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Scansione a Microsoft Share Point

Panoramica

I sistemi di gestione delle informazioni hanno bisogno di persone desiderose di condividere, utilizzare, gestire e conservare questi sistemi e i relativi archivi. Per essere accettati dalla vasta comunità di operatori delle informazioni interne, bisogna supportare ogni singolo utente consentendo l'accesso rapido e semplice alle informazioni ricercate.


La prima fase dello sviluppo di un sistema efficace sono i dati, per cui è particolarmente importante la raccolta dei documenti. Anche se i documenti interni aziendali vengono spesso creati in maniera digitale e conservati in tale stato per il loro intero ciclo di vita, gran parte delle comunicazioni esterne sfrutta ancora supporti cartacei. Bisogna digitalizzare documenti come assegni, fatture, moduli, corrispondenza e via dicendo per trasferire il loro valore informativo ad archivi o portali elettronici oppure per utilizzarli in flussi di lavoro elettronici.


Qualsiasi sistema di ECM, come Share Point, deve essere in grado di integrare le informazioni indipendentemente dal supporto di origine. Gli scanner per documenti Fujitsu consentono di porre rimedio alla discontinuità dei supporti nel ciclo di vita delle informazioni. Attraverso la scansione e l'acquisizione, tali prodotti conferiscono un nuovo valore al supporto cartaceo e alle informazioni presenti su di esso:


  • Conformità con i requisiti aziendali interni e normativi
  • Riduzione dei costi di elaborazione
  • Aumento della produttività
  • Riduzione dei tempi di elaborazione
  • Aumento della qualità dell'elaborazione

Share Point è una piattaforma che consente di utilizzare le informazioni in maniera più produttiva, ad esempio per l'ottimizzazione dei processi aziendali, per il riferimento visivo, la collaborazione e la semplificazione dell'accesso ai documenti. Ma il fattore principale di SharePoint consiste nella rapida e simultanea disponibilità dei documenti, delle informazioni e dei dati per numerosi gruppi di utenti e diversi scopi operativi, un fattore che è possibile sfruttare anche per i documenti cartacei.


Breve panoramica

Con il connettore di scansione per Share Point, è possibile importare documenti in maniera diretta e intelligente (completi dei dati di indice) in più server Share Point, sia locali che remoti.


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Funzionamento

Quando le immagini sottoposte a scansione saranno pronte per l'importazione, il connettore di Share Point chiederà all'utente di scegliere un server Share Point specifico in cui eseguire l'importazione.

A questo punto, il connettore Share Point comunicherà direttamente con tale server per individuare le "librerie di documento" Share Point in grado di accettare le importazioni.

Allo stesso tempo, prima di eseguire l'importazione di un documento, il connettore chiederà e raccoglierà le informazioni di indice necessarie per la "libreria di documento" di Share Point selezionata.


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Quando l'utente sceglierà la "libreria di documento" di destinazione, una finestra (il riquadro di indice) chiederà di inserire le informazioni di indice necessarie.


Dopo aver digitato e accettato i dati dell'indice, il documento verrà trasferito nel server di Share Point in maniera automatica e trasparente.

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Fujitsu supporta da molto tempo il caricamento semplificato dei documenti cartacei nelle soluzioni Microsoft Share Point Portal. Il connettore di SharePoint consente di migliorare notevolmente il processo, andando oltre la semplice scansione e il successivo trasferimento manuale dei file. Ora, è possibile scegliere il server di Share Point corrente e la relativa libreria, per poi visualizzare immediatamente tutti i campi di indice definiti per tale libreria. È possibile digitare le informazioni dell'indice e trasferire un documento qualificato e semplice da individuare attraverso le normali procedure di ricerca di Share Point.


Gli scanner per documenti Fujitsu sono la corsia d'ingresso per la carta in Share Point.

Tutti i nomi, nomi dei produttori, marchi e nomi di prodotto sono soggetti a speciali diritti di trademark e sono marchi o e/o marchi registrati del produttore o dei rispettivi proprietari. Tutte le indicazioni sono non vincolanti. I dati tecnici sono soggetti a modifiche senza preavviso.

Supporto

Scanner supportati

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