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ユーザーとSEが協調し要件定義と作り込み作業を同時進行 SaaSとPaaSのメリットを組み合わせて構築した 料理教室のWeb申し込みシステム

クラウド導入事例 京葉ガス株式会社様 料理教室のイメージ写真

京葉ガス株式会社様 導入事例


手作業で行っていた料理教室の参加申し込みから実施までの業務をシステム化。ルーチンワークの大部分を効率化し、料理教室の質的向上に取り組む余裕が生まれた。PaaS環境の中で現場スタッフとSEが協調的に要件定義、作り込み作業を進めることで現場業務にフィットした運用環境を構築することができた。

[ 2011年1月4日掲載 ]

ソリューション SaaSPaaSlineup3-iaas-0lineup4-daas-0lineup5-network-0lineup6-privatecloud-0
料理教室申し込みのWebシステム化
選んだ理由 サーバ設置が不要で運用管理負担も少ないなど、多忙な情報システム部への負荷をかけずにシステム稼働が可能だった。
採用のポイント CRMパッケージの機能を業務の細部にフィットさせるインテグレーション能力を高く評価。
業種 都市ガス供給事業

京葉ガス株式会社 ホームサービス部 ハウジング推進グループマネージャー 鈴木 弘行 氏
「Salesforce CRMサービスの機能を、いかに私たちの業務にフィットさせられるかの観点で選びました。富士通の作り込み技術のレベルは際だって高く『相当使いやすいシステムになる』と確信できました」

【課題と効果】
1 参加申し込み受付から実施まで、多大な手間を費やしていた業務の効率化を図る必要があった arrow2-c システム導入後は、手入力作業を大幅に省力化することにより、業務効率が向上し、お客様対応も迅速化した
2 情報システム部門に負担をかけずにシステムを構築する必要があった arrow2-c 特別な運用・管理作業が不要なクラウド型サービスを採用し、情報システム部門に負荷をかけない業務システム構築を実現できた
3 Salesforce CRMサービスの各機能をもとに、自社の業務内容に合わせて作り込む必要があった arrow2-c PaaS環境を駆使し、要件定義段階から実際の画面を見ながら作り込み、実業務にフィットした環境を実現できた

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導入の背景

20年以上続く地域貢献、ガスPRサービスとしての料理教室

京葉ガス株式会社様は、千葉県北西部の市川市、船橋市など首都圏のベッドタウンとして栄える10市に都市ガスを安定・安全供給し、2007年(平成19年)に創立80周年を迎えました。それを契機に「ほっと、人、あんしん。」のブランドメッセージを掲げ、安心感、暖かな炎でほっとする暮らし、環境への思いやりを重視したサービスに力を入れています。

同社の供給先として大多数を占めるのが一般家庭。そのお客様のため20年以上続けているサービスが料理教室です。地域への貢献として始まったこの料理教室が、最近とくに力を入れているのは、調理が手早くおいしくできるガスならではのメリットや、洗練された最新のガス調理機器の使いやすさを、調理体験によって実感してもらうことです。

常時定員の3倍を上回る申し込み希望者の対応に追われる

京葉ガス株式会社 ホームサービス部 ハウジング推進グループマネージャー 鈴木 弘行 氏の写真 鈴木 弘行
京葉ガス株式会社 ホームサービス部 ハウジング推進グループマネージャー

同社の市川、船橋、松戸各ショールームで開催される料理教室では、「1月コース」、「5月コース」、「9月コース」の年3期に分かれ、それぞれに初級・中級・上級者向け、メンズコース、さらに気軽に参加できる1回コースを用意。専業主婦、働く女性、男性など様々なお客様が利用しやすいスタイルをとっています。また同社には専任の料理講師がおり、お客様からは最新のガス調理機器を上手に使う料理を学べると好評です。人気のあるコースでは、定員20名の3倍を上回る応募者で賑わっています。

このきめ細かな料理教室の運営を担ってきたのが、同社ホームサービス部です。同部ハウジング推進グループマネージャーの鈴木弘行氏はこう述べています。「私たちの本来の業務は、お客様の目線で料理教室の内容をもっと魅力的に、もっと利用しやすいものにすることです。しかしハガキとEメールによる参加申し込み受け付け、抽選、通知、資料送付、さらに受講後アンケートの実施、整理までをExcel、Accessを使いながら手入力でこなす作業に大半の時間をとられ、本来業務についてじっくり考える余裕がありませんでした」。こうした事情を背景に、同社は料理教室の申し込みをWebで受け付け、アンケートの実施・分析までのシステム化に取り組んだのです。

新システムの選定と要求要件

手作業を排し、お客様の問い合わせに即答するシステムを

京葉ガス株式会社 ホームサービス部 ハウジング推進グループ ショールーム運営チーム 大田 陽子 氏の写真 大田 陽子
京葉ガス株式会社 ホームサービス部 ハウジング推進グループ ショールーム運営チーム

申し込み受付から始まる一連の業務において統合化、システム化したいプロセスは数多くあり、同時に込み入ったものでした。手入力でExcelデータ化していた参加申し込みデータ、個人情報、抽選作業、受講料の入金データ、受講履歴、受講案内や料理メニュー、アンケート文書データなどはそれぞれ独立して保存されていました。そのため、例えば抽選で選ばれたお客様に受講案内を送付する準備では、抽選結果と受講案内の文書データのそれぞれを引き出し、処理するといった作業を強いられていました。

また部内の業務効率化と並ぶもう一つの課題が、お客様側のサービス性向上でした。ホームサービス部ハウジング推進グループショールーム運営チームの大田陽子氏はこう語っています。「申し込みいただいたお客様からの電話問い合わせに即答できず、『折り返しお電話します』とお待たせしてしまう状態を早く解消したいと思っていました」。この他、申し込み内容や、空きコースの有無などの問い合わせ電話についても即答できるシステムが求められていました。

パッケージ機能を現場業務にぴったりフィットさせる技術を高く評価

京葉ガス株式会社 情報システム部CISセンター 開発推進グループ 木下 智弘 氏の写真 木下 智弘
京葉ガス株式会社 情報システム部CISセンター 開発推進グループ

新システムをSaaS型として導入することにした理由を、同社情報システム部CISセンター 開発推進グループの木下智弘氏はこう語っています。「新規にサーバを設置すると保守、運用などの業務が増え、情報システム部門の作業負荷が高まります。しかしSaaS型を調べていくにつれ、システム運用負荷が増大しないばかりか、セキュリティの確保やシステム安定稼働も見込まれることがわかったためSaaS型導入に踏み切りました」。

最終的に4社のベンダーから提案を頂きました。富士通の提案を採用した理由について木下氏、鈴木氏はそれぞれこう述べています。「情報システムとしては個人情報を扱うシステムであることからセキュリティ性を重視。この点では富士通がもっとも信頼できました」(木下氏)。「Salesforce CRMサービスの機能を、いかに私たちの業務にフィットさせられるかの観点で選びました。富士通の作り込み技術のレベルは際だって高く『相当使いやすいシステムになる』と確信できました」(鈴木氏)。

サービス実施環境のイメージ図

システムカスタマイズを成功させた要因

PaaSを駆使し要件定義と作り込み作業を並行して進めた

京葉ガス株式会社 ホームサービス部 ハウジング推進グループ ショールーム運営チーム 清水 淑江 氏の写真 清水 淑江
京葉ガス株式会社 ホームサービス部 ハウジング推進グループ ショールーム運営チーム

導入作業は2009年10月に実質スタートし、翌2010年1月、一部機能を除いてサービスインというテンポで進みました。限られた時間の中で導入が効率的に進んだ大きな理由は、京葉ガス様と富士通が課題について綿密に打合せを行い、解決策を探る作業に労力を注いだことだったといいます。

打ち合わせは週に2回、約3ヵ月間で20回以上。大田氏はこのときの様子について次のように述べています。「打合せを行っている会議室で、パソコンからセンターにつないでいただき、一歩一歩確かめるように機能追加をしながら作り込んでいくことができました。『コースの申し込みデータはここに蓄積していきましょう』『じゃあ、そのデータをこんな視点で分析する機能はつきますか?』という具合でした。アンケートの入力項目やレイアウトも段階的に決めていきました」。こうしたPaaS環境を活用するメリットの1つは、要件定義と作り込み作業を同時に進められる結果、要件定義終了からきわめて短期間にサービスインできる点です。

また同社ホームサービス部ハウジング推進グループ ショールーム運営チームの清水淑江氏はこう語っています。「カスタマイズでは、ユーザーの立場に立って一歩先を読んで提案できるSEさんの想像力が重要。富士通さんとの仕事を通して実感しました」。

システム導入の効果と今後の期待

手入力作業を大幅に削減

2010年3月の新システムの本格稼働前にはシステム操作習熟のために講習を行いましたが、要件定義の作業を通して本番画面に接していたため、大変スムーズな稼働開始となりました。最大の導入効果は、Web画面からの申し込みが可能となり、申し込み情報の取り込み、サンキューメール返信、申し込み状況の確認、抽選作業、当選通知、資料送付、名札作成、アンケート文書の作成と分析など、一連の作業がシステム内で一元的に処理され、手入力作業が減ったことです。清水氏はこう述べています。「手入力作業を大幅に削減することができました。また2日間かかっていた抽選作業は半日に短縮。大きな課題だったお客様からのお問い合わせ対応もスピードアップしました。全ての接客履歴がシステムの中に取り込まれるので、お名前、電話番号を入力すれば、瞬時にお申し込み状況の画面などが表示されるため、スタッフ全員が情報を共有できるのです」。

またシステム稼働後に見えてきた効果もありました。「例えばEメールによる申し込みは、全て紙に打ち出し、それを見ながらExcelに入力していました。同様にほとんどの作業が紙ベースで行われていたためハンドリングも大変、また個人情報の管理のため保管庫に出し入れするなど手間を要していました。新システム稼働後、紙書類は激減してペーパーレス化が進み、個人情報もシステム内でしっかり管理できるようになりました」(清水氏)。

Web申込み画面のキャプチャー画像

今後の展開とSaaS型サービスへの期待

ホームサービス部では、システム化の効果によって得られた余裕を料理教室のさらなる質的アップに向けていこうとの機運が生まれています。大田氏はこう語っています。「1千種類近くの料理レシピは当社のオリジナルです。この資産を見直し、手を加え、もっと多くのお客様にガス調理ならではの調理の奥深さ、楽しさを知ってもらいたいのです。そのための時間をやっと手に入れられたなと思っています」。

また木下氏は情報システム部門の目線から、SaaS型サービスに期待を寄せています。「運用、管理の負担が少なく、初期投資を抑えられるSaaS型サービスは、今後の業務システム化の実現手段の1つとして選択肢が広がったと感じています」。

富士通はこれからも、ユーザーの立場に立ったクラウド環境づくりに邁進してまいります。

【京葉瓦斯株式会社様 会社概要】
所在地 〒272-8580 千葉県市川市市川南2-8-8
代表者 取締役社長 佐久間 信夫
設立 1927年(昭和2年)
従業員数 850人(平成21年12月31日現在/常勤の就業人員)
ホームページ 京葉ガス株式会社様 ホームページ新規ウィンドウが開きます
京葉瓦斯株式会社様のロゴ

【導入事例(PDF版)】

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