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Escanear a Microsoft Share Point

Resumen

Los sistemas de gestión de información necesitan personas que estén dispuestas a compartir, utilizar, mantener y gestionar dichos sistemas y sus repositorios. A fin de ser aceptados por la amplia mayoria del personal, deben asistir al usuario individual facilitando el acceso a la información relevante de forma rápida y sencilla.


El primer paso en la construcción de un sistema eficaz son los datos pero, sobre todo, la recopilación de documentos. Aunque con mayor frecuencia los documentos internos de las empresas se crean digitalmente y durante todo su ciclo de vida solo se conservan digitalmente, una parte importante de la comunicación externa sigue dependiendo del soporte en papel. En primer lugar, los cheques, las facturas, los formularios, la correspondencia, etc. deben digitalizarse para aportar el valor informativo correspondiente a portales o archivos electrónicos o para volver a utilizar dicho contenido en flujos de trabajo electrónicos


Cualquier sistema ECM, como Share Point, debe ofrecer la capacidad de integración de la información, independientemente del soporte de origen. La combinación con escáneres de documentos Fujitsu contribuye a superar la discontinuidad de los soportes en el ciclo de vida de la información. No obstante, también aporta una nueva dimensión de valor a los soportes "en papel" y a la información que contienen dichos soportes, siempre y cuando se escaneen y capturen:


  • Cumplimiento de las normativas y los requisitos internos de la empresa
  • Reducción de los costes de los procesos
  • Mayor productividad
  • Reducción del tiempo de los procesos
  • Aumento de la calidad en los procesos

Share Point proporciona una plataforma para un uso más productivo de la información, por ejemplo, para la línea de optimización de los procesos empresariales, referencia visual, colaboración y acceso sencillo a los documentos. Sin embargo, el factor decisivo de Share Point es el uso rápido y simultáneo de documentos, información y datos por distintos grupos de usuarios para distintos fines operativos, entre los que ahora también se incluyen documentos en papel.


Guía de Usuario

El conector de Scan to Share Point permite la importación directa e inteligente (completa con datos de índice) de documentos en varios servidores Share Point locales o remotos.


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Funcionamiento

En cuanto las imágenes escaneadas estén disponibles para su importación, se abre la ventana del conector de Share Point para que el usuario seleccione el servidor Share Point específico al que deben importarse.

A continuación, el conector de Share Point se comunica directamente con dicho servidor para establecer las "Bibliotecas de documentos" de Share Point disponibles que aceptan importaciones.

Al mismo tiempo, solicita y recopila la información del índice que la "Biblioteca de documentos" de Share Point seleccionada requiere antes de importar un documento.


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Una vez que el usuario selecciona la "Biblioteca de documentos" de destino, una ventana emergente (el panel de índice) solicita al usuario que proporcione la información de índice requerida.


Una vez que se han introducido y aceptado los datos, el documento se transfiere automáticamente y sin problemas al servidor Share Point.

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Durante mucho tiempo, Fujitsu ha ofrecido compatibilidad con la carga simple de documentos en papel en las soluciones Microsoft Share Point Portal. Ahora, este conector de Share Point reinventa el proceso al expandirse más allá de la simple captura y la posterior transferencia manual de archivos. Ahora, puede seleccionar el servidor Share Point real y la biblioteca e, instantáneamente, se le presentarán todos los campos de índice que se han establecido para dicha biblioteca. Introduzca la información en el índice y, a continuación, se transferirá un documento completo que el resto podrá encontrar fácilmente mediante las pautas de búsqueda habituales de Share Point.


Los escáneres de documentos de Fujitsu conforman la puerta de entrada del papel a Share Point.

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Soporte

Escáner compatible

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