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事例紹介 国際基督教大学 様

医療・教育 人事・総務・経理

教員人事業務の改革を部門横断で実現 大学IRの推進に向けた道筋を切り拓く

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国際基督教大学様では、大学内の情報収集・分析・改善等による経営・教育の品質向上のために富士通のフィールド・イノベーションを活用。フィールド・イノベータが複数部門にまたがる業務を可視化することで、情報の一元管理が可能になりました。

【 課題と効果 】
  • 大学IRに必要な情報を一元管理・活用できる仕組みが整っていなかった
  • 教員人事業務において、煩雑な手順と多種多様な紙資料が存在していた
→
  • 教員データベースを新たに構築し、情報の最新化維持や有効活用が可能に
  • 関連部門が一体で改革に取り組み、業務効率化や紙資料の大幅削減に成功

大学IR強化に向けた教員情報管理の見直しが課題

「キリスト教の精神に基づき、国際的社会人としての教養を持って、神と人とに奉仕する有為の人材を養成し、恒久平和の確立に資すること」を目的に設立された国際基督教大学。文部科学省のスーパーグローバル大学創成支援事業に採択されるなど、大学の国際化や次世代を担う若者の育成に全方位で取り組んでいる。

同大学では2015年度末より、教員人事業務の改革に着手した。行政事務部長 兼 IRオフィス室長補佐の円谷 恵氏は「本学では、大学内の情報収集・分析・改善等によって経営・教育の品質向上を目指す『大学IR(Institutional Research)』を推進しています。大学IRには学生、教員、職員等の様々な情報活用が必要になります。学生情報に関しては、一年前にシステム化し一元管理ができるようになりました。しかし教員情報は、学内の複数部門においてそれぞれ紙ベースで管理している情報があり、採用・昇任などの業務に多大な工数と時間を費やしていました。こうした状況では、大学IRも思うように進められないため、教員情報を一元管理・活用できるプロセスやシステムの見直しが課題でした」と振り返る。

国際基督教大学 行政事務部長 スーパーグローバル大学創成推進室長補佐 IRオフィス室長補佐 円谷 恵氏

国際基督教大学
行政事務部長
スーパーグローバル大学創成推進室長補佐
IRオフィス室長補佐
円谷 恵氏

教員人事に関わる業務プロセスや課題を洗い出す

国際基督教大学 大学事務局長 ITセンター長/研究戦略支援センター部長 畠山 珠美氏

国際基督教大学
大学事務局長
ITセンター長/研究戦略支援センター部長
畠山 珠美氏

この取り組みに向けて適用されたのが、富士通のフィールド・イノベーションだ。大学事務局長の畠山 珠美氏は、その理由を「学生情報の一元化を行った際に痛感したのが、複数部門にわたる業務を変えることの難しさです。お互いの業務やつながりが見えていないと、何がどう良くなるかを具体的に説得することができません。そこで今回は、まず客観的な視点を持つ第三者の力を借りて、業務全体を可視化したいと思ったのです」と語る。

プロジェクトを担当したフィールド・イノベータ(以下、FIer)は、早速、教員人事に関わる各部門内の業務内容を調べると同時に、部門間にまたがる作業の内容、書類、会議、システム等を可視化した。

人事部 部長代理 地石 雅彦氏は「FIerの可視化結果から、各部門のメンバーは他部門の業務内容が把握できておらず、また前任者から引き継いだ業務についても『なぜそうなっているのか』が分からない。その結果、業務の重複など、非効率が生じていることがわかりました」と語る。

たとえば新任教員の採用業務では、教員の教育や研究に関する経歴などを記載した「BIO(バイオ)」と呼ばれる文書の作成に複数部門が係わり年間約240時間、また、教授会や理事会などの資料準備にも年間約234時間を費やしていることが判明。同様に昇任業務でも、様々な情報が異なる部門で分散管理されている、また、教員情報の最新化を色々な部署において手作業で行っているなど様々な問題が浮かび上がってきた。

国際基督教大学 人事部 部長代理 IRオフィス 地石 雅彦氏

国際基督教大学
人事部 部長代理
IRオフィス
地石 雅彦氏

国際基督教大学 行政事務部 行政事務グループ スーパーグローバル大学創成推進室 IRオフィス 主査 森川 園子氏

国際基督教大学
行政事務部 行政事務グループ
スーパーグローバル大学創成推進室
IRオフィス
主査
森川 園子氏

行政事務部の森川 園子氏は「FIerが作成した業務フロー図を見て、改めてこんなに複雑な業務を行っていたのかと驚きましたね。また、それに加えて、個々の『人』ではなく『部署』として業務を整理できたことも大きかった。各部門における業務の進め方を理解できたことで、お互いに協力すれば改善や効率化が図れるはずと感じました」と語る。

FIerが複数部門にまたがる業務を可視化 -教員人事に関わる業務は複数部門にまたがっているため、FIerは各部門内における業務内容と部門間のつながり、業務に掛かる時間などをすべて調査し、業務フロー全体を明らかにした。

メンバー全員参加で改善・改革施策を検討

FIerは可視化された業務フローを基に改革対象をメンバーと検討した。話し合いによる検討の結果、6つの業務を改革対象とし、中でも「教員情報 登録作業の効率化」と「教員情報 活用作業の効率化」を重点テーマに据えることが決定した。

同大学では、具体的な改善施策を導き出すための3時間の集中討議を3回実施。ここでは、教員人事業務に関連する各部門の推進メンバーが参加し、施策立案に向けた議論をFIerの支援のもとに進めていった。ITセンター長代理 小松 倫子氏は「こうした場では、とかくテーマに詳しい人や特定の人ばかりが発言しがちです。しかし今回はFIerが上手に議論をリードし、それぞれのメンバーの思いを引き出してくれました。おかげで自然と全員参加の意識が高まりました。システムありきでなく、常に目的を意識して議論できたのがよかったと思います」と振り返る。

国際基督教大学 ITセンター長代理 IRオフィス 小松 倫子氏

国際基督教大学
ITセンター長代理
IRオフィス
小松 倫子氏

また、地石氏も「物事を決めるのはあくまでも自分たちであり、FIerはそのサポート役であるという姿勢を貫いてもらえたのが良かったですね。指示をされるとどうしてもやらされ感が生じますが、自分たちで決めたことであれば、おのずとやろうという気になります」と語る。

FIerが用いた様々な改善・改革手法も、メンバーに刺激を与えた。森川氏は「たとえば、業務を優先度や重要度、難易度などに分けて整理していく手法は、大変参考になりました。それも、壁に付箋を貼るなど身体を動かしながらの作業ですから、楽しみながら進められました。現在も自分の業務を整理する際に役立てています」と語る。

大学価値向上に向けた取り組みを継続的に推進

こうして策定された改革案は「1. 応募者自身による情報登録の推進」「2. 教員による教員情報の最新化維持」「3. 紙削減など会議資料作成作業の削減」の3点。

まず1.については、応募者自身がWeb上で情報登録を行うことで人手を介さない仕組みを構築。2.は各部門が個別に保有・管理していた情報を教員データベースに集約し、一元管理できるようにした。さらに3.では、紙で配付していた会議資料を電子化し、会議1回あたり数千枚の紙を削減。印刷やファイリング、廃棄などの手間および作業時間を大幅に軽減し、「一部の作業については、その業務量を概ね半分に減らせた」と地石氏。また、「従来は部門ごとに異なっていた帳票フォーマットを統一できました。関係者が納得しているので、後からシステムを修正するような事態も起きていません。これも全員参加で改革に取り組んだ効果ですね」と小松氏は語る。

「これまでは、部門間の壁があり、物事が前に進みませんでした。しかし今回の活動を通して、『やればできる』という確信を掴むことができました。各部門担当者が兼務で構成するIRオフィスの活動にも、大きな弾みがつくことと期待しています」と円谷氏は語る。

また、畠山氏も「職員の時間を単純な事務作業ではなく、もっと前向きな業務に充てたいと数年前から考えていました。今回その一歩が踏み出せました。今、大学には、自らの特徴や取り組みをデータで見せていくことが求められています。今回のフィールド・イノベーション活動の経験を他の業務にも展開し、大学の価値向上に活かしていきたいです」と展望を述べた。

3つの改革施策を立案 -FIerの可視化結果を基に集中討議を実施。「応募者自身による情報登録の推進」「教員による教員情報の最新化維持」「紙削減など会議資料作成作業の削減」の3改革案を導き出した。



お客様概要プロフィール

国際基督教大学様

所在地:東京都三鷹市大沢3-10-2
開学:1953年4月
学部:1学部1学科
大学院:5専攻
URL:http://www.icu.ac.jp/Open a new window

FIer

今回のプロジェクトを通して

(左から)小林 努、加藤 宏明、児玉 卯今回の活動では複数部署から参加したメンバー間で課題を共有する事により新たな気づきや発想を引き出すことを意識して活動に取り組みました。

これまで詳しく知らなかったお互いの業務を理解する事により、メンバーが一丸となり活発な議論を行う姿が非常に印象的でした。

また、「会議のペーパーレス化」等、メンバーだけでは実現が困難な施策は中間報告会や最終報告会にご参加頂いた大学の上層部の方々の協力が成功に繋がったと思います。

活動終了後も今回のFI活動を通じた経験を活かし、更なる改革を継続されているとお聞きし、大変嬉しく思います。

FI活動では今後も様々な分野でお客様の改革を支援してまいります。

【導入事例(PDF版)】

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[2017年11月 公開]

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