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導入事例レポート アステラス製薬株式会社 様

情報漏えいのリスクを正確に把握する「個人情報探査サービス」でアステラス製薬様をサポート。

私達の健康と密接な関わりがある製薬業界。そこでは、最先端技術で先進的な医薬品を作り出す研究・開発部門と共に、製薬会社と医療機関を結ぶMR(医療情報担当者)が重要な役割を担っています。常にノートパソコンを持ち歩くMRが約2,400名在籍するアステラス製薬様は、個人情報漏えい対策にも細心の注意を払う企業。セキュリティポリシー遵守の実情把握の手段として、富士通エフサスの『個人情報探査サービス』が採用されています。


導入までの背景

リスクをより正確に把握し、セキュリティポリシーの徹底を図りたい

アステラス製薬株式会社 総務部 課長 下郡 登 様

東京都中央区日本橋に本社を構えるアステラス製薬様は、高い開発力で世界の人々の健康に貢献する、日本発の研究開発型グローバル製薬企業。その活動に欠かせないのが、医療の第一線と製薬会社を結ぶMR(医療情報担当者)の存在です。
医薬品を正しく使っていただくために、適正使用の情報提供や、有効性・安全性の情報収集が欠かせない製薬業界では、MRは常にノートパソコンを持ち歩いています。そのため、アステラス製薬様も機密情報漏えい対策には細心の注意を払い、持ち出しパソコン内のデータを暗号化するのは勿論のこと、パソコンのローカルドライブに機密情報を保存して持ち出すことを禁止するセキュリティポリシーを設けています。しかし、より正確にリスクを把握するため、実態を調査するツールの導入が検討されました。


導入以前の課題

  1. セキュリティポリシーが守られているのかを把握したい
  2. 利用者に負担をかけずに調査を実施したい
アステラス製薬株式会社 コーポレートIT部 戦略企画グループ 課長 石田 邦彦 様

セキュリティポリシーがどのくらい守られているかの把握を、人の手で行うのは困難です。「各自のパソコンをいきなり見るわけにはいきません。情報セキュリティ部会で、実態をリモートで把握できないかという話がでました」とアステラス製薬様。そこで、試験的に導入されたのが、富士通エフサスの『個人情報探査サービス』でした。
「個人情報探査サービスは、利用者に負担をかけることなく、好きなタイミングで実施できます。ただでさえこういった調査は社員に歓迎されることではないので、利用者に負担をかけないサービスであることが重要でした」


導入の概要

  1. MRをはじめとし、ノートパソコンを持ち出すことが多い部門を選んで調査を実施
  2. 初回は事前アナウンスなしで、2回目は事前アナウンスをしてローカルドライブにあるファイル数を確認
富士通エフサス 東京本部 産業営業統括部 第二営業部 高木 智弘

アステラス製薬様が初めて個人情報探査サービスを利用されたのは、2006年。営業部門内の約250名を対象に調査を実施しました。「最初は、ツールの使い勝手や有効性を確認するための試験的導入でした」というアステラス製薬様。経過調査として、その1年半後の2007年に2回目の調査を実施されました。
2回目の調査は、対象者を初回の5倍以上に増やし、営業職以外でも社外にパソコンを持ち出す可能性のある部署まで調査対象を拡大。さらに、事前に各自のパソコンにあるファイルの調査を行うことを告知してから調査を実施しました。
調査実施からレポート提出までは約1ヶ月。調査対象パソコンに保存された個人情報が含まれると推定されるデータを洗い出し、全体の概要から個々のパソコンの情報に至る詳細な調査報告書を提出しました。
2回目の調査で確かな手応えを感じたアステラス製薬様は、2009年年明け早々にも第3回目の調査を実施するべく、富士通エフサス担当者と共に準備を進めています。

サービス/運用イメージ図


導入の効果

意図せず保存されていたファイルの存在に気づき、保存ファイルの軽減にも効果

石田 邦彦 様、下郡 登 様

初回の調査でまず驚いたのは、Cドライブに保存されているファイルの多さだったというアステラス製薬様。ルールが守りきれていないという実情を知ることになりました。さらに、事前に調査を実施することを告知して行われた2回目の調査では、実態を把握すること以外の効果もありました。2回目の調査では、調査前に社員各自がパソコン内のファイルの棚卸しを行ったため、ファイルサーバの容量が逼迫して急遽増設する事態になったほどでしたが、結果的にセキュリティポリシーの徹底という効果に繋がりました。
「個人情報探査サービスでは各自のパソコンにあるファイル数が数値として明確に表れるため、ポリシーを守らなくてはいけないという意識向上に繋がったのではないでしょうか」とアステラス製薬様。また、各自のパソコンに保存されているファイルの中には、本人が意識せずに保有してあるファイルもあり、ゴミ箱を空にしなかったために残ってしまっていたファイルもありました。「ルールを守る意識があっても残ってしまっているファイルがあるなら、また別なアプローチでリスクの軽減ができる」と、実態把握以上の効果を高く評価されていました。

社員に気づきを与え、リスクを低減する効果があったと評価された個人情報探査サービス。第3回目の調査ではさらに時間に余裕を持って調査を事前告知し、経過を観察する予定です。


今後の展望

定期的に実施し、有効な運用方法を模索したい

ミーティング風景

「私達は取り締まりを行っているわけではありません。個人情報探査サービスで実態を把握するのがゴールではなく、その後の運用が重要です。今後年1回程度調査を行い、実態に即したセキュリティポリシー運用を確立していきたい」というアステラス製薬様。富士通エフサスでは、今後もアステラス製薬様の積極的なセキュリティ対策に、最新の提案を行っていきます。

掲載日:2008年12月18日


アステラス製薬株式会社様
アステラス製薬株式会社様
<所在地> 東京都中央区日本橋本町2-3-11
<代表者> 野木森 雅郁氏
<設立> 1923年
<資本金> 1,030億円
<従業員数> 13,666人
<事業内容> 医薬品の製造・販売および輸出入
(2008年3月31日現在)
<ホームページ> http://www.astellas.com/jp/

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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