Risques, prenant du temps et contre-productifs

Est-ce l’avenir des emails ?

Le traitement des emails indésirables coûte globalement environ $4 milliards par an aux entreprises en termes de perte de productivité des employés.

Loin de nous rendre plus productifs, beaucoup craignent que les emails ne deviennent un obstacle dans nos vies professionnelles. Nous avons tous entendu des histoires à faire frémir de collègues ayant accidentellement transféré un email contenant des informations confidentielles à un concurrent ou à un client. Plus de 75%1 de la propriété intellectuelle des entreprises étant stockée dans des emails, ces erreurs pourraient s’avérer dévastatrices pour votre société.

Ceci prend une dimension encore plus importante si vous considérez qu’il existe peut-être des personnes dans votre organisation qui ne savent pas qu’un email est considéré de la même manière qu’une lettre aux yeux de la législation. Cela signifie qu’effacer un email peut avoir les mêmes répercussions juridiques que déchirer une lettre ou un dossier en papier, même s’il s’agit de pourriels.

Rendez vos emails plus productifs

La productivité souffre également. Combien de fois avez-vous attendu une réponse à un email urgent pour ne recevoir en retour qu’un message d’email non délivré ? Et ça, à condition que votre boîte de réception ne déborde pas de pourriels. Le traitement des emails indésirables coûte globalement environ $4 milliards par an aux entreprises en termes de perte de productivité des employés.

Ceci en plus de la contrainte supplémentaire que les pourriels exercent sur les bandes passantes de IT, la puissance de traitement et l’espace de disque utilisable. Cette érosion de la productivité menace également d’engloutir le travail mobile : ce grand espoir d’une efficacité accrue. Bien trop rapidement, les employés ont vu leur capacité à travailler n’importe quand, se transformer en perspective de travailler tout le temps.

Bien que tout cela soit probablement dû en partie à l’hésitation que l’on éprouve à tout simplement débrancher son Organisateur électronique Personnel, les compagnies doivent donner à leur personnel la possibilité de refuser les emails professionnels lorsqu’ils se trouvent chez eux. En tant qu’employeur, ceci peut également vous aider à vous conformer à la Directive Européenne sur le Temps de Travail.

Le fidèle Organisateur Personnel peut aussi contribuer à faire sortir du bureau des informations professionnelles confidentielles. Il est terrifiant de penser combien il est maintenant facile d’emporter n’importe où un email contenant des données confidentielles. Que va-t-il se passer si l’on perd l’appareil ?

Sécurisez votre système de messagerie

Les pertes financières engendrées par l’utilisation d’emails inappropriée ou irréfléchie sont un risque très réel dont l’impact peut être phénoménal. Etes-vous sûr que toutes les personnes qui reçoivent des rapports confidentiels par email devraient réellement les lire ? Etes-vous vraiment sûr que d’innombrables heures ne sont pas perdues à trier les pourriels ? Vos emails sont-ils gérés conformément aux directives règlementaires ?

Trop souvent, la réponse est non. Des solutions de Messagerie Confidentielle ont pour but de changer cela. De nombreuses solutions, y compris celles que propose Fujitsu, s’intègrent aux systèmes de messagerie électronique existants afin de fournir une sécurité et des capacités de gestion de niveau militaire.

Ainsi, où que soit basée votre entreprise, il est temps de reconsidérer la manière dont vous gérez les emails et protéger les informations vitales dont dépend votre entreprise.

• Enterprise strategy group
• Yankee Group 2004.

Et après ?

Pour plus d’informations sur les solutions de Messagerie Confidentielle, veuillez contacter Steve Tearle, Directeur du Développement du Service Messagerie : steve.tearle@uk.fujitsu.com

Il se peut que vous deviez envisager de changer votre système de messagerie si certains des pointss suivants s appliquent à vous : Vous avez déjà…..

• Pensé que votre système de messagerie devait fournir un meilleur avantage concurrentiel à votre organisation.
• Pensé en vous tracassant, que certains emails confidentiels pourraient être envoyés au mauvais destinataire.
• Souffert d’une performance insatisfaisante de votre réseau bloqué par des emails ne pouvant être envoyés.
• Eté victime d’une baisse de productivité due aux pourriels.
• Eu du mal à vous conformer aux règlements sur le stockage des emails

Choisissez la bonne solution de messagerie

• Cherchez un vérificateur de capacité qui veille à ce que tous les destinataires d’une liste de distribution soient bien autorisés à recevoir l’information contenue.
• Veillez à ce que cette solution puisse vérifier la disponibilité des destinataires et avertisse l’utilisateur si une réponse ne peut pas être garantie dans les délais requis.
• Choisissez une solution d’email qui s’intègre bien à votre système actuel.