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「戦略経理ワークショップ 第2回 情報共有とペーパーレス化」開催レポート(1/4)

ワークショップの様子 2017年9月21日、第2回「戦略経理ワークショップ」が開催されました。このワークショップは、戦略経理を目指すための業務改革をテーマに、企業の取り組み事例の紹介や参加者同士の議論を通じ、経理部門が抱える課題の解決策を“考えて行く場”です。

第2回目のテーマは、前回のワークショップ参加者からのアンケートで関心が高かった「情報共有とペーパーレス化」です。初回を上回る多数の経理ご担当者の参加をいただき、熱心な議論が繰り広げられました。

開催レポートダウンロードはこちら[PDF]

第2回 戦略経理ワークショップ開催概要

第1章  ペーパーレス化の取り組み事例及びデモンストレーション -株式会社PFU経理部-
第2章  グループディスカッション -経理業務のペーパーレスによる改善効果と課題-
2-1  経理業務のペーパーレスによる改善効果と課題について、基本情報の共有
2-2  テーマを選び、グループディスカッション
2-3  発表

ゲストスピーカー

株式会社PFU 古木氏 古木 隆義 氏
株式会社PFU
業務統括部 部長



1989年株式会社PFUに入社以来経理業務を担当。2004年からグループ内のシェアードサービス会社の経理責任者、2013年から内部統制担当部長、2017年から現職。スキャナ保存は、シェアードサービスの経理責任者時代に、業務設計、構築、国税局への申請、実地審査を経て運用を開始した。

ファシリテータ

富士通マーケティング 上村 上村 勉
株式会社富士通マーケティング
財務経理本部経理部 部長



1997年株式会社富士通ビジネスシステム(現株式会社富士通マーケティング)入社。経理部配属。一部上場プロジェクトを経て、経理制度改革や各経理システム導入等を担当。2007年経理部担当部長、2013経理部長、現在に至る。GLOVIA SUMMIT導入、決算日程早期化等に携わり、現在は経理部2020VISIONに取り組む。

モデレータ

エーキューブ総合会計事務所 村上氏 村上 秀次 氏
エーキューブ総合会計事務所
公認会計士・税理士



2005年、監査法人トーマツにて、中堅企業を対象とした法定監査、IPO業務に従事。その後、システム監査、JSOX導入支援、連結決算支援、IFRS導入プロジェク卜など、コンサルティング業務にて多数の企業を支援。2011年、エーキューブ総合会計事務所の代表に就任。会計、税務の専門家として、ベンチャー企業から上場企業まで幅広く支援をするほか、コンサルティング業務として、マーケティング支援、業務改善支援、情報システム構築など多くのプロジェクトにも関与する。

左から古木氏、上村、村上氏
左から古木氏、上村、村上氏

ペーパーレス化の取り組み事例報告

今回は、株式会社PFU 業務統括部 部長の古木隆義氏をお迎えし、同社の経理部門におけるペーパーレス化の実践事例をご紹介いただきました。

株式会社PFUは、世界シェアNo.1を誇るイメージスキャナをはじめ、情報KIOSK(キオスク)端末、組込みコンピュータ、セキュリティソリューション、ドキュメントソリューションなどの事業を展開する、富士通グループ企業です。石川県と神奈川県横浜市に本社を置き、全国に7カ所の営業拠点、約120カ所の保守拠点があります。

3年前にスタートした社内のペーパーレス化によって、業務改善に大きな成果を得ただけでなく、「働き方改革」の素地ができたという同社。どのようなプロセスを経てプロジェクトを成功に導いたのか、詳しくお話いただきました。

紙文書を92%削減、1人当たりの紙書類は120cm ⇒ 10cmへ

株式会社PFU 古木氏
古木氏

当社では、3年前の2014年4月から全社的なペーパーレス化に取り組みました。取り組む前のオフィス内は、どの机の上にも本棚のように書類が積み上げられ、引き出し内やキャビネットも書類で一杯の状況でした。取り組み後は、書類に占領されていた引き出しやキャビネットがなくなり、社内全体にスペースが生まれ、スッキリ広々としたオフィス環境になりました。


株式会社PFU 古木氏
古木氏

社内のおよそ92%の紙文書を、電子化・破棄することで処分しました。以前は積み重ねると約120cmあった1人当たりの紙書類が、ペーパーレス化によって約10cmになりました。ファイル1冊分程度、仕掛かり中の書類だけが手元にあるという状態です。この状態を維持できるよう全社員が紙文書を残さないように意識しています。ペーパーレス化したことで、会議一つとっても、紙自体の削減もさることながら、紙文書を用意する作業、会議にかかる準備作業が劇的に軽減されました。(図1参照)


 
図1:紙文書スリム化の定量効果

図1:紙文書スリム化の定量効果(資料提供:株式会社PFU)

請求書や領収書のスキャナ保存だけで業務改善効果あり

株式会社PFU 古木氏
古木氏

完璧なペーパーレス化を目指すのではなく、まずは書類を電子保存するだけでも十分な効果が得られます。当社では、2005年から請求書や領収書のスキャナ保存を始めました。全国各拠点から石川県にある本社経理部に「支払依頼書」と共に送られてくる請求書や領収書を、通常「ファイリング」するワークフローのところに「スキャニング」を入れ込みPDF化して保存し、これを電子帳簿と関連付けるシステムを構築しました。(図2参照)


株式会社PFU 古木氏
古木氏

経理部内で、時間的にも費用的にも小さな改善を行っただけですが、これだけでも大きな業務改善効果がありました。経理部門には取引先や社内から、頻繁に支払い内容についての紹介や問い合わせがあります。支払処理では、平均して月に約3000件の請求書や領収証があります。これを1つ1つ紙ベースで調べて回答するにはかなり時間がかかります。しかも、飛び込み業務ですから、自分の仕事を中断して対応しなければならずストレスも溜まります。電子化で検索できるようになったことで、問い合わせの段階ですぐに調べて回答できるようになり、大幅な作業効率化が図れました。


 
図2:書類を電子保存するだけで十分な効果

図2:書類を電子保存するだけで十分な効果(資料提供:株式会社PFU)

株式会社PFU 古木氏
古木氏

このノウハウは、2016年1月に改正されたe-文書法(電子帳簿保存法)に対応する管理ソリューション(PFU「e-文書ソリューション」Open a new window)に活かされました。書類の廃棄も可能になり、年間で段ボール50箱分にもなっていた保管書類に要する倉庫費用もゼロになりました。このように、全社的なワークフローに手を入れることなく、経理部門だけで小さな改善を行い、部分最適化を図るだけでも大きな効果があります。


 

経費精算処理業務のペーパーレス化で精算処理は4日 ⇒ 1日に短縮

株式会社PFU 古木氏
古木氏

ペーパーレス化で日常業務の無駄な手順を削減し、全社的な時間とコスト削減に成功したのが、「経費精算処理業務」です。営業が旅費精算をする場合、レシートや領収証を用紙に糊付けして申請し、上司が承認、本社に郵送して経理処理された後に箱詰めして外部倉庫に保管する、といった従来型のワークフローでは、どんなにスムーズに処理されたとしても3,4日はかかります。これをペーパーレス化すると、領収証をその場でスキャンし電子化することで、上司はたとえ出先にいても承認が可能になり、その場で即時に経理処理され、早ければ翌日に各自の口座に振り込みが可能になるなど、ほぼ1日で精算が完了します。領収証は手続きに従い廃棄が可能、しかも業務のリードタイムが短縮されます。全社的に行うことで大きな効果が得られる一例です。


 
図3:日常業務で手順削減、時短、費用削減

図3:日常業務で手順削減、時短、費用削減(資料提供:株式会社PFU)

税務調査や会計監査、内部監査の準備工数は95%削減

株式会社PFU 古木氏
古木氏

経理部にとってなんといっても効果が大きいのは、税務調査や会計監査、内部監査などのイベント時における負担の軽減です。帳簿などの必要書類がすべて電子化されていますので、必要な資料の提出も必要なデータ検索も楽になり、当社では準備にかかる工数の95%が削減されました。


株式会社PFU 古木氏
古木氏

電子化の効果は特定の業務にとどまらず、普段の仕事でも書類を探す時間や手間などの無駄の削減にもつながります。「紙を残さないためにはどうするか」という考え方が進むにつれ、社内の各部門でも業務フローが見直され始めました。時間はかかりましたが、今は社内全体で業務の電子化が図られています。


 

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