Skip to main content
  1. Home >
  2. About Fujitsu >
  3. Case Studies >
  4. Case Studies Italia>
  5. fi Series Case Study: Aon

Gruppo AON

Grazie alla tecnologia Fujitsu, Aon cambia il
modo di archiviare le informazioni

Industrie:

  • Financial Services

Gruppi di offerte

  • Scanner

Aree di soluzioni:

  • Imaging Solutions

Regioni:

  • Italia

Sfide:

  • Spazio occupato dagli armadi pieni di documenti, che impedivano anche l’assunzione di ulteriore personale
  • Elevati costi di affitto di spazi per l’archiviazione dei documenti • Necessità di consultazione documenti in tempo reale

Benefici:

  • Condivisione immediata, completa e sicura dei documenti
  • Documenti digitali non soggetti all’usura e ai danni del tempo
  • Creazione di nuovi spazi in ufficio e possibilità di aumentare il numero dei dipendenti

Aon – l’azienda

Il Gruppo Aon è sinonimo di consulenza, intermediazione assicurativa e riassicurativa e gestione del rischio. Leader in Italia, Aon conta oltre 1.000 dipendenti, è presente su tutto il territorio nazionale con 40 uffici e nel 2008 ha realizzato ricavi netti per oltre 133 milioni di Euro, a fronte di premi intermediati per 1,6 miliardi di Euro, con un portafoglio clienti di oltre 8.000 Aziende e 700 Enti Pubblici.

La mole di documenti che un broker assicurativo è tenuto a gestire e archiviare è decisamente notevole: se si considera il suo ruolo di “terza parte” - tra l’assicurato e la compagnia di assicurazione - si capisce perfettamente perché si parli di una quantità di documenti tre volte maggiore rispetto ad altre aziende di servizi. Basti pensare alla necessità di conservazione di tutte le polizze e di tutti i giustificativi relativi agli eventuali sinistri (dalle comunicazioni all’assicurazione della controparte alla cartella clinica in caso di danni alla persona, e così via).

“Una parte considerevole dei nostri uffici era destinato ad armadi per l’archiviazione dei documenti e questo creava difficoltà logistiche non indifferenti. E, anche se può sembrare banale, era difficile anche posizionare una scrivania per un nuovo collega, perché mancava lo spazio fisico”, ha commentato Gianmaria Fusar, CIO di Aon. “Era tale la quantità di documenti da archiviare, che, da anni, siamo stati costretti ad affittare spazi presso service dedicati, con ingenti costi, crescenti nel tempo”.

Ai costi relativi allo spazio se ne aggiungeva però anche un altro, meno facilmente stimabile ma altrettanto importante: il tempo e la fatica di dover recuperare i documenti necessari per l’operatività quotidiana e ancor di più in caso di contestazioni su accadimenti passati.

Perché l’archiviazione digitale dei documenti?

Questi i presupposti che hanno spinto Aon a cercare una soluzione che li aiutasse a dematerializzare l’archivio cartaceo, o almeno una parte di esso, e così snellire la gestione quotidiana della documentazione.

“La nostra scelta è ricaduta sulle soluzioni Fujitsu – riprende Fusar – che in passato avevamo già avuto modo di apprezzare e che ci hanno permesso – in soli 10 mesi – di liberare gli spazi per creare alcune decine di posti di lavoro”.

Per la tipicità del processo di gestione documentale in Aon, erano necessari due tipi di scanner: uno per le attività di gestione day-by-day, che offrisse tre funzioni insieme - scan to mail, scan to folder e scan to fax - e un secondo scanner per la digitalizzazione massiva. La tecnologia Fujitsu ha permesso ad Aon di catturare automaticamente le informazioni contenute nei documenti, e grazie all’introduzione del codice a barre si sono evitate le scansioni manuali dei singoli fogli. Il barcode ha dato inoltre la possibilità di instradare e successivamente rintracciare automaticamente i documenti in tutte le fasi di elaborazione.

La soluzione scelta

Soltanto alcuni scanner Fujitsu rispondevano a queste esigenze, tra cui il fi-6010N, da utilizzarsi per le esigenze di gestione documentale del day by day.

Lo scanner di rete Fujitsu fi-6010N permette di gestire le più comuni funzioni di comunicazione all'interno dell'ufficio, come: la trasformazione di documenti cartacei in file e la loro archiviazione in repository, o ancora l'invio ai colleghi tramite posta elettronica, al fax, a cartelle condivise o direttamente a una stampante. E’ stato studiato anche per integrarsi senza interrompere i flussi di lavoro, all'interno dei sistemi di Enterprise Content Management (ECM).

Aon ha acquistato 40 unità del modello Fujitsu fi-6010N per gli uffici di Milano, Roma, Parma, Bergamo e Modena e prevede di acquistarne altrettante nel prossimo anno.

Con l’aiuto di BDF, la società partner di PFU Imaging Solutions (già Fujitsu Europe Limited) che ha supportato Aon nella scelta tecnologica, é stato possibile avviare tutto il progetto in tempi davvero limitati.

“Inizialmente abbiamo anche avuto la possibilità di provare i prodotti per un lungo periodo, senza alcuna pressione da parte di PFU Imaging Solutions che si è dimostrata un ottimo partner con la competenza tecnologica di cui avevamo proprio bisogno”, riprende Fusar.

I risultati di una partnership di successo

Tra i dipendenti Aon che sono stati coinvolti nel nuovo processo di archiviazione digitale, ci sono state inizialmente alcune perplessità, più che altro di natura culturale, ma oggi la velocità di archiviazione e la gestione semplificata dei documenti è giudicata positivamente da tutti: è stata sufficiente qualche giornata di training, per permettere al nuovo sistema di essere apprezzato.

“I benefici che abbiamo potuto toccare con mano sono molteplici”, ha concluso Fusar. “Innanzitutto la condivisione delle informazioni, che è immediata, completa e sicura. Inoltre possiamo avere la certezza che i dati siano archiviati nel tempo, senza rischi legati al deperimento o a danni fisici, propri degli archivi cartacei. Ma, forse, il vantaggio più tangibile è quello di aver liberato degli spazi negli uffici, migliorandone la qualità e creando nuove postazioni di lavoro”.

Per maggiori informazioni: