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出退勤管理、給与計算、給与明細情報作成を一元管理。経営層を人事給与業務から解放するとともに、アウトソーシングコストを大幅に削減

株式会社ライフワン様、事業所風景の写真

株式会社ライフワン様 導入事例


給与計算業務は企業の間接業務のなかでも、特に負荷が高い。雇用形態によって計算方法が変わるうえ、正確さとスピードを求められるなどがその要因。インターネット通販による住宅設備、家電販売で急成長を遂げる株式会社ライフワン様では、会社設立以来、経営層が手作業で給与計算にあたっていた。ところが社員の急増に伴い同業務の負荷が急激に上昇。同社は、今後の成長に柔軟に対応、手作業に伴うミスを払拭し、経営層を間接業務から解放するソリューションとして、「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA smart きらら 人事給与」(以下、「きらら 人事給与」)を導入した。

[ 2014年7月1日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 小売業(住宅設備機器・家電製品の販売及び取り付け)
ソリューション 人事給与
製品 FUJITSU Enterprise Application GLOVIA smart きらら 人事給与

「きらら 人事給与」を核に、手のひら静脈認証機能を備えた出退勤管理システム「C-PAKS」、給与明細Web配布サービス「i-Compass」を組み合わせたソリューションは、成長を続ける同社の急激な従業員数増加にも柔軟に対応。勤怠データ集計から、給与計算、給与明細データ作成に伴う手作業を一掃するとともに、給与計算のアウトソーシングにかかるコストを大幅に削減した。

【課題と効果】
1 手作業とアウトソーシングに頼っていた勤怠データ集計から給与計算、給与明細データ作成の作業を効率化したい。 
				出退勤管理システム、人事給与システム、給与明細Web配布サービスを組み合わせ、一連の業務をシステムで処理。従業員の急増に柔軟に対応するとともに、精度の高い人事給与業務の基盤を整備。さらには給与計算のアウトソーシングコストを年間数十万円削減。
2 従業員が急増し、処理能力が限界に近づいていたタイムレコーダーに変わるシステムを導入したい。 
				手のひら静脈認証機能を備えた出退勤管理システムを導入し、正確な出退勤管理を実現。またSaaS型人事給与システムと連携し、従業員増にフレキシブルに対応。

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導入の背景

設置工事付きの住宅設備・家電ネット通販で業績急伸

株式会社ライフワン様は、インターネット通販により給湯器、ガスコンロをはじめとする住宅機器、エアコン、食洗機などの家電を販売。ネット通販業では珍しく、設置工事にも対応。工事日程調整などをメール、あるいは24時間365日対応の電話相談で行い、全国50カ所の拠点から自社あるいは協力企業のスタッフを派遣して設置工事をスピーディーに実施。これらの工事費用を含めた販売で家電量販店並みの価格を実現している。工事の品質でビジネスを拡大し、2014年1月期決算で年間売上70億円を達成。また、設置工事を通して把握したお客様情報を手がかりに、リフォーム工事を受注する事業を新たに展開、さらなる売上増を目指している。

従業員の急増に伴い給与計算業務の負荷、ミス発生の可能性も高まる

同社は2013年、業績の急伸に伴い、給与計算・勤怠管理・明細データ作成業務などの抜本的見直しを迫られた。それまで一連の業務は経営層がタイムレコーダーから勤怠データを抽出しExcel上で残業時間など変動給データを手作業で集計。その結果を顧問社会保険労務士(社労士)に渡し、給与計算業務を依頼。その計算結果をPDFに変換し、担当者が社内グループウェアの個人給与明細欄に貼付していた。一般に、従業員が20名くらいまでであれば経営層が給与計算業務を担うケースは珍しくない。しかし同社では、ここ2年間に業績が急速に伸びたことで、従業員が増え、手作業による給与計算業務の負荷が高まっていた。同社管理部人事課・経理課 課長代理の三上敏雄氏はこう語る。「とくに電話対応スタッフなどお客様の増加に比例して増員する部署の従業員がまとまって増えたのです。出退勤データの抜けや給与計算ミス、明細データの貼り間違いなどは許されないので、チェック作業も大変になっていました。こうした課題に加え、タイムレコーダーの許容人数50名の限界が近づいていたことから、一連の業務を効率的に処理してくれるシステムを選定、導入することになったのです」。

システム選定のポイント

「きらら 人事給与」の給与計算に勤怠管理、Web明細を組み合わせたハイブリッドな提案を評価

株式会社クカメディカル 調剤システム部 営業課 課長 上原 勝巳氏の写真
三上 敏雄
株式会社ライフワン
管理部人事課・経理課 課長代理

システムの選定にあたっては、コスト、操作性、会計など他のシステムとの連携性などが評価ポイントになった。当初、有力候補に上がったのは、他ベンダー製の中・大規模向け給与計算・勤怠管理業務統合型パッケージシステムだった。同システムは数多くの官公庁で導入・運用実績があり、今後予想される従業員増にも余力をもって対応するシステムだった。しかしあらゆる職場環境に対応できる多様な機能を備えていることもあり、価格は想定をかなり上回るものだったという。三上氏はこう振り返る。「必要な機能に絞り込み、コストを抑えられないか相談したのですが、結局、システムはセットになっていて、機能の選択は不可能と分かり、選定作業は振り出しに戻りました」。

その後同社は、コスト、操作性、連携性に、フレキシブルに機能を選定できる条件を加えて選定を続けた。その結果、富士通のSaaS型業務アプリケーション「きらら 人事給与」を核に、手のひら静脈認証機能装置を備えた出退勤管理システム「C-PAKS」、給与明細Web配布サービス「i-Compass」を組み合わせたソリューションを選定した。その理由について三上氏はこのように語る。「3つを組み合わせることで、ローコストながら必要な機能を備え、従業員増にも柔軟に対応する人事給与業務環境が実現できると考えました」。そして導入に踏み切った理由を、こう述べている。「顧問社会保険労務士にお願いしている給与計算業務のコストと比較したところ、年間で60~70万円の削減が可能でした。またデモンストレーションから、画面のレイアウトや階層構造が分かりやすく、初めて給与システムを操作する人でもスムーズに使える点を高く評価しました」。

導入に際して

2カ月でデータ移行を完了しスピード稼働

8月に選定作業を終えた同社は、9月から1カ月間の並行稼働期間を設け、10月1日の本格稼働を目指した。「2カ月間でデータ移行などの作業がスムーズに運んだ理由は、富士通マーケティングとそのパートナー企業の日新情報システム、さらに当社の窓口となったクラフト情報システムの連携が緊密だったからです。移行作業では当社とクラフト情報システムが担う作業をしっかりと切り分け、それぞれいつまでに作業を終えるかのスケジュールを立てたうえで、緊密に連絡を取りながら進捗を管理しました」(三上氏)。また、例年であれば年末調整の作業で多忙を極める12月だが、2013年の年末は「きらら 人事給与」により大変スピーディーに進んだという。

システム導入の効果

ボタン操作でデータがシステムからシステムへと連携

「きらら 人事給与」、「C-PAKS」、「i-Compass」を連携して運用することで、勤怠データ集計から給与明細作成に至る業務は大きく効率化された。月締め時、タイムレコーダーから変動給データを抽出、Excelに取り込んで集計後、顧問社会保険労務士に給与計算を依頼していた一連の作業はこれらのシステムの連携で自動処理。例えば、勤怠データはボタン一つで「C-PAKS」から「きらら 人事給与」へ取り込めるようになった。また、全従業員の給与明細データは、アップロードのタイミングを指定するだけで給料日など指定日の指定時刻にWeb上で閲覧、確認が可能となり、給与明細データをグループウェアの個人ファイルに貼り込む作業は不要に。

手のひら静脈認証機能装置を備えた出退勤管理システム「C-PAKS」の写真
手のひら静脈認証機能装置を備えた出退勤管理システム「C-PAKS」

そして修正作業も容易になった。従来、出退勤の打刻忘れはExcelに取り込んだデータを目視と手作業で修正していたが、新システムでは画面上の操作で簡単に修正可能となった。さらに三上氏は、システム導入が従業員の意識面にもプラスの変化をもたらしているという。「従業員が手のひら静脈認証装置やWeb給与明細システムの便利さを身近にすることで、自社がICTを利用して業務効率化を加速させ、さらにお客様にも便利さをもたらしている、つまり『ICTはすごい』と認識したようです」(同氏)。

今後の展望

人事管理機能を活用し従業員のモチベーションをアップ

三上氏は、システム活用の今後について次のように述べている。「企業が成長を続けていくには、間接業務の負荷を可能な限り押さえ、本来の業務に取り組む時間を創り出す必要があります。『きらら 人事給与』を核とするハイブリッドな人事給与システムは、SaaS型サービスならではのスピーディーな立ちあげで経営層を間接業務から解放し、経営課題への取り組みの時間を創出しました。また人事課においても、私が出張先からシステムを閲覧し、部下に的確な指示を与えて業務遂行を加速させるなど、貴重な時間を創り出すことができるようになりました。これからはこの時間を、『きらら 人事給与』の人事管理機能を活用した人事制度の整備と充実化に振り向けていこうと考えています」。

ライフワンは、さらなる成長と従業員増に余裕をもって対応可能な人事給与業務基盤を整備。次のステップ、従業員のモチベーション向上につながる人事管理情報活用のベースの構築に取り組み始めている。

パートナー メッセージ

日新情報システム株式会社 グループ長 上嶋 登

今回、富士通グループそれぞれが強みとするソリューションをご提案し評価いただけたことは営業としてたいへん光栄に思います。三上課長様の人事給与システムへの熱い想いなど学ぶべきこと多く、結果として短納期本稼働が実現できたと考えます。

株式会社ライフワン様の成功事例をより多くの企業人事給与ご担当様にご紹介させていただき、従業員の方々のモチベーションアップに貢献できればと考えます。

(左)日新情報システム株式会社 グループ長 上嶋登、(中央)株式会社クラフト情報システム システム統括部 統括部長 竹田晃久、(右)株式会社富士通マーケティング ビジネスパートナー本部 ビジネス推進統括部関西BP推進部 近藤庫睦の写真
(左)日新情報システム株式会社 グループ長 上嶋 登
(中央)株式会社クラフト情報システム システム統括部 統括部長 竹田 晃久
(右)株式会社富士通マーケティング ビジネスパートナー本部 ビジネス推進統括部関西BP推進部 近藤 庫睦

【導入事例(PDF版)】

【株式会社ライフワン様 概要】
所在地 本社 〒163-0714 東京都新宿区西新宿2-7-1 小田急第一生命ビル14階
関西支社 〒651-0084 神戸市中央区磯辺通3-1-2 第三建大ビル10階
代表者 代表取締役 坂本 貴志 氏
設立 2005年2月1日
資本金 1,000万円
従業員数 105名
事業内容 住宅設備機器・家電製品の販売及び取り付け。住宅リフォーム・オール電化・太陽光発電の販売及び工事
ホームページ 株式会社ライフワン様 ホームページ 新規ウィンドウが開きます

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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