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導入事例レポート 黒潮町様

黒潮町様

「住民サービスの生産工場」をコンセプトとした
ICT や人の動線を考慮した新庁舎を実現


2006年に高知県の大方町と佐賀町が合併して誕生した黒潮町。1970年度に建設された旧大方町役場を本庁として行政運営を進める中で、事務の多様化などによる作業効率の悪化や住民サービスの低下が課題となっていました。2018年に実施された新庁舎移転では、耐災害性を強化した立地や建築設計のほか、富士通エフサスの協力のもとICTを念頭においた執務スペースを構築。住民の安心・安全の強化や事務作業の効率化を進めたことで、住民サービスを向上させています。

導入事例カタログ 黒潮町 様 (229 KB)

課題

  • 2町合併による事務増加と執務スペース不足が事務効率の低下を助長していた
  • 住民が気軽に立ち寄って相談できるような「住民サービスの拠点」を実現したい
  • 庁舎の老朽化に加え、停電対策が不十分など災害への対策が急務であった

効果

  • 職員の事務動線を考慮し、ICTを活かした環境構築で機能性に優れた執務スペースを実現
  • 住民や職員の交流を促すゆとりある空間づくりで来庁者の快適性を重視した環境を構築
  • 高台移転、自家発電機(96時間対応)含むさまざまな防災設備強化によって耐災害性の高い庁舎を実現

新庁舎で実現した内容例

●快適な執務環境を実現するデスク

黒潮町様

デスクトップPCをデスク島の端に集約し、複数のPCを1台のディスプレイに切り替えて使用することで広い机上面と開放的な執務空間を実現

●ICTツールによるペーパーレスの促進

黒潮町様

壁面への投射と書き込みができるインタラクティブプロジェクタの導入とデジタルサイネージの導入で、ペーパーレス化を促進

●住民サービス向上のための快適な空間

黒潮町様

職員と住民、または住民どうしの交流を促す空間を構築。待合スペースは災害時の避難場所としても機能するように設計

導入の背景

災害対策の拠点として新庁舎への移転が急務

黒潮町様

黒潮町役場
情報防災課
課長補佐 兼 情報推進係長
小橋 賢二 氏

高知県の大方町、佐賀町が合併して2006年に誕生した黒潮町。同町では40年以上前に建設された旧大方町役場の庁舎で行政運営を進めていましたが、2町合併による事務の多様化や事務量の増加、業務スペースの不足などによる住民サービスの低下が課題となっていました。そこで同町では、開かれた空間で町民にとって親しみやすく利便性の高い新庁舎の建設が求められていました。それを実現するために「住民サービスの生産工場」のコンセプトのもと、住民の利便性のほか、黒潮町らしさ、環境への対応、効率性・経済性、高度情報化への対応など、さまざまな視点での取り組みを行いました。

「新庁舎建設の検討自体は2008年から始まっていました。建設予定地を探す中で、2011年に東日本大震災が起き、南海トラフ地震の津波予想で全国最大となる“34.4m"が公表されたことで、高台への移転が決定したのです」そう語るのは、新庁舎建設プロジェクトチームのメンバーである黒潮町役場 まちづくり課 住宅係の宮上昌人氏です。

旧庁舎は建物の老朽化に加え、津波浸水予定区域であり、自家発電設備がなく、電気の供給が止まれば全機能が停止してしまうという状況であったため、町の防災拠点として機能する新庁舎の計画実行が急務となっていました。

また旧庁舎は狭く、執務スペースに書類などが積み重なることで事務作業がしにくいという不満も上がっていました。「このため、業務効率の低下や情報管理が行き届きにくいという問題や、膨大な書類によって机の配置が制限されてしまうという問題が生じていました。また設備自体が古いことでICTシステムを有効活用しにくいことに課題を感じていました」新庁舎建設プロジェクトでICT環境の整備を担当した情報防災課 課長補佐 兼 情報推進係長の小橋賢二氏は当時をこう振り返ります。

プロセス

富士通エフサスの参画でICTを考慮したプロジェクト体制を強化

移転先の決定後、黒潮町役場内のまちづくり課庁舎建設係、情報防災課、総務課を中心とした新庁舎建設プロジェクトチームが発足。ICTと執務スペース構築のための外部パートナーとして富士通エフサスが参画しました。プロジェクトの主担当である宮上氏は次のように話します。

「新庁舎建設プロジェクトは、まず住民の皆様や職員のヒアリングからスタートしました。そうして出てきた要望や意見を参考に課題を洗い出しながら、住民サービスの向上や業務改善につながる新庁舎設計のプランを作成していきました」

さらに宮上氏はこう続けます。「富士通エフサスには、業務での職員の動線など細かく調べていただき、私たちも気づかなかった課題を見つけて洗い出していくなど、長期的なスパンでこのプロジェクトに参加していただけたので非常に助かりました」このように、ICTと執務スペース両方の知見を持った企業をパートナーとして早期に巻き込んだプロジェクト体制が新庁舎の企画設計に大きな影響を与えたといいます。この点について小橋氏は次のように話します。

「以前、小学校を建設した際、建物が完成した後にICT環境を整備したのですが、追加工事が必要になってしまったという苦い経験がありました。今回は建物の設計に入る前の段階から、富士通エフサスには、ICTと執務スペースを計画し当町の要望を代弁していただく立場として、建築設計会社との調整にも入っていただけたことでプロジェクトをスムーズに進行することができました」さらに、「ICT担当が執務スペースの設計まで関与するのは珍しいと思うかもしれません。しかし、これからの時代、それはまったく特別なことではないと思っています」と強調します。

そうして、役場内チームと建築設計会社、オフィス・ICT設計を担当した富士通エフサスが力を合わせることで、2018年1月に新庁舎への移転が完了しました。

導入効果と今後の展望

働きやすく快適なICT環境と執務空間で作業効率が高まり、住民サービスも向上

黒潮町様

黒潮町役場
まちづくり課
住宅係
宮上 昌人 氏

役場本庁舎を高台に移転し、自家発電機(96時間対応)や防災無線などを含む防災設備を拡充したことで、防災拠点として十分な機能を備えることに成功した黒潮町。人の動線を考えた執務スペース設計やICT環境の整備により、職員の労働生産性が高まり、住民サービスも向上したと言います。ICTの設計だけでなく、執務スペースの設計全般に関わった小橋氏はこう話します。

「大型天板デスク(6~8人島)をカスタマイズし、PCの筐体を一箇所に収納するスペースを設けることで、デスクの上がフラットで使いやすくなりました。従来から力を入れている電子決裁や新たに設定した文書ファイリングのルールも活用することで、以前とは見違えるほどきれいで働きやすい執務環境が実現しました」

小橋氏によると、新庁舎の移転をきっかけに、働きやすい執務スペースが生まれたことで、職員のモチベーションも向上しているそうです。また、インタラクティブプロジェクタ導入、制震サーバーラック導入、複雑化していた配線の見直しによる障害対応しやすい設計などのICT面はもちろん、富士通エフサスからの黒潮町産のヒノキを活かした内装や什器デザインの提案も高い評価を受けています。

「1階に住民の利用頻度の高い窓口を集中配置する一方、大小の会議室やゆとりのある交流スペースを配置し空間の融通性に配慮したことで、来庁される皆様からの評価も高まっています。また、煩雑化していたポスターなどの掲示をやめてデジタルサイネージで情報を流す方式にしたことも美観的な意味では大きな変化だと感じています」(小橋氏)

新庁舎移転という大きなプロジェクトを終えて宮上氏は、「私自身、新庁舎建設プロジェクトを通じて成長できたと実感しております。今後も来庁者の利便性の向上や高度情報化に取り組み、住民サービスの向上を目指します」と話し、さらなる改善に意欲を示しています。

掲載日:2018年9月28日

【黒潮町 様 概要】
所在地 高知県幡多郡黒潮町入野5893番地
代表者 大西 勝也 町長
職員数 200名(2018年7月1日現在)
URL http://www.town.kuroshio.lg.jp/

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材時のものであり、このページ の閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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