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導入事例 株式会社成学社様

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株式会社成学社 様

学習塾の運営を中心とした
教育関連事業等

http://www.kaisei-group.co.jp/

株式会社成学社様は、大阪府を中心とした近畿圏、東京都で200か所以上の学習塾を展開している会社です。主力ブランドは「個別指導学院フリーステップ」や「開成教育セミナー」など。この他にも、保育園、日本語学校、英会話スクールの運営など幅広い事業運営をしています。全国に200か所以上の拠点を持ち、煩雑になってしまっていた事務用品や消耗品などの調達方法をシンプルにしようと、クラウド型間接材調達支援サービスを導入しました。その経緯と導入後の効果について、事務システム部長の篠原徹氏と企画開発部用度課長の吉田剛氏にお話をお伺いしました。

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 導入の背景

個別指導事業の急成長と課題

 少子化の流れの中で厳しい環境にさらされている教育業界ですが、学習塾市場は、ここ数年拡大傾向にあります。その流れを牽引しているのが、個別指導教室の急増。成学社様は「個別指導学院フリーステップ」と「ハイグレード個人指導Sophia(ソフィア)」の2ブランドを展開しており、個別指導事業のリーディングカンパニーとして業界を牽引している企業の一つです。
 そんな市場環境を背景に、成学社様は集団指導事業に加えて個別指導事業を伸ばし、大きく成長しています。しかし、その裏では拠点数の急増による、間接材調達の煩雑化、事務処理コストの増大という課題を抱えることになりました。約230か所という、従業員数600名強の企業にしては多い拠点数をもつこともあり、これまでの発注・管理方法では、ムダの多さが目立つようになりました。

間接材(事務用品)発注と自社専用品の補充依頼方式が不統一

 各拠点では事務用品・消耗品以外に自社専用の印刷物の補充依頼を行っていますが、本部の担当窓口はいくつかに分かれており、それぞれで補充依頼方法や依頼書の書式が違っていました。拠点スタッフにとっては、依頼方法を覚えるだけでストレスになっていたのです。
 また、FAXで事務消耗品の発注を依頼するシステムも、拠点が増えるに従ってムダが多くなりました。依頼のタイミングが特定の時間帯に集中することが多く、FAXが話し中で送信できず、何度も送り直すというムダも生じるようになっていたのです。
 そこで、事務システム部長の篠原徹氏と企画開発部用度課長の吉田剛氏が中心となり、それらの発注を一括で行うことができ、現場の作業を簡素化できるシステムの構築・導入を検討することになりました。

 導入のポイント

導入実績の豊富さから来る安心感と抜群の安定感

case06_04.jpg 「システムは自社開発することも視野に入れてはいましたが、導入までのスピードや稼働後のバグなどへの対処を考えると、パッケージ的なシステムを活用する方がメリットは大きいと考えていました」と語るのは篠原部長。「クラウド型間接材調達支援サービスを知った時は、その汎用性の高さや使い勝手の良さに、これはいいなと思ったのですが、最終的には2社に絞って比較検討しました。決め手は、ワークフローの仕組みが当社の業務にあっていたことと、サポート体制が充実していたことです。これまでの導入実績の豊富さも大きな安心感に繋がりました。今の所、システム導入時にありがちな運用上の不具合やバグなども全くなく、この安定感に感謝しています」。
 「試しに動かしてみましょうと、デモンストレーション用に作っていただいた環境が、かなり本番に近い環境になっていたのも驚きました。おかげで本番をイメージしやすく、現場への説明もスムーズにできました」と吉田課長。「決めてから導入までのスピードも、思った以上に速くて、現場としてはとても助かりました。半年ぐらいでもう本格稼働に持ち込むことができましたから。これもクラウド型間接材調達支援サービスの豊富な導入実績がなせる技なのでしょうね」。



 導入の効果

半日以上かかっていた作業が一時間で

case06_05.jpg 実際にクラウド型間接材調達支援サービスを導入してみて、期待通りの効果を上げることができたのか、篠原部長と吉田課長に聞いてみました。
 「一番の目的は、教室の負担減でしたから、そういう意味では効果絶大でした。これまで依頼するものによって、どこに頼むのか、どの書式を使うのかを確認してから行っていた作業が、一つのWEBの画面に入力するだけで済むようになったのですから、これは楽ですよね」と篠原部長。
 「間接材の発注依頼情報は、すべて私の部署に集まるのですが、チェックする側としても労力はかなり減りました。以前は、FAXできた注文書を手作業でコンピュータに打ち込んで管理していたわけですが、その必要が無くなりました。毎日半日以上かかっていた作業が、今は約一時間で終わります。注文が集中した時でも、午前中には終わらすことができます。以前はスタッフみんなで残業していたような繁忙期も、定時で帰れることも多くなりました」と吉田課長も笑顔で語ります。


ユーザビリティの高いインターフェイス

 発注できる間接材が一覧で見ることができるのも大きなメリットと語るのは吉田課長です。「本部に発注依頼できるものが何なのか、以前は現場で悩むことも多かったと聞きます。標準品として用意してあるものを知らずに現場で標準品と異なるものを発注していたようなことも、もしかしたらあったかもしれません。それが今ではWEB画面上に標準品をカタログ化していますので、何を発注できて、何ができないかが即座に分かる。こういう基本的なことが現場では喜ばれています」。
 拠点が多く発注依頼を担当する人も多いので、いちいち説明したり、マニュアルを見たりしなくても感覚的にわかる、クラウド型間接材調達支援サービスならではのユーザビリティの高いインターフェイスも功を奏したと言えそうです。



 今後の展開

コスト削減へ向けての第2フェーズ

 お二人のお話を聞いていると、今後のサービスを広げていきたいという方向性は大きく二つ。まずは、どんどん拡がっている成学社様の事業領域をできるだけ多く網羅していくこと。学習塾事業のほかに展開している、保育事業や英会話スクールなどの間接材も同じサービスで管理できるよう、扱い品目等を増やしていくことを考えているそうです。
 もう一つは、データベースの活用。「せっかく集計・分析機能が付いているのだから、それを有効活用したい」と篠原部長は語ります。拠点側でのムダな発注をなくすためのアドバイスや、本部側での備品在庫の最適数を割り出すなど、データを有効活用する方法は沢山あります。データベースが積み上がってきたところで、それを分析し、さらなるコスト削減に向けてさまざまな試行錯誤をしていくことでサービス運用の第2フェーズにしたいと、篠原部長と吉田課長は考えているようでした。

印刷物発注へのチャレンジ

 「既存の取引先へWeb発注できる「発注代行サービス」も使いたいなと思っています。たとえば印刷物。学習塾では、教材や講座案内、申し込み用紙など、印刷物の発注機会が非常に多い。発注処理の負担を軽くし処理スピードをあげるという意味では、取引先への発注をWEB化するメリットは非常に大きいと言えます。ぜひチャレンジしてみたいと思っています」と篠原部長。
 クラウド型間接材調達支援サービスは、導入して終わりではありません。汎用性の高いサービスだからこそ、そこからさらなる最適化を図っていくことができる、それがこのサービスの本当の強みと言えるのではないでしょうか。導入後のフォロー体制が、導入企業の多くで高く評価されている理由の一つです。
 成学社様の発展に合わせて、サービスも発展していく、それがクラウド型間接材調達支援サービスなのです。


 
 株式会社成学社 

         
   所 在 地 : 大阪府大阪市北区中崎西3-1-2
   創  業 : 1982年(昭和57年)7月
   代 表 者 : 太田 明弘
   資 本 金 : 2億3,510万円
   売 上 高 : 106億7,623万円(2016年3月期)
   従業員数 : 約630名(非常勤講師約4,000名)
   事業所数 : 約230か所
   U R L : http://www.kaisei-group.co.jp/
     
  Case01 クラウド型サービスにより、8 店舗同時のスムーズな導入を実現
  Case02 これまで見えなかった間接材調達の無駄を発見
  Case03 発注・調達業務の時間を短縮し、ミスやトラブルを削減できました
  Case04 販促品の受付・払出業務の大幅な工数削減を実現
  Case05 ムリ、ムダ、ムラの排除を実現。現場のコスト意識も向上。
  Case06 発注業務の作業時間を大幅削減。半日以上かかっていた作業が一時間に。

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