現はもとより見える化など経営への貢献度を高めていきたいと考えています。富士通マーケティングと富士通システムズ・ウエストにはシステムの安定稼働の支援とともに、当社の業務への深い理解に基づくさらに先進的な提案を期待しています」（宇野氏）
「そだつ 街を つくる」のスローガンのもと、お客様や社会の発展に寄与する同社の取り組みを、富士通は先進技術と総合力を駆使し支援していく。

【MIDファシリティマネジメント株式会社様 会社概要】

所在地	〒540-6320 大阪府大阪市中央区城見1丁目3番7号 松下IMPビル20階
代表者	代表取締役社長 斉藤 明博 氏
設立	1974年3月15日
資本金	1億円
従業員数	705名（2015年3月末現在）
事業内容	建物総合管理、マンション管理、駐車場運営、損害・生命保険代理店
ホームページ	MIDファシリティマネジメント株式会社様 ホームページ

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。