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ペーパーレス会議システム導入事例

セキュリティを維持しつつ、紙使用量削減と、会議資料の品質向上に貢献

熊本県信用保証協会様

熊本県信用保証協会 様


熊本県信用保証協会様(以下、同協会)は、中小企業が銀行などの金融機関から融資を受ける際に、その債務の保証人となって資金導入を支援する「かけ橋」の役割を果たす公的保証機関です。なかなか改善の兆しが見えない地方都市の景気や人口減による起業家率の減少と廃業の増加など、厳しい状況にある中小企業に対して、国は経営支援・再生支援のための施策を打ち出しています。同協会も、「信用保証」という形で経営支援・再生支援を行っています。

また、同協会では金融機関や商工関係団体とのネットワークを強固にすることで、中小企業が融資を受けている複数の金融機関と融資条件の相談を行う際、複数回の交渉をワンストップにまとめるという側面支援を行っています。この取り組みは経済産業省により、「熊本モデル」として全国各都道府県にある信用保証協会に広められました。
このように先駆的な姿勢を持つ同協会は、この度、環境への取り組みの一環として富士通マーケティングが提案するペーパーレス会議システムを導入し、新たな紙使用量の削減の取組を開始しました。今回は、その導入に関わられた総務部部長の田浦 眞光氏と総務部総務課課長の弥頭 真奈美氏にお話を伺いました。

[2014年8月22日 掲載]


↓ 導入の背景 | 導入の経緯 | 導入の効果 | 将来の展望 | お客様情報

導入の背景

環境活動の一環として会議資料のペーパーレス化を決定

田浦氏
熊本県信用保証協会
総務部
部長
田浦 眞光 氏

2010年に南熊本にある現所在地へ事務所を移した同協会。この移転に際して、「情報セキュリティ強化」、「環境への配慮」、「地域とのコミュニケーション強化」という3つのコンセプトを打ち出しました。その内「環境への配慮」において、LED照明の導入や空調の調整など、まず建物・設備のハード面で様々な対策を実施。ソフト面での対策も必要との考えから、同年12月にISO14001を取得し、紙、電気、ガソリンの使用量削減を開始しました。

中でも紙使用量の削減は、具体的な目標数値を掲げ、取り組みを進めてきました。毎年その年の目標を達成してきましたが、両面印刷や複数ページの原稿を1枚にまとめて印刷するNアップ印刷などもすでに協会内に浸透し、これまでの延長線の方法ではこれ以上の削減は困難な状況となりました。そこで、新たな手段として焦点をあてたのが、ペーパーレス化です。

「毎週月曜日に行う経営に関する重要な事項を審議する経営会議では、平成25年度で年間約2万枚もの紙を使用していました。また、機密性の高い情報を扱うため、議事録として保存する分以外は、会議後にすべて回収してシュレッダーにかけて廃棄していました。環境的配慮から、まずはこの部分から削減を推進したいと考え、ペーパーレス化を決断しました」(田浦氏)

導入の経緯

紙の削減効果と情報セキュリティ、費用のバランスを考慮して選定

同協会では、決算書や財務指標など機密性の高い資料を数多く取り扱います。そのため、ペーパーレス化の実現には、同協会のコンセプトの1つである「情報セキュリティ強化」が、絶対に欠かせない要素でした。そこで、複数のベンダーから募ったペーパーレス会議システムについての提案を、環境向上を目的としたEMS委員会、情報セキュリティ向上を目的としたPMS委員会に確認しつつ、検討を重ねました。

富士通マーケティングが提案したペーパーレス会議システム「WebコアConference」(開発元:富士通ソーシアルサイエンスラボラトリ)は、PDFで作成した資料を、iPadやAndroidタブレットなど、様々なデバイスで閲覧できますが、情報通信は暗号化され、管理下にあるMACアドレスを持つ端末からのみ閲覧が可能です。また、会議後はデバイス内にキャッシュを残さないので、高度なセキュリティレベルが担保されていました。

「いろいろなベンダーから話を聞いてみて、やろうと思えばどこまでもセキュリティを強化できることが分かりました。しかし、高度なセキュリティであればあるほど、コストがかかります。また、高度過ぎるセキュリティは汎用性を失わせ、使い勝手が悪くなるというデメリットもあります。譲れない基準は守りつつ、費用を抑えられるという点で、富士通マーケティングの提案を採用しました」(田浦氏)

導入の効果

会議資料の電子化による紙使用量の大幅削減を実現

会議の様子

今回の導入により、週1回の経営会議のペーパーレス化を実現。会議資料用の紙使用と廃棄作業がなくなったほか、決算書や財務指標などスキャンによって簡単にPDFの会議資料が作成できるため、コピーなど資料作成にかかっていた作業コストも軽減できました。

また、部長以上の役職者がほとんどという会議の参加者も、紙資料から電子資料への変化、デバイスの操作などにもすぐに慣れたといいます。

弥頭氏
熊本県信用保証協会
総務部 総務課
課長
弥頭 真奈美 氏

「端末操作に関する研修を、富士通マーケティングに3回行っていただきましたので、導入して2カ月弱ですが会議に参加している職員は問題なく操作できているようです。『発表者』と『聴講者』というユーザー区分があり、プレゼンテーションする『発表者』が進行に合わせてページをめくると、『聴講者』が見ているページも自然とめくれるので便利です」(弥頭氏)

また、効果的な写真の取り込みが可能になったのも、導入によるメリットの1つです。これまではコスト面から、白黒コピーで資料を作成しており、融資の担保を撮影した写真などはつぶれて見えないことがありました。このため、資料とは別に写真を用意し、後で順番に回して見てもらっていましたが、この方法では会議の進行とのタイムラグが生じてしまいます。資料の電子化によって会議の進行と同時に、きれいな写真を見ることができるようになりました。

システムイメージ
システムイメージ

将来の展望

ペーパーレス会議の利用範囲拡大と、より効果的な会議資料作成を目指す

端末

ペーパーレス会議システムの本稼働から2カ月。同協会では、経営会議と一部の部内会議で「WebコアConference」を使用していますが、今後は開催しているすべての部内会議へと利用範囲を拡大し、さらなるペーパーレス化を進めていく予定です。

また、資料の電子化に伴って、会議資料の品質が高まり、よりスムーズな決議が実現できることを期待しています。
「マーカーでマーキングした部分をそのまま表示できるようになりましたし、写真も鮮明で見やすくなりました。今後は、お客様企業の製作商品を資料に盛り込むなど、より効果的な会議資料の作成につなげていきたいと考えています」(弥頭氏)

こうした展望に対して同協会は、富士通マーケティングにはこれまでと同様の迅速なサポートを期待するとともに、日進月歩の勢いで変化する情報セキュリティやICT活用のトレンドなど、有効な情報を、引き続き積極的に提供することを求めています。

お客様情報

お客様名 熊本県信用保証協会様ロゴ
所在地 〒860-8551 熊本県熊本市中央区南熊本4丁目1番1号(本所)
設立 昭和24年3月31日(社団法人熊本県信用保証協会設立)
代表者 会長 中川 芳昭
基本財産 220億5百万円(平成26年3月末現在)
常勤役職員数 86名(平成26年4月1日現在)
拠点 本所、八代支所、天草支所

(注)記載されているお役職等の情報につきましては、2014年8月現在のものです。
(注)製品の仕様、サービス等の内容は予告なく変更する場合がありますので、ご了承ください。
(注)記載されている製品名は各社の商標または登録商標です。

担当営業の声

松田

株式会社富士通マーケティング
西日本営業本部 九州支社 熊本支店 担当課長

松田 忍

お客様の「情報セキュリティ強化」、「環境への配慮」などの取り組みにおける課題解決に当社ソリューションでお手伝いができたことを大変嬉しく思います。今後もお客様の取組み、事業に貢献できるパートナーしてとしてご提案をさせていただきたいと考えております。

担当営業の声

釜崎

株式会社富士通マーケティング
西日本営業本部 九州支社 熊本支店

釜崎 治郎

「紙使用量の削減」を目標としたペーパーレス会議システムのご導入に関わることが実現し、大変光栄に思っております。今回ご導入のシステムについては「紙使用量の削減」のみならず、会議資料がカラー化され分かりやすく伝達できるようになったことや、「経営会議」以外の部門会議においても充分にご活用頂けることが最大のメリットになるのではないかと感じております。今後もお客様のメリットに繋がる提案を継続させて頂き、ビジネスパトーナーとして貢献できるよう、努力していきたいと思っております。

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