ADIÓS a la factura impresa

Las facturas en papel siguen siendo un pilar fundamental del mundo empresarial; sin embargo, la experiencia de la Caixa, la caja de ahorros más grande de España, sugiere que el cambio puede estar ya en marcha.

Una facturación eficaz permite a las organizaciones mantener un control firme sobre el flujo de dinero en metálico, los impuestos y las relaciones empresariales. Pero si las empresas no son capaces de enviar y recibir facturas electrónicamente, también puede convertirse en una carga incómoda, cara y a la que hay que dedicar mucho tiempo. La facturación en papel deja la puerta abierta de par en par al error humano y las empresas a menudo se encuentran con que no pueden acceder a determinadas facturas cuando se ven presionadas para hacerlo. A estas presiones a nivel empresa hay que añadir la cada vez mayor necesidad de reducir el impacto negativo sobre el medio ambiente. Con la factura electrónica las empresas podrán ser más ecológicas reduciendo su dependencia respecto a recursos de papel y reduciendo además los costes en el proceso.

Un informe realizado por el grupo Aberdeen en 2006 sobre este tema (Invoice Reconciliation and Payment Benchmark Report) concluyó que el papel sigue "tenazmente consolidado en el proceso de facturación", puesto que el 86% de la facturación internacional sigue recibiéndose en este formato. No obstante, existe una definida tendencia hacia la facturación electrónica, a medida que las empresas buscan un diálogo comercial estandarizado, preciso y altamente eficaz.

Evitar las montañas de papel
La Caixa, la caja de ahorros más importante de España, ha introducido un innovador servicio de facturación electrónica denominado CaixaFactura, en respuesta a la creciente demanda. Gestionado por Fujitsu, CaixaFactura ha tenido un éxito extraordinario. Según Pilar Franquet, responsable del servicio de facturación electrónica de esta entidad bancaria "la función principal de CaixaFactura es eliminar la facturación en papel. Proporciona un proceso completamente electrónico para la facturación y la recepción de facturas entre empresas".

CaixaFactura permite que las organizaciones gestionen, distribuyan y archiven facturas online, lo que ya ha ahorrado sumas significativas de dinero a miles de negocios. Además, Gartner ha calculado que una factura electrónica cuesta al emisor sólo 1,65 dólares, frente a los 5 que cuesta una factura impresa. Franquet cree que los clientes del banco están motivados no sólo por este atractivo argumento financiero, sino también por el deseo de estimular la productividad. Además, muchos se ven atraídos por el hecho de que pueden acceder a toda la información relativa a la facturación online, en cualquier momento y desde cualquier ubicación. Sin embargo, reconoce que la adopción de la facturación electrónica requiere flexibilidad y un cierto grado de valentía.

"Para la mayoría de los negocios, la facturación electrónica demanda un cambio cultural y una remodelación de su forma de trabajar. En consecuencia, es importante saber cómo comunicar exactamente cuáles son las implicaciones y cómo afectará la facturación electrónica a la empresa" añade. Teniendo esto en cuenta y para transmitir la importancia de la facturación electrónica a toda la empresa, Franquet sugiere que se lleven a cabo sesiones de formación para todos los departamentos que vayan a verse afectados.

Más directamente, la Caixa está utilizando el mismo servicio de facturación electrónica internamente, lo que ha ayudado a mejorar la eficacia y a reducir costes.

Ventajas para el banco

Aunque quienes disfrutan realmente de las ventajas de la solución completa de facturación electrónica de Fujitsu son los clientes de la Caixa, el propio banco también ha prosperado a consecuencia de la utilización del nuevo sistema. Quizá la ventaja más significativa sea el renovado atractivo adquirido por la Caixa. Esto ha hecho que el banco atraiga a nuevos clientes y mantenga de forma exitosa a los que ya tenía. Más directamente, la Caixa está utilizando el mismo servicio de facturación electrónica internamente, permitiendo que esta institución financiera, la tercera más importante de España, mejore la eficacia y reduzca costes.

"Desde esta perspectiva, podemos afirmar sin lugar a dudas que el proyecto ha sido un éxito rotundo," señala Franquet. "Hemos logrado tener un proceso de facturación centralizado, hemos unificado los sistemas de procesamiento y hemos establecido un sistema de validación único para cada departamento, Esto nos ha permitido liberar hasta a 25 personas que ahora pueden centrarse en otras tareas". Franquet cree que la facturación electrónica conseguirá en poco tiempo que las facturas en papel sean innecesarias: "las empresas ya no aceptarán estrategias costosas y de gran trabajo para enviar y recibir facturas, que tienen además un innegable impacto negativo sobre nuestro medio ambiente”. "La facturación electrónica ha venido para quedarse. Ha tenido una acogida muy positiva en organizaciones importantes que están haciendo que otras empresas sigan su ejemplo. Espero que la facturación electrónica elimine completamente las facturas en papel en toda Europa".

MÁS INFORMACIÓN
Si desea obtener más información sobre la facturación electrónica, escriba un correo electrónico a: servicios.financieros@mail.fujitsu.es

ALGUNOS DATOS DE LA CAIXA
“la Caixa” es el nombre con el que se conoce comúnmente a la Caixa d’Estalvis i Pensions de Barcelona.

“la Caixa” tiene más de 5.000 sucursales en toda España y 25.000 empleados.

“la Caixa” es pionera en nuevas tecnologías, tal como puede comprobarse por su utilidad de banca a distancia, Línea Abierta, y su nuevo modelo de sucursales con uno de los canales de publicidad dinámica multimedia (DMN) de mayores dimensiones, tecnología de reciclado de efectivo y un revolucionario modelo de cajeros electrónicos, Punt Groc.