クラウド型間接材調達支援サービス 導入事例

導入の背景

理想の地域医療実現に挑戦する医療法人

ご存知でしょうか？病院には、大きく分けて急性期病院と慢性期病院の2種類あります。急性期病院とは、急な病気やけがなどで緊急に治療が必要な患者さんに対して、入院や手術、検査などを行います。高度で専門的な治療を行うことができる設備とスタッフが揃っています。慢性期病院は、急性期は脱して状態は安定しているものの、まだ退院できる状態ではなく、継続的な治療が必要な患者さんが長期入院などをするための病院です。

地域医療においては、この2種類の病院が連携していくことがとても大切です。そしてさらには、在宅での療養へと一連の流れのなかで途切れることのないケアが、医療と介護の協働のもとに行われることが理想と言えます。

医療法人マックシール様は、急性期施設である巽病院、慢性期の巽今宮病院、介護老人保健施設、通所リハビリ、デイサービスや訪問事業体を有し、その理想の地域医療に取り組んできた医療法人です。

ムリ、ムダ、ムラの排除へ

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  「無理・無駄・斑の無い運営で、長期的な発展を図る」は、 医療法人マックシール様の基本理念のひとつです。しかし、消耗品や事務用品について、巽病院と巽今宮病院で別々に購入管理を行っていたため、そこにムダがあるかどうかの把握ができませんでした。「法人内には60以上の部署があり、それぞれ必要なものが違いますから、人の手で一括管理するにはアイテム数が多すぎます。ですから汎用性のあるいい発注管理システムはないかと探していたんです」と語るのは、中務 真紀氏。そんなときにクラウド型間接材調達支援サービスを知り、これなら医療法人マックシールに合った合理的なシステムができるのではないかと思ったそうです。

導入のポイント

部署ごとの予算管理のしやすさが決め手

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  「巽理事長は、予算管理の考え方をよく家計簿に例えていました。家庭の収入を考え、使える予算を考えてそれに見合う範囲で購入するものを決めますよね。それと同じように予算のなかでどうやりくりするかを各部署の発注担当者は考えなければいけない」と、業務推進部部長の宮地 計夫氏。「そういう意味では、このサービスは部署ごとの予算管理がしやすい。どこが何にいくら使っているかをデータとして見ることができます。実績入力機能を使えば、他でオーダーしたものも含めて管理できます。これはいいと思いました」と中務氏。

しかし、導入期間が短かったこともあり、ソリューションを構築するのは大変だったと言います。部署が多く、業務内容も違うので、アイテムが広範囲になります。しかも各部署での商品へのこだわりも強く、カタログに何を掲載するかを決めるだけで相当の時間を費やすことになったそうです。

実際の準備期間は3カ月。その後5カ月のテスト期間を経て、本格的なスタートになりました。その間、クラウド型間接材調達支援サービスの担当者は、医療法人マックシール様のご要望やご利用環境に合わせたサービスのフィッティングを行い、きめ細やかにフォローを図っていきました。

導入の効果

一番の導入効果は、コストの意識の向上

「一番の導入効果は、現場のコスト意識が上がったこと。これまでの現場は、必要なものを必要な時に発注していただけで、そのコストを気にすることはほとんどなかったと思います。しかし、今はなににいくら使っているかがわかりますから、自分たちのムダが見える。意識せざるを得なくなっているのだと思います」と宮地氏。「それに用度担当の仕事も相当効率よくなっているはずです。各部署からのあやふやな注文依頼に振り回されることも少なくなったし、在庫管理も楽になったでしょ」という宮地氏の問いかけに、中務氏は「はい、以前はたとえば、かごが欲しいという依頼に対して、具体的な明記がないため見当違いの商品を購入しないよう、サイズや用途をその都度確認してから手配したのですが、それが今はカタログを見て各部署の担当者が選ぶことができます。自分たちで商品写真を確認して発注できるのは各部署にとっても、メリットが大きいのではないでしょうか」と答えていました。

タイムリーな発注でより便利に

以前は、発注を月曜に取りまとめて、木曜に配達していたので、各部署にとっては週一回しか発注のチャンスはありませんでした。月曜に間に合わないと、来週まで待たなければならなかったのです。それがサービスの導入でタイムリーな発注ができるようになりました。締め切りを気にすることなく、手の空いた時間に注文することができ、商品も以前より早く届けられることが多く、現場にとってはストレスが減りました。「導入までの準備は大変なことも多かったですが、今は本当に導入してよかったと思っています」と中務氏。

クラウド型間接材調達支援サービスはコストだけでなく、現場の利便性の向上にも大きく貢献できることが特徴です。

今後の展開

お客様とともに進化し、発展していくサービス

現在、導入後のアフターサポートとして医療法人マックシール様と定例会を開いています。前月のデータをグラフ化して提出しコスト管理のさらなる最適化を図っていくためのものですが、継続した業務改善に向け各種サービスを最大限活用していくための話し合いも行われています。

今後は扱い品目をさらに増やしていきたいと中務氏は語ります。現場の声を聞きながら、何を増やすべきか、どのタイミングで増やすかを考えていくのもこの定例会の場です。「サービス開始後も、継続してサポートしていただけるのはうれしいですね」と宮地氏。クラウド型のいいところは、汎用性があり、お客様の変化に合わせて進化させられること。定例会は、さらなる進化のための大切な情報交換の場です。お客様とともに進化していくサービス、それがクラウド型間接材調達支援サービスです。