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Electronic Cadastre

Il Catasto Edilizio Greco va in Digitale

Industrie:

  • Government

Gruppi di offerte

  • Scanner

Aree di soluzioni:

  • Imaging Solutions

Regioni:

  • Italia

Sfide:

  • Lunghi processi di archiviazione e difficile consultazione dei dati catastali

Benefici:

  • Miglioramento del rapporto con i cittadini: più snello, veloce e sicuro
  • Miglioramento dei tempi di gestione delle pratiche

Fujitsu ha fornito la tecnologia per digitalizzare, in soli 4 mesi, 200 milioni di documenti relativi a proprietà pubbliche e private di tutto il paese

Electronic Cadastre è l’ente che gestisce il catasto elettronico greco attraverso 12 diverse società che operano su tutto il territorio con 170 uffici. Il progetto ha portato alla digitalizzazione di 200 milioni di documenti (tra atti notarili documenti di proprietà) che sono stati indicizzati e archiviati in formato elettronico.

Perché un archivio elettronico?

Perché un archivio elettronico? Le pratiche amministrative e la gestione dei documenti catastali comportavano un dispendio di tempo e di risorse considerevoli al punto da portare la Pubblica Amministrazione in Grecia ad avviare - nel mese di agosto 2008 - un progetto di archiviazione elettronica di tutti i documenti relativi alle proprietà pubbliche e private del paese per poter snellire i processi di archiviazione e consultazione dei dati catastali, a beneficio di un rapporto con i cittadini più snello, veloce e sicuro.

Il catasto greco aveva bisogno di una soluzione che permettesse di fare la scansione, l’archiviazione e l’indicizzazione di tutti i documenti di proprietà registrati fino a quel momento manualmente e che garantisse un processo veloce e sicuro. Il catasto elettronico greco è gestito da 12 società, che operano attraverso 170 uffici dislocati su tutto il territorio ai quali compete la raccolta dei documenti di tutte le proprietà private e pubbliche. La mole di documenti gestiti è considerevole, e per il singolo cittadino, come per il funzionario dell’ente pubblico, richiedere la registrazione degli atti notarili e dei documenti comprovanti i diritti di proprietà di un edificio richiedeva tempi di attesa, di ricerca e di archiviazione piuttosto lunghi.

Oggi, grazie alla gestione completamente elettronica degli archivi catastali è possibile velocizzare la consultazione dei documenti in modo facile e immediato, oltre che sicuro.

Il progetto di archiviazione digitale ha dato vita a un archivio elettronico di 200 milioni di documenti (di diverso formato: A4, A3, A5….) che sono passati sotto l’occhio vigile degli scanner Fujitsu tra l’agosto e il dicembre dell’anno scorso.

La tecnologia hardware e software in perfetta sincronia

L’accordo tra l’ufficio del Catasto greco e Fujitsu, concluso grazie al supporto di BSI – il partner di Fujitsu con competenza sul mercato greco - ha previsto la fornitura di 15 scanner Fujitsu fi-5900C, 25 scanner Fujitsu fi-5650C e 30 Fujitsu fi-6140C. Si tratta di scanner a prestazioni elevate, tra i più efficienti in termini di volumi presenti oggi sul mercato. L’elevata produttività di questi scanner permette la scansione di centinaia di migliaia di documenti al giorno, anche di lotti di documenti misti, e assicura un numero di interventi manuali molto esiguo. Queste caratteristiche permettono di avere un flusso di lavoro senza interruzioni o disagi.

Assieme alle macchine, Fujitsu ha fornito anche il software di applicazione ScandAll Pro per il trattamento avanzato delle immagini, che permette agli utilizzatori di visualizzare la lista di immagini digitalizzate con i Fujitsu fi Series image scanner e assicura la funzione avanzata di ottimizzazione delle immagini stesse.

Nell’ambito del nuovo sistema IT è stato poi integrato il software proprietario del catasto edilizio EDM che viene utilizzato per indicizzare le immagini dei documenti acquisiti e archiviarli in base alle policy esistenti.

Grazie alla elevata capacità di integrazione che gli scanner di Fujitsu offrono, è stato possibile integrarli perfettamente nell’ambiente IT del catasto. E proprio questo ha permesso ai funzionari di definire con la massima precisione i tempi e le risorse che sarebbero state necessarie per concludere nei tempi stabiliti tutto il lavoro di indicizzazione dei documenti prima archiviati in formato cartaceo.

Le stime iniziali prevedevano la digitalizzazione di 53 milioni di documenti. In corso d’opera invece si è arrivati a dover archiviare elettronicamente ben 200 milioni di atti. Il processo ha comportato il coinvolgimento di 9 persone suddivise in due turni al giorno.

Perché Fujitsu

Al progetto hanno partecipato le 12 società di gestione dell’archivio catastale e al bando di gara hanno risposto tre operatori del mercato delle soluzioni per l’imaging, tra cui Fujitsu. 11 società su 12 hanno optato per le soluzioni di Fujitsu.

A determinare questa scelta sono state, oltre alla solida competenza in materia di BSI (che opera come single brand vendor), la complementarietà delle soluzioni hardware e software di Fujitsu, la loro affidabilità (è stato possibile arrivare a scansionare 200.000 pagine in un solo giorno) e qualità elevate, associate all’assistenza post-vendita. Elementi così importanti che hanno prevalso sul costo: il progetto di Fujitsu aveva infatti poteva avere un costo dal 10 fino al 30% superiore alle altre offerte.

Non meno importante è stata l’alta qualità della funzionalità “dual stream” delle soluzioni Fujitsu, che offre la possibilità di gestire le immagini scegliendo tra l’acquisizione a colori, in scala di grigi o in bianco e nero.

Il parere del Cliente

“Grazie all’affidabilità della tecnologia di Fujitsu abbiamo potuto fare una valutazione molto più accurata del numero totale di documenti da acquisire ogni giorno; e questo comporta una maggior precisione nella definizione dei tempi necessari a svolgere fisicamente il lavoro, destinando in questo modo le risorse adeguate” – afferma Mr. Tsakonas, Operation manager di Meleti – Eratosthenis.

Per maggiori informazioni: