GTM-MML4VXJ
Skip to main content

富士通マーケティング

English

Japan

  1. ホーム >
  2. ICTのmikata >
  3. 社内実践事例>
  4. 営業活動時間の拡大と内部統制を強化する組織「フロントインサイドセールス」

営業活動時間の拡大と内部統制を強化する組織「フロントインサイドセールス」

株式会社富士通マーケティング

営業・マーケティング
効率化・コスト削減 人材活用 営業力強化

2016年04月06日更新

2014年10月、富士通マーケティングは、ビジネスサポート本部配下のオペレーション統括部をセールスサポート統括部に改称しました。その目的は内部統制補完機能強化のためにインサイドセールスの機能強化や担当職務の明確化をすることを目的にし、その為に従来のセールスサポート部及びオペレーション部を東地区フロントインサイドセールス部及び西地区フロントインサイドセールス部、バックインサイドセールス部に改称しました。従来、営業担当者はお客様から契約書を基に営業担当者自身が機器や役務の手配を行っておりましたが、近年はクラウド関連商品の拡充や販売パートナー企業が増え、そのため営業担当者は事務処理件数が増加、契約書も複雑化してきました。内部統制機能を強化するための組織的な体制づくりを行う事と営業事務処理負荷の軽減が経営課題の一つでした。

セールスサポート統括部の組織体制と役割について簡単ですが説明します。

  • 東地区/西地区フロントインサイドセールス部(以下、フロントインサイドセールス部と記載)は計上依頼、手配処理を目的と支援業務の実施に関する事項
  • バックインサイドセールス部は計上依頼の受付、内容確認を目的と手配処理に関する事項
  • ファイリングセンターは契約・検収証憑の収集、保管、管理に関する事項
  • 物流管理部は全社物流(運搬・移設等)及び指定倉庫の管理及び現品管理に関する事項

(図1参照)

図1 フロントインサイドセールスの組織体制

全国100名体制で営業とタッグを組む

では、具体的なフロントインサイドセールス部の取組みと今後の課題をご紹介します。
フロントインサイドセールス部では、営業担当者より受注後の契約書原本を受取り、契約の内容をチェックした上で、営業幹部社員への回送を実施します。あわせてお客様と締結した契約書は一括した管理を実施しているファイリングセンターに送付し、厳重な管理下にて原本管理がされます。
一方で、依頼システムにてエントリーされた受注データはバックインサイドセールス部へ回送され、受注計上依頼を行います。(図2参照)

図2 受注計上依頼の流れ

また、インサイドセールスメンバーによる証憑の原本チェックを行うことで、原本取得の徹底や個社登録(特定顧客・特定企業)を推進し、営業部門から計上処理を分離させることで内部統制が図れています。部員は全国に100名ほどが配属され、主にキャリアを積んだベテランのメンバーで構成されています。契約書をチェックする際にシステム構成や契約書などの証憑確認等、実務レベルでの高度な知識が必要なことから、社内でも業務経験が豊富な社員で構成されています。

計上代行処理は100%、契約書処理件数は137%に大幅増

フロントインサイドセールス部の2015年度の数値目標は、「計上代行率100%」と「差戻し率1%未満」をかかげています。
計上代行率は2016年1月時点にて100%と目標達成となっておりますが、組織発足前の2013年度時には75%、2014年度時には90%で、ようやく社内で計上処理はインサイド部門が行うべきと言った考えが根付いてきた結果と言えます。
当初、その考えが社内で根付くまではフロントインサイドセールス部に処理を依頼するよりも営業担当者自身が処理した方が早い、自分が全て把握しておかないと気が済まないという考え方があり、まだまだ内部統制の重要性を理解してもらえませんでしたが、経営層からのメッセージ発信やフロントインサイドセールス部からの計上代行する意味を粘り強く説明した結果がこのような結果につながっています。
もう一つの目標「差戻し率1%未満」に対しては、2016年1月時点の差戻し率は2.2%とまだ達成には届いていません。現在の処理件数は2万件を超えていますが、300~400件の差戻しがあります。
現在はチェックシートを活用して処理基準ルールを徹底させ、申請の不備をなくすといった具体策を打ちながら取り組んでいます。インサイド業務の効率化の為にも差し戻し件数を削減することは重要です。「差戻し率1%未満」はぜひとも達成したい数字です。

今後の課題は「平準化」「サポート拡充」「人材育成」

フロントインサイドセールス部の2015年度の目標はほぼ達成が見えてきました。来年度はさらなる業務拡大を目指していきます。そのために重要な課題は3つあります。

(1) 業務の平準化

現状の人員で最大限の業務をこなすためには、業務の平準化が必須です。フロントインサイドセールス業務の平準化には3つの側面で取組む必要があります。

① 人的平準化

フロントインサイドセールス部の担当者の中には、営業担当者の考えを全て説明しなくても対応できる人と、依頼されたことだけを対応する人がいます。営業担当者からの処理依頼は、説明しなくても対応ができる人に集中してしまうので、担当者によって業務量の偏りが出ています。
そこで、インサイド担当者を集約し、処理依頼を依頼BOXによる運用に変更して業務量の偏りをなくす様にしています。営業担当者に信頼されるスタッフの育成も重要ですが、メンバー全員が同じ処理を行えるように偏りのない運用方法を推進しています。

② 時間的平準化

計上業務は月末と月初及び期末に集中しがちです。そこで、集中する業務処理の前倒しを行い、月次では月半ばに、年次では期中に処理をする動きを進めています。また、日次の取組みでは当日処理の受付時間を15:00に設定し、業務時間内での確実な計上処理運用を目差しています。

③ 地域的平準化

東京には長期間の単身赴任者が多かったのですが、地域サポート拡大を目指して地元への配転を行いました。但し、東京と地域では契約数も業務量も大きな差があり、本来なら東京の人員を減らさないところですが、地域からの配転も難しくコスト面を考えると簡単にはいきません。
将来的にはシステム化の対応により、例えば大阪でも東京の申請処理ができるような仕組みにしたいと考えています。

(2) 契約前プロセスへのサポート拡充

契約計上処理のサポートが定着したので、今後は契約前業務のサービスメニュー拡充に取組んで行きたいと考えています。具体的には見積書や提案資料、契約書の作成等のサポートです。
ただし、お客様へ説明するにはフロントインサイドセールス部に任せないで営業担当者が作るべきという考えもありますので、拠点によっては要望やサービスメニューは異なってくると思われます。フロントインサイドセールス部では営業部門のニーズに合ったサポート対応を目指し、拠点によってサービスが選択できるような取組みを行っていきたいと考えています。

(3) 人材育成

現在は、営業事務に精通した即戦力となるベテラン社員が担当していますが、今後の運用には若い人材も必要です。なぜなら、証憑をチェックするにはサービスレベルや期間に関して契約書に記載されているかなどの契約内容を理解し、解読する能力が必要になります。こうしたスキルを習得するには、OJTをはじめマニュアル化や研修等を行っていく必要があり、新メンバーに対してのこう言ったノウハウを暗黙知ではなく書面化していくことが今後のテーマになっています。

富士通マーケティングでは、「サンクスカード運動」という、社内で感謝の気持ちを伝えあう制度があります。ビジネスサポート本部へ寄せられたサンクスカードで最も件数が多かったのは、営業部門からロントインサイドセールス部への感謝の言葉でした。
フロントインサイドセールス部の活動は、富士通マーケティングのワークスタイル変革の活動でもあります。改革を進めるには営業部門との信頼関係が必須であり、ワークスタイル変革の基盤はできつつあると確信しています。

お問い合わせ

Webでのお問い合わせ

入力フォーム

当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。

お電話でのお問い合わせ

0120-835-554 お客様総合センター

受付時間 9時から17時30分まで
(土日、祝日及び当社指定の休業日を除く)