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Spring Personnel

Endiguer le flot de papier

Secteurs :

  • Services variés

Groupes d'offres :

  • Numériseurs

Domaines de solutions :

  • Solutions d'imagerie

Régions :

  • Royaume-Uni

Défis :

  • Centaines de curriculum vitae, descriptions de postes, mémos, formulaires de chronométrage, cartes de visite et factures chaque semaine
  • Simplifier et accélérer les processus administratifs
  • Plus de 400 clients avec respectivement 150 candidats potentiels

Avantages :

  • Réduire de 90% les documents archivés
  • Réduit temps de gestion
  • Chacun dans le bureau peut trouver l’information sans difficulté

Comment l’entreprise de conseil en personnel Spring Personnel a pu réduire de 90% les montagnes de papier grâce au Desktop Scanner ScanSnap de Fujitsu

L’équipe de la succursale de Spring Personnel à Chiswick traite chaque semaine des centaines de curriculum vitae, descriptions de postes, mémos, formulaires de chronométrage, cartes de visite et factures. En sa qualité de consultant leader pour les ressources humaines dans la région, Spring Personnel gère plus de 400 clients avec respectivement 150 candidats potentiels dans les documents sur place. Il fallait trouver un moyen de simplifier et d’accélérer les processus administratifs, afin que les consultants puissent se concentrer sur l’activité essentielle de trouver la bonne personne pour le bon employeur.

Lucy Taylor, coordinatrice de la succursale chez Spring Personnel, explique : «La branche de recrutement du personnel est connue pour son degré élevé de tâches administratives. Tous les jours, nous recevons une quantité considérable d’informations de sources les plus diverses – clients, postulants et fournisseurs. Toutes ces informations doivent être sauvegardées et archivées afin que tout l’équipe puisse y avoir accès sans problème. Puis en fin de semaine, il nous faut encore télécopier ou envoyer par la poste des formulaires de chronométrage à tous nos candidats afin de pouvoir procéder à la facturation et au paiement.»

Lucy Taylor, Branch Co-ordinator at Spring Personnel, explains: “The recruitment industry is notorious for its high level of administration. Every day we receive a huge amount of information from a variety of different sources - clients, candidates and suppliers. All this needs to be filed away, so the whole team can find information easily. Then, at the end of the week, we have to fax or post timesheets to all of our candidates, so that we can arrange invoicing and payment.”

Spring Personnel a donc décidé de changer son système afin que les curriculum vitae, descriptions de postes et autres documents puissent être sauvegardés dans le réseau. Lucy Taylor poursuit : «Il nous a fallu trouver un scanner capable de convertir les documents sur papier en fichiers électroniques simplement et rapidement. La plupart de nos postes de travail disposent d’un PC, d’une imprimante et d’une pile de corbeilles d’archivage si bien qu’il nous faut une solution ne prenant pas trop de place. En outre, nous recevons souvent la visite de clients et de candidats, et notre bureau devrait donner une impression d’élégance et d’ordre.»

Des résultats en un tour de main
Installing the scanner took just a few minutes – and the benefits of using the device were visible almost as quickly.

L’installation du scanner n’a duré que quelques minutes – et les atouts de l’appareil sont apparus presque aussi vite. Lucy Taylor commente : «Le Fujitsu ScanSnap nous a vraiment changé la vie – tout au moins notre vie professionnelle ! En gros, je dirais qu’il a pu réduire de 90 pour cent les documents archivés dans notre bureau. Au lieu de passer des heures à classer des montagnes de papier et d’archiver ensuite les informations ou de les transmettre à un collègue, nous scannons les documents sous forme de fichiers PDF et les sauvegardons ensuite en quelques secondes dans notre système central. En fin de semaine, au lieu de télécopier les formulaires de chronométrage à tous nos candidats ou – pire encore – de les expédier par la poste, nous leur envoyons désormais tout simplement un courrier électronique. Cela va beaucoup plus vite et signifie en outre que nous enregistrons ce que nous avons fait. Ce qui peut se révéler très utile en cas de demandes rétrospectives.»

L’un des critères majeurs dans le choix du Desktop Scanner a été sa double fonction. Lucy Taylor à ce propos : «La majorité de nos documents sont imprimés recto verso, comme par exemple contrats qui comportent au dos des conditions ou cartes de visite. Avant de posséder un système électronique, nous devions péniblement entrer à la main toutes les données de contact des cartes de visite dans une base de données centrale. Désormais, nous pouvons tout simplement les scanner et les mémoriser dans le système, de sorte que chacun dans le bureau peut trouver l’information sans difficulté.» Lucy Taylor en conclut : «Je ne peux que recommander le Fujitsu ScanSnap – il a réduit nos temps de gestion, accélérer les processus, il est très compact et facile d’utilisation. En résumé: nous n’avons plus le sentiment d’étouffer sous des montagnes de papier – ce n’est pas mal pour seulement quelques secondes de travail par jour.»

A propos de Spring Personnel
Spring Personnel est une entreprise britannique de conseil éminente en matière de ressources humaines et de Workforce Management. Elle fait partie du Spring Group qui emploie plus de 1 200 personnes sur 53 sites en Grande-Bretagne, aux Pays-Bas et en Allemagne et aide chaque année plus de 4 000 personnes à trouver un emploi fixe. Plus de 7 500 employés sous contrat ou à titre temporaire travaillent chaque jour pour les clients du Spring Group.

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