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スタンドアロン型からクラウドへのリプレースにより会計システムの初期・保守コストを排除し、伝票入力の利便性も大幅に向上

上津港運株式会社様 外観の写真

上津港運株式会社様 導入事例


旧来のシステムが老朽化しても、それまでと全く違う方法論をいきなり取り入れるのは難しい。しかし、OCR入力によるスタンドアロン型の会計システムを長年使っていた上津港運株式会社様は、保守切れを機に、OCR入力から脱却。財務部がリーダーシップをとり、他部門も含めたクラウドへのスムーズなリプレースを実現した今、第二のクラウド導入に着手し始めた。

[ 2013年1月28日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: 港湾運送業
ソリューション: 会計
製品: FUJITSU Enterprise Application GLOVIA smart きらら 会計

長年、1台のOCR専用機で全部門の伝票入力を行っていた上津港運株式会社様は、保守切れを機に、慣れ親しんだOCR入力の会計システムから「GLOVIA smart きらら 会計(以下、きらら会計)」へのリプレースを決断。「無料SaaS体験」サービスを利用してクラウドのメリットを評価した後、旧システムとの並行運用を経てスムーズなリプレースを実現。従来のハードウェアの初期・保守コストを排除し、伝票入力にかかる時間も約半分に短縮した。

【課題と効果】
1 長年利用していた会計システムの保守契約が終了。また、劣化に伴いOCR専用機の読み取りエラーが頻発するようになり、会計システムのリプレースが急務となった クラウドの採用により、高額なハードウェア購入・保守契約が不要に。既存のインターネット環境とパソコンを利用した、月額利用料ベースの安価なシステムへスピーディーにリプレースできた
2 スタンドアロン型の旧システムは、伝票入力が集中する月末月初に、各部門の担当者間で順番待ちが発生。また、入力した伝票に間違いがあった場合の手戻り工数が多かった インターネット接続された自席パソコンから、いつでも手軽に伝票入力・修正できるようになり、作業時間が約半分に短縮。他業務の時間を確保できるようになった
3 OCR入力に不具合が発生すると、メーカー訪問による修理が終わるまで伝票入力を中断せざるをえず、業務への影響が大きかった クラウドのサービス時間内はいつでも利用でき、また、操作方法や設定で不明点があった場合のサポートが充実しているため、業務を中断することなく安心して使えるようになった

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導入の背景

OCR入力による会計システムの保守切れを機に、新システム探しが急務に

上津港運株式会社様は、昭和26年の創業以来、日本の代表的な貿易の玄関口である神戸港で港湾荷役に従事してきた。品物をお客様の所へ安心かつ迅速に届けることを基本とする同社は、船内および沿岸において大型貨物の積み卸しに欠かせない、ガントリークレーンやフォークリフトなど、特殊機械の技術者を多数擁す。そうした技術者のスキルの高さは、同社発展の大きな原動力となっている。

同社は、本社ビルの他にも港湾内に営業所を持っているが、長年、会計業務にはスタンドアロン運用のOCR入力による会計システムを使用していた。本社ビル内の各現場担当者は、本社ビルの一室に設定されたOCR専用機の場所まで、その都度出向いて入力し、また営業所の現場担当者は、本社ビルの従業員に電話をかけて代行入力してもらっていた。当然ながら、伝票入力が集中する月末月初は、1台のOCR専用機に作業が集中。劣化に伴う読み取りエラーも頻発し、順番待ちする担当者の列が発生していた。

そうした中、保守契約の終了をメーカーから告げられ、事態は一転。新しい会計システムの導入を早急に検討する必要が出てきた。そこで、同社の財務部 部長 橋本昌樹 氏は、社内の基幹システムで20年来の付き合いになる富士通パートナーのさくらケーシーエスに、「OCR入力でいい会計システムはないだろうか」と相談を持ちかけた。橋本氏は「伝票作成の業務フローがOCR入力をベースとしていたので、できれば新システムもOCR入力で、と考えていました」と当時を振り返る。

上津港運株式会社 財務部 部長 橋本 昌樹氏の写真
橋本 昌樹
上津港運株式会社 財務部 部長

システム導入のポイント

業務効率・コスト削減の両面からクラウドのメリットを高く評価

相談を受けたさくらケーシーエスは、OCR入力の識字率の問題や市場動向、上津港運株式会社様の当時の運用課題などを総合的に考慮し、OCR入力以外へのリプレースを検討。その結果提案したのは、従来通りスタンドアロン運用できるパッケージ型の会計アプリケーションと、クラウドの「きらら 会計」であった。

この2つの提案のうち、上津港運株式会社様はクラウドの「きらら 会計」をより高く評価。担当者ごとにユーザーIDを割り当て、自席から入力できるようになれば、順番待ちを排除できる。しかも、担当者はインターネット接続されたパソコンを各自割り当てられているため、新たなハードウェア/ネットワークのコストもかからない。加えて、電話やリモート接続により、データセンターから操作方法や設定のサポートが受けられるため、問題が発生したときも迅速な解決が期待できる。

こうしたサービス内容を聞いた橋本氏は「安心して長く使えるという印象でした。しかも、イメージしていたよりもクラウドの料金が安価なことに驚きました」と語る。OCR専用機を新しく買えば、百万円単位で初期コストがかかり、いずれはまた買い替えが必要になる。慣れ親しんだOCR入力からの脱却を決断すると同時に、クラウドの本格検討に入った。

「無料SaaS体験」を利用して実際の画面・操作性を確認

クラウドのメリットを感じながらも、不安材料がなかったわけではない。「きらら 会計」に入力されたデータは、富士通データセンターで保守されるが、従業員の中には、自分の目の届かない場所にデータを置くことを不安に感じる者もいた。また、パソコンに不慣れな年配の従業員は、すべてパソコンから処理することに対し、操作上の不安を抱いていた。
橋本氏も、業務フローの変更を懸念していた。旧システムでは、現場担当者がOCR用紙に手書きし、現場の承認を経て経理が押印、その後に現場担当者がOCR専用機に読み取らせて伝票を最終入力していた。これが「きらら 会計」では、現場担当者がまず画面で伝票を入力、現場の承認を経て、経理が画面上で承認ボタンをクリック、となる。承認のフローは変わらないが、「OCR入力のときは、システムに入力する直前に経理が紙ベースで全部最終チェックしていました。一方の『きらら 会計』は、各現場担当者が伝票を完成させ、経理は画面上でボタンを押すだけ。各現場担当者が補助科目や摘要を適切に指定できるか、また経理としても、紙ではなく画面上ですべてを確認できるか、不安でした」(橋本氏)。
クラウド導入は、同社にとっても初の試みである。そこで、「無料SaaS体験」サービスを利用し、実際の機能を評価したうえで最終決定を下すこととなった。

試用期間から本稼働へ

2カ月の並行運用により、スムーズなリプレースを実現

「無料SaaS体験」サービスを利用し、実際の業務用パソコンを使って「きらら 会計」を評価した橋本氏は、「我々がやりたいことは『きらら 会計』の機能で十分間に合いますし、勘定や摘要は、あらかじめ辞書登録しておけば現場担当者も入力しやすい。これを自席からいつでも利用できれば、かなりの業務効率化が図れる」と考え、すぐに導入を最終決定した。

上津港運株式会社 総務・財務課 岡 賢一郎氏の写真
岡 賢一郎
上津港運株式会社 総務・財務課

本稼働は2012年4月に照準を合わせ、それまでの2カ月間は、OCR入力の旧システムと「きらら 会計」の両方に伝票を入力し、並行運用という形をとった。しかし、いきなりの全社展開は難しいため、並行運用は財務部のみで実施。同社の総務・財務課 岡 賢一郎 氏は、並行運用を次のように振り返る。「あのときは本当に大変でした。私は、多い日で120枚くらい入力しますが、他部門の伝票も、『きらら 会計』への入力だけは私が行い、旧システムと金額が一致するか確認しました」。

細かい設定や操作に関しては、さくらケーシーエスにサポートを依頼。岡氏は「今までと全く違うシステムに、最初は色々戸惑うことがあり、そのたびに電話で教えてもらったり、内容によっては実際に横で操作を見てもらったりもしました。何があってもすぐ対応してくれて、本当に助かりました」と語る。こうした並行運用の後、「きらら 会計」へのマスタ設定および残高移行を実施。当初の予定通り、2012年度から「きらら 会計」のみでの全社運用を開始した。

教育に多くの時間をかけることなく各部門への展開が実現

各部門の現場担当者に対する「きらら 会計」の操作教育は、並行運用を実施した財務部が担当。「操作教育といっても、振替伝票の入力の仕方くらいで、30分もかかりませんでした」と岡氏が語るように、勉強会の開催は1回のみ。パソコンに不慣れな年配の従業員に対しては、入力時に財務部に声をかけてもらい、一緒に入力しながら徐々に覚えてもらう方法をとった。

「きらら会計」による伝票入力の様子

従業員の中には、「実際にやってみたら、OCR入力より使いやすい」という声が多かったという。本稼働の開始から半年が経過した現在、財務部が他部門から操作方法を聞かれるのは、取引先を補助科目に追加したり、新しい仕訳パターンを登録するといった場合のみで、ほとんどの伝票入力は各自でこなせている。また、橋本氏が懸念していた業務フローの変更に対しても、各自が問題なく対応できているという。

導入の効果と今後の展望

業務効率化により、従業員の仕事にもプラスの変化

導入後、伝票入力にかかる時間は目に見えて短縮された。毎月の給与関係の伝票入力が半日から1時間半に短縮されたのを始めとして、約半分の時間で入力できるようになった。こうした短縮は、手戻り工数が減ったことによる効果も大きく、旧システムでは修正の際、手書きのOCR用紙を作り直してOCR専用機で再度読み取らせていたが、「きらら 会計」なら一画面で簡単に修正できるようになった。

伝票入力の効率化により、従業員の働き方にもプラスの変化が現れた。以前は、自分が入力したいときでも他の人がOCR専用機を使っていれば順番が来るまで待つしかなく、そのために残業することもあった。しかし現在は、順番待ちの必要がなくなったため、他の業務とうまく調整しながら、各自が自分のペースで入力できる。こうした効率化により、「今まで後回しになっていた仕事に着手できるようになり、業務の見直しや改善など、一人ひとりが他の業務にも取り組めるようになった」(橋本氏)。

「きらら 会計」を高く評価する同社はすでに、さくらケーシーエスのサポートのもと、次なるクラウド導入の検討を進めている。同社の給与システムは現在オフコンで運用しているが、法改正に伴って毎年発生するカスタマイズが課題の一つとなっている。クラウドの「GLOVIA smart きらら 人事給与」の導入が実現すれば、常に法改正に対応した最新のシステムを利用でき、同社にとっての新たなクラウドのメリットとなるだろう。

総務部 総務課 上笹 義正 氏、財務部 部長 橋本 昌樹 氏、総務・財務課 岡 賢一郎 氏の写真
(左から)総務部 総務課 上笹 義正 氏
財務部 部長 橋本 昌樹 氏
総務・財務課 岡 賢一郎 氏

担当パートナー メッセージ

株式会社さくらケーシーエス 産業ソリューション事業部 産業営業一部 岸本 拓也 氏の写真株式会社さくらケーシーエス 産業ソリューション事業部
産業営業一部
岸本 拓也 氏
上津港運株式会社様の会計システムの入替に携わることができ嬉しく思います。 長年ご利用されていたシステムからの入替に対しては、不安な気持ちがあったとは思いますが長期的にご利用いただけるSaaS型のシステムを導入することのメリットをよく理解していただくことができ移行に際しても前向きにご協力いただけたことを感謝しています。
今後もお客様に可愛がっていただけるように、お客様にとって良い提案ができるよう努力していきたいと思います。


株式会社さくらケーシーエス 産業ソリューション事業部
産業ソリューション開発部
中本 幸 氏

上津港運株式会社様におかれましては「GLOVIA smart きらら 会計」の操作のしやすさ、 覚えやすさから、戸惑いもなく使っていただいており大変嬉しく思っております。大きなトラブルもなく本稼働を迎えられたのは、ひとえに上津港運株式会社様のご協力があったからだと思います。
「GLOVIA smart きらら 会計」の良さは、なんと言ってもその使いやすさ。実際に使っていただくと実感していただけると思います。
発売開始以降、機能もどんどん充実されておりまさに「上昇気流」。今後にますます期待ができます。
次のステップへ向けて、良きソリューションを提案していけるようご支援させていただきたいと考えておりますので、今後ともよろしくお願いいたします。

【導入事例(PDF版)】

【上津港運株式会社様 概要】
所在地 〒650-0023 兵庫県神戸市中央区栄町通5-2-1
代表取締役社長 上笹 清 氏
設立 1968年6月1日(昭和43年6月1日設立。昭和26年創業)
資本金 4,800万円(授権資本8,000万円)
従業員数 約200名
事業内容 港湾荷役事業・港湾運送関連事業

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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