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Circuito della Salute

PFU Imaging Solutions aiuta la Pubblica
Amministrazione a migliorare la produttività... e
la soddisfazione dei cittadini

Industrie:

  • Healthcare

Gruppi di offerte

  • Scanner

Aree di soluzioni:

  • Imaging Solutions

Regioni:

  • Italia

Sfide:

  • Delicate procedure di prenotazione di prestazioni mediche
  • Archivi cartacei sovraccarichi

Benefici:

  • Miglior servizio al cliente
  • Comodità e semplicità del processo di gestione delle pratiche
  • Grande risparmio in termini economici, di tempo, e di spazio fisico
  • Rapidità nell’acquisizione dei documenti

Circuito della Salute Più e Mare Termale Bolognese si sono affidati alle soluzioni Fujitsu per l’archiviazione digitale di tutte le pratiche di assistenza sanitaria gestite all’interno delle 14 strutture sanitarie

L’azienda

Con 14 strutture sanitarie collegate tra loro, Circuito Della Salute Più e Mare Termale Bolognese offrono servizi di assistenza sanitaria sia in regime SSN che in forma privata per la prevenzione, la salute e il benessere, attraverso diverse proposte che comprendono diagnosi, cure, trattamenti, medicina fisica e riabilitazione, medicina termale, fitness e wellness.

Mare Termale Bolognese raggruppa 5 dei 13 centri che costituiscono il più grande complesso di terme, piscine termali, palestre, poliambulatori e acquapark presenti a Bologna (in città e provincia), mentre gli altri centri, di Circuito della Salute Più, sono dislocati nelle province di Bologna, Ferrara e Venezia.

circuito-della-salute logo

L’attività quotidiana del front office; la complessa gestione documentale

Le strutture di Circuito Della Salute Più e Mare Termale Bolognese arrivano a ospitare più di 3500 pazienti quotidianamente. La quantità di documenti generati ogni giorno per la prenotazione di esami e visite e per la gestione delle impegnative e delle fatture è notevole. Inoltre, considerando che ai fini legislativi la conservazione dei documenti è obbligatoria per 10 anni, ci si rende subito conto di quanto sia necessario anche prevedere uno spazio apposito per l’archiviazione fisica dei documenti.

“Il nostro front office è sempre stato molto organizzato ma con l’andare del tempo ci siamo accorti che anche la normale consultazione dei documenti originali, archiviati in grandi armadi, si è fatta decisamente più complessa”, afferma Federico Monti, Presidente del Consiglio di Amministrazione di Circuito Della Salute Più e Mare Termale Bolognese. “Era necessaria una svolta, e il passo obbligatorio era quello di valutare l’implementazione di una soluzione di archiviazione digitale che ci aiutasse a snellire le attività di gestione e conservazione dei documenti”.

Il passaggio all’archiviazione digitale dei documenti

Nel 2004 con il supporto di ZakSoft, azienda di soluzioni software e partner commerciale di PFU Imaging Solutions, Circuito Della Salute Più e Mare Termale Bolognese hanno avviato un progetto di aggiornamento del programma gestionale comune a tutti i centri e che era stato sviluppato negli anni 90, e di dematerializzazione dell’archivio cartaceo.

Grazie al sistema di archiviazione con protocollo, ogni lavoro ha un codice di archiviazione (un numero progressivo). A seguito della scansione ogni documento viene classificato con un nome e archiviato automaticamente nella cartella desiderata. I documenti che richiedono un’approvazione passano prima nella cartella del responsabile che vista il documento con una firma elettronica e lo archivia in una cartella “read-only” dove il documento non può più essere modificato.

Le soluzioni adottate: sinonimo di velocità di scansione e gestione ottimizzata della carta

Sono stati implementati 51 scanner Fujitsu di diversi modelli, tra cui fi-4120c2, fi-5110eox, fi-5120c e i più recenti fi-6140 e fi-6230 per la scansione massiva di tutti i documenti.

Lo scanner fi-6230 è utilizzato prevalentemente in amministrazione per l’acquisizione di fatture e bolle mentre l’fi-6140 è utilizzato nella maggior parte degli ambienti.

Gli scanner fi-4120c2 sono stati i primi a essere acquistati e vista l’elevata mole di documenti che possono acquisire, sono stati spesso spostati da un ufficio all’altro in base alla necessità di scansione del momento.

Con il nuovo sistema ci guadagna anche il cittadino per la comodità e la semplicità del processo di gestione delle pratiche: al momento della presentazione dell’impegnativa del medico al centro di prenotazione, viene fatta subito la scansione e l’archiviazione digitale della ricetta. Vengono poi creati i documenti di prenotazione della visita, il documento relativo alla privacy, il foglio relativo alla prestazione richiesta che deve essere firmato dal medico e l’immagine della ricetta originale con la firma digitale che garantisca l’autenticità del documento: in questo modo il paziente la può utilizzare (al posto dell’originale, che dovrà essere inviata alla ASL di competenza) ai fini della dichiarazione dei redditi. Una volta che la prestazione è avvenuta, tutti i documenti vengono acquisiti dalla segreteria per creare il PDF unico da inoltrare per legge alla ASL di riferimento.

I“Prima di iniziare questo processo, si producevano almeno due copie di ciascuna pratica: una destinata alla ASL e una per il nostro archivio. Ora finalmente siamo passati al digitale e siamo molto felici di non produrre più tutta quella carta”, continua Monti. “Anche le ASL con cui ci interfacciamo hanno dimostrato di apprezzare molto questo nuovo sistema di gestione elettronica delle pratiche che comporta, dal loro punto di vista, un grande risparmio in termini economici, di tempo, e di spazio fisico. Non ultimo, apprezziamo molto la sicurezza di avere sempre e in tempo reale le informazioni e i documenti che si cercano e la maggiore facilità nella consultazione e nel controllo dei documenti oltre che a una pura e semplice, ma non indifferente, questione di spazio”, conclude Monti”.

I risultati e benefici ottenuti

In 6 anni dall’inizio del progetto sono stati scansiti 1.780.000 documenti di tutte le tipologie, di cui 660.000 sono impegnative per visite specialistiche. In una settimana mediamente si effettuano più di 5.700 ricette SSN e più di 8.500 documenti in formato A4.

Per maggiori informazioni: